Выплата дивидендов как операционный процесс: где компании теряют деньги, даже если все делают «по закону»

Одновременно ужесточается ответственность за ошибки. Нарушения приводят не только к штрафам, но и к рискам судебных споров с акционерами. Это заставляет бизнес пересматривать сложившуюся практику и искать более безопасные формы работы.

Компании редко воспринимают выплату дивидендов как источник операционных потерь. Формально процедура выглядит понятной: есть решение акционеров, понимание порядка действий, сроки, расчеты. Но на практике бизнес может потерять деньги в этой «понятной» зоне, например, из-за неточностей в данных, перегрузки бухгалтерии и ручных операций.

По мере роста компании дивидендные выплаты перестают быть только задачей бухгалтерии и переходят в категорию управления рисками. Ошибка в расчетах или сроках грозит штрафами до 700 тыс. руб. и испорченной репутацией. Разберем, как избежать проблем.

Ситуация: Акционерное общество перечислило дивиденды по устной договоренности руководства и акционеров. При проверке такие выплаты признаются нарушением. В результате компания получила штраф от Банка России.

Решение: По закону в АО выплата дивидендов может производиться только по итогам решения акционеров или Совета директоров.

Ситуация: При выплате дивидендов компания обнаружила, что в реестре отсутствуют реквизиты банковских счетов нескольких акционеров — физических лиц. Пришлось искать альтернативные способы выплат уже в процессе. Договор на направление дивидендов почтовыми переводами компания заранее не оформила, поэтому выплаты состоялись с нарушением срока в несколько месяцев.

Решение: АО обязано перечислить дивиденды в течение 25 рабочих дней после даты фиксации списка акционеров. Компании необходимо заранее проверить данные акционеров и при необходимости позаботиться об оформлении договорных отношений для направления дивидендов.

Ситуация: Компания имеет 120 акционеров, из которых 30 — с дробными долями акций. Бухгалтерия округлила суммы начисленного дохода в виде дивидендов вручную до целых рублей, из-за чего 15 акционеров получили меньше положенного. Последовали жалобы и штрафы.

Решение: Ручные операции в дивидендных выплатах — это источник повторяющихся ошибок. Лучше использовать автоматизированные расчеты, которые исключают человеческий фактор.

Ситуация: Бухгалтерия выплатила 10 млн рублей дивидендов физическому лицу по ставке 13% вместо 15%. В результате получила доначисление налога, пени и штраф за неуплаченную сумму налога.

Решение: Налоговая часть дивидендов требует актуализации данных под каждую выплату, а не использования «стандартной схемы». Перед выплатой дивидендов необходимо проверять актуальные налоговые ставки.

Ситуация: Платежки и реестры хранились в электронном виде без резервных копий. После технического сбоя в бухгалтерской программе компании пришлось доказывать акционерам через суд факт выплат дивидендов. Риски возникают не только на этапе выплаты, но и спустя время, например, при проверках или судебных разбирательствах.

Решение: Хранить документы не менее 5 лет. Использовать цифровые сервисы, позволяющие хранить данные и получать к ним доступ в любое время. Важно, чтобы используемые платформы имели необходимые полномочия и несли ответственность за обработку данных.

Независимо от того, ведет ли компания процедуру выплаты дивидендов самостоятельно или привлекает внешнюю инфраструктуру, перед началом выплат необходимо прояснить:

• сколько времени занимает полный цикл выплат;

• как проверяются реквизиты акционеров;

• есть ли скрытые издержки в процессе;

• в каком виде формируется отчетность;

• кто несет ответственность за ошибки.

Однако даже при наличии внутреннего контура автоматизации компании сталкиваются с тем, что процессы остаются разрозненными, а уровень стандартизации и контроля — ограниченным. Это означает, что проблема не решается на уровне инструментов и необходима стандартизированная система, которая учитывает все от формирования реестра и проверки данных до расчетов, сроков и подтверждения выплат.

В акционерных обществах эта модель уже закреплена регуляторно и является обязательной. Функции ведения реестра и сопровождения корпоративных процедур структурно отделены от внутренних процессов компании и осуществляются через специализированный контур независимого регистратора.

В частности, если:

• в компании более пяти акционеров;

• есть дробные доли или счета совместного владения;

• выплаты дивидендов осуществляются на регулярной основе;

• бухгалтерия перегружена;

• акционеры требуют прозрачности;

• есть почтовые переводы;

• непонятен размер комиссий кредитных организаций за исполнение платежей.

По данным Банка России, на рынке действует порядка 30 лицензированных регистраторов. Их число отражает баланс между доступностью и контролем. С одной стороны, их достаточно, чтобы обеспечить конкуренцию и выбор. С другой — вход в этот сегмент ограничен, поскольку дивидендные выплаты и ведение реестров сопряжены с высокой степенью ответственности, где ошибка стоит дороже, чем в большинстве бухгалтерских операций.

Регистратор переводит выплаты из ручного процесса в стандартизированную систему и снижает операционные риски.

На практике это означает:

• автоматические расчеты и проверку реквизитов;

• страхование профессиональной ответственности;

• доступ акционеров к истории выплат;

• готовую отчетность для налоговых органов;

• сокращение сроков выплат с нескольких недель до нескольких дней.

Основное — дальнейшая цифровизация процессов, включая работу с реестрами и расчетами, усиление роли стандартов и унификации процедур. Одновременно будет усиливаться давление на компании с разрозненными процессами.

Вероятнее всего, рынок будет двигаться в сторону закрепления практики, при которой критические корпоративные процессы будут выстраиваться как система с минимальной зависимостью от человеческого фактора.

Это означает усиление ответственности за ошибки и невозможность их «закрыть» внутри компании. В этих условиях дивидендные выплаты окончательно перейдут из категории технических задач в категорию управления рисками и корпоративного контроля.