Как выбрать корпоративный центр регистрации: ключевые критерии

Корпоративный центр регистрации (КЦР) — это система для работы с электронными подписями внутри компании от выпуска до аннулирования, без необходимости посещать удостоверяющие центры. Бизнес получает централизованный контроль над сертификатами ЭП сотрудников. 

Для чего нужен КЦР:

• Полный цикл работы с ЭП. Назначенный администратор оформляет работника при приеме на работу и выпускает электронную подпись через облачный сервис. При необходимости сертификат подписи можно отозвать.  

• Организация кадрового электронного документооборота (КЭДО). В КЦР выпуск ЭП для кадрового электронного документооборота становится проще. Бизнес оперативно переводит бумажные документы в цифровой формат (договоры, приказы, акты, заявления). 

• Централизованное управление сертификатами. ЭП отображаются списками — с ФИО сотрудников, статусами и сроками действия. Так снижается риск пропустить окончание срока действия сертификата и столкнуться с задержками при сдаче отчетности или подписании документов.

• Контроль филиалов и дочерних предприятий. Большое количество сотрудников и сети юрлиц требует от бизнеса прозрачной инфраструктуры. В КЦР реализован массовый выпуск ЭП.  

• Юридическая значимость подписей. Выпущенные подписи соответствуют требованиям закона № 63-ФЗ. Это юридически значимые ЭП, которые могут использоваться в электронном документообороте (ЭДО), для сдачи отчетности в госорганы, при участии в госзакупках, для работы в госсистемах (Госуслуги, ФНС, Честный знак, ЕГАИС). 

КЦР нужен компаниям, где электронные подписи регулярно оформляют десяткам или сотням сотрудников для ЭДО, КЭДО, отчетности, закупок.

Вместо того чтобы каждый раз обращаться в УЦ, компания организует процесс через назначенного администратора и личные кабинеты сотрудников. 

Как это выглядит на практике:

1. Выбор администратора. Компания назначает ответственного сотрудника по выпуску ЭП, например кадрового специалиста. Администратор получает ЭП в КЦР для формирования заявок на выпуск подписей работникам. 

2. Обработка заявок. При трудоустройстве нового сотрудника администратор заполняет заявку и направляет в УЦ, а также создает персональный личный кабинет работника.

3. Идентификация сотрудника. Администратор КЦР проверяет документы будущего владельца сертификата и подтверждает, что ЭП выпускают именно на этого работника. Затем заявку и скан-копии документов сотрудника передает в УЦ. Удостоверяющий центр проверяет данные и выпускает сертификат. 

4. Проверка данных. Трудоустроенный работник проверяет сведения со своего рабочего места. Он может хранить сертификат в системе или записать на специальный носитель, например рутокен. 

Задача компании — выбрать сервис, который позволит быстро выпускать ЭП сотрудникам и управлять подписями из одного кабинета. 

В таблице — критерии выбора Корпоративного центра: 

Чтобы выбрать корпоративный центр регистрации, нужно сравнить стоимость, условия выпуска ЭП, интеграции и поддержку у разных КЦР. В подборке собрали основные функции популярных сервисов, чтобы упростить выбор.

В рейтинг вошли:

• Корпоративный центр регистрации Астрал (Астрал КЦР). 

• Такском — Управление сертификатами (ТУС).  

• Корпоративный Удостоверяющий центр Росэлторг.  

• Корпоративный удостоверяющий центр СБИС (Saby).

• Корпоративный личный кабинет УЦ СберКорус.

Сервисы различаются стоимостью, набором функций, условиями выпуска ЭП, возможностями интеграции.

КЦР Астрал — часть экосистемы разработчика программных продуктов для бизнеса. Система подходит организациям с количеством сотрудников от 50 человек — бухгалтериям, медицинским организациям, компаниям с тендерными отделами, заводам с отделами закупок и логистики. Астрал КЦР выпускает подписи через аккредитованный УЦ «Калуга Астрал» (КЭП) и УЦ «Астрал-Софт» (НЭП).    

Функциональность:

• Выпуск КЭП и НЭП. Выдача сертификатов сотрудникам — от 15 минут. 

• Автоматическое заполнение данных по паспорту о сотруднике при создании заявки на выпуск или перевыпуск ЭП.

• Автозаполнение ИНН в заявке сертификатов ЭП.

• Личный кабинет администратора и сотрудника.

• Удаленный перевыпуск сертификата с помощью действующего. 

