Организация переплатила нерезиденту вознаграждение по ГПХ: что делать

Если исполнитель не планирует возвращать излишне выплаченную сумму, то организация вправе признать ее безнадежным долгом и списать ее.

Сначала необходимо зафиксировать ошибку. Для этого можно оформить локальный акт или служебную записку. Там указывают:

• дату обнаружения;

• суть ошибки (двойное перечисление оплаты по договору ГПХ)

• сумму переплаты;

• реквизиты платежных поручений;

• решение руководства о признании суммы переплаты безнадежным долгом. 

По истечении срока исковой давности (3 года с момента возникновения по ст. 196 ГК) можно списать сумму как безнадежную. Для этого нужны:

• приказ руководителя;

• акт инвентаризации расчетов;

• документы, которые подтверждают истечение срока исковой давности (например, копия письма с просьбой возврата средств и отсутствие ответа).

Если страховые взносы и НДФЛ изначально не начисляли, то дополнительных действий по ним требуется.

Обязательно стоит направить исполнителю письменное уведомление с указанием ошибки, суммы переплаты и просьбой возврата средств. Это поможет документально подтвердить попытку урегулировать ситуацию.