• Возможность делать тип закрытого ключа экспортируемым и не экспортируемым.

• Перевыпуск и отзыв сертификата в течение срока его действия.

• Проверка данных сотрудника в сервисе  

• Отображение статусов сертификатов.

• Бесплатная проверка подлинности подписи в документе. 

• Бесплатный сервис для быстрого подписания документов.

• Настройка уведомлений в сервисе для администратора и сотрудника. 

• Загрузка и отслеживание срока действия сертификатов 

• Отображение подключенных услуг: сертификаты, криптопровайдер. 

• Автоматическая настройка АРМ.

• Двухфакторная идентификация (электронная почта + смс).

• Уведомления об изменении статуса запроса на выдачу сертификата ключа проверки электронной подписи — настраивается по пользователям и администраторам.

• Добавление неограниченного количества администраторов бесплатно.

• Возможность регистрации на ЭТП B2B-Center и Фабрикант, а также в Альта-Софт — площадке для участников ВЭД и таможенных декларантов. 

• Интеграция с сервисом Астрал Доверенность — автоматический перенос данных владельца ЭП при оформлении на него МЧД, поиск и автозаполнение заявления на МЧД по ИНН сотрудника, отображение списка МЧД на сотрудников с заявками на выпуск или уже выпущенными ЭП в рамках КЦР.

• Централизованное управление сертификатами ЭП сотрудников в группе компаний.

• Доступ к списку выданных сертификатов с детализацией по срокам действия.

• Гибкое ценообразование на подписи: чем больше объем, тем дешевле подписи. 

Особенность сервиса — экосистемный подход. Пользователь может работать с единой учетной записью в сервисах Астрал: Отчетность, ЭДО, КЭДО, Доверенности. В стоимость лицензии включены обучение администратора и техподдержка 24/7. 

Организовать массовый выпуск ЭП на сотрудников можно в сервисе Такском — Управление сертификатами. Он подходит для цифровизации внутренних процессов: подписания трудовых договоров и соглашений, оформления командировочных документов, обмена данными с бухгалтерией. 

Функциональность:

• Быстрое оформление ЭП — от 15 минут.

• Доступ к списку выданных сертификатов с детализацией по срокам действия.

• Уведомления об окончании срока действия ЭП — получают администраторы и сотрудники.

• Возможность оформления ЭП на работников филиалов и удаленных сотрудников.

• Администрирование МЧД — в Такском — Управление сертификатами реализованы функции для работы с МЧД. Можно создавать, заверять, регистрировать в ФНС, продлевать, отзывать и хранить доверенности. 

• Оперативный отзыв сертификата при увольнении работника.

• Возможность работать в веб-версии или создать интеграцию с внутренней учетной системой (API). 

На сайте сервиса можно оставить заявку на демонстрацию и получить подробную информацию об условиях подключения, возможностях системы и стоимости.

Росэлторг — одна из федеральных электронных торговых площадок (ЭТП), на которой размещают закупки заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ. У Росэлторга есть Корпоративный УЦ для выпуска ЭП сотрудникам. Сервис подходит медучреждениям, транспортным компаниям, участникам тендеров и другим компаниям с активным документооборотом. На этапе внедрения специалисты помогают разобраться в функциях системы. 

Функциональность:

• Реестр со сведениями о выданных ЭП — удобно следить за актуальностью сертификатов, перевыпускать или отзывать подписи.

• Выпуск и продление ЭП занимает 15 минут.

• Конструктор МЧД — создание машиночитаемой доверенности за 5 минут. Сведения об МЧД, статусах и сроках действия хранятся в отдельном разделе. 

• Приложение для смартфонов и планшетов myDSS 2.0, сертифицированное ФСБ.

В Корпоративном УЦ Росэлторг можно выпустить ЭП на юристов, бухгалтеров, экономистов, тендерных специалистов и других сотрудников, которые часто работают с документами. Еще одно преимущество — мобильная подпись. Ее можно установить на смартфон и подписывать документы прямо с устройства.

Корпоративный УЦ от Saby — сервис компании «Тензор» для выпуска ЭП и МЧД сотрудникам. Сервис подходит для крупных компаний: один администратор может выпускать ЭП для сотрудников филиалов. Корпоративный УЦ можно запустить за один день.

Функциональность:

• Выпуск разных видов ЭП для руководителей и сотрудников: КЭП, НЭП, мобильная подпись, НЭП в облаке.

• Создание МЧД для подтверждения полномочий сотрудников при подписании документов, работе на площадках и сдаче отчетности от имени организации. 

• Выпуск ЭП для работы на порталах и площадках — ЕИС, ЭТП, Альта-Софт, Мой арбитр, ГАС Правосудие. 

Один из способов внедрить решение — по API в учетную систему бизнеса: администратор выпускает ЭП, не выходя из «учетки». Специалисты корпоративного УЦ помогают настроить рабочее место администратора, показывают, как выпустить ЭП и оформить доверенность, сопровождают в процессе работы. Служба поддержки работает круглосуточно. 

Личный кабинет Удостоверяющего центра от СберКорус — это возможность быстро выпускать ЭП на работников без обращения в УЦ. Сервис подходит компаниям, чьи сотрудники регулярно обмениваются документами по ЭДО, КЭДО, работают на госпорталах и сдают отчетность. 

Функциональность:

• Оперативная выдача сертификатов через корпоративный личный кабинет УЦ.

• Продление и аннулирование сертификатов.

• Оформление нужного количества сертификатов с ежемесячной оплатой по единому счету.

• Данные пользователя автоматически проверяются по базам госорганов.

• Понятная структура сервиса — отдельные кабинеты администратора и сотрудника. Вход в ЛК сотрудника — по коду из СМС. 

• Сведения о сертификатах, их статусах и сроках действия хранятся в реестре. 

• После проверки данных на стороне УЦ владелец ЭП получает уведомление о возможности выпуска сертификата на своем рабочем месте.

СберКорус предлагает два варианта работы в сервисе — через веб-версию или по API, встроенному в привычную систему бизнеса. Настройка, обучение администратора, сопровождение — бесплатно. 

КЦР подойдут компаниям от 50 сотрудников, где электронные подписи регулярно оформляют для бухгалтерии, юристов, HR-специалистов, тендерных отделов, удаленных сотрудников и работников филиалов. 

Практический чек-лист поможет понять, насколько то или иное решение подходит для регулярной работы с ЭП: 

1. Оцените регулярность и объем выпуска ЭП. Если компании регулярно нужно выпускать сертификаты для сотрудников, собственный КЦР сокращает сроки и упрощает оформление. Работнику не нужно выезжать в офис УЦ. Все действия он выполняет на рабочем месте, а администратор отслеживает заявки и статусы в едином сервисе.

2. Рассчитайте бюджет. Учитывайте не только разовый платеж за доступ к сервису, но и дополнительные расходы — за выпуск сертификатов или превышение лимитов по заявкам.

3. Проверьте соответствие требованиям безопасности. Убедитесь, что сертификаты выдает аккредитованный УЦ из реестра Минцифры, подписи соответствуют нормам 63-ФЗ, используется лицензированная версия КриптоПро.

4. Уточните способы доступа к сервису — из веб-версии или учетной системы по API. Узнайте о необходимых технических требованиях к ПК — процессору, версии операционной системы, свободному месту на жестком диске.     

5. Запросите демонстрацию. Это поможет детальнее разобраться в возможностях сервиса и оценить функциональность. 

Выпуском, продлением и отзывом сертификатов управляет администратор со стороны компании. Он создает заявки на сотрудников, направляет данные на проверку в УЦ и отслеживает статус выпуска. После проверки сотрудник получает сертификат и может использовать его для подписания электронных документов.

В КЦР обычно есть роли администратора и сотрудника. Администратор управляет заявками, сертификатами и доступами пользователей, а сотрудник работает в личном кабинете со своей ЭП. Для входа в сервис работнику не всегда нужен действующий сертификат. Способ авторизации зависит от настроек конкретного КЦР. 

Через КЦР оформляют выпуск КЭП для работы на госпорталах, участия в торгах и сдачи отчетности. Для внутреннего документооборота и КЭДО может использоваться НЭП. Некоторые сервисы предлагают мобильные сертификаты и облачные подписи. 

С КЦР упрощается работа по выпуску ЭП. Компания самостоятельно создает заявки на выпуск сертификатов, отслеживает их статусы и управляет действующими ЭП через единый сервис. Выдача ЭП занимает минуты, тогда как на обращение и выпуск ЭП через УЦ может уйти 1–5 дней. 

Некоторые КЦР позволяют в 1 клик перейти из ЛК к созданию МЧД на сотрудника, который получил или ожидает получения КЭП.