Требование пояснений к расчету 6-НДФЛ: как ответить

Организация сдала расчет за 2025 год. Суммы в строках указаны верно. Сумма в строке 170 раздела 2 действительно равна сумме строк «Сумма неудержанного налога» раздела 4 приложений № 1. Как корректно ответить на требование?

В данной ситуации сформулировать ответ можно следующим образом:

«В ответ на требование о представлении пояснений по расчету 6‑НДФЛ за 2025 год сообщаем следующее.

Показатель строки 170 раздела 2 расчета 6‑НДФЛ (сумма налога, не удержанная налоговым агентом) полностью соответствует сумме показателей «Сумма неудержанного налога» раздела 4 всех приложений № 1 к расчету.

Неудержанный НДФЛ отражен исключительно по тем физическим лицам, у которых по состоянию на 31.01.2026 удержать налог не представилось возможным.

Это подтверждается данными налогового учета и соответствует:

• п. 5 ст. 226 НК, согласно которому налог отражается как неудержанный, если его не удалось удержать до 31 января года, следующего за отчетным;

• контрольному соотношению 1.20 (письмо ФНС от 28.12.2023 № БС‑4‑11/15922@).

Причины невозможности удержания связаны с:

1. Выплатой доходов в натуральной форме (подарки, оплата услуг за физлицо) при отсутствии последующих денежных выплат в течение отчетного периода.

2. Прощением долга после прекращения трудовых отношений, когда иных выплат в 2025 году не производилось.

3. Начислением премий по итогам года после увольнения сотрудника.

4. Предоставлением беспроцентных займов, повлёкшим возникновение материальной выгоды (ст. 212 НК), при отсутствии денежных выплат для удержания налога.

5. Выплатами иностранцам‑нерезидентам, покинувшим территорию РФ до момента удержания налога.

По каждому физическому лицу причина невозможности удержания зафиксирована в регистрах налогового учета.

К пояснениям прилагаем следующие подтверждающие документы:

• копии приказов/договоров, подтверждающих выплату доходов в натуральной форме / прощение долга / предоставление займов;

• акты передачи подарков или иных материальных ценностей;

• расчетные ведомости и иные документы, подтверждающие отсутствие денежных выплат, из которых можно было бы удержать НДФЛ;

• карточки учета НДФЛ по физическим лицам, в отношении которых отражён неудержанный налог;

• регистры налогового учета по НДФЛ за 2025 год;

• справки о доходах и суммах налога физических лиц (форма приложения № 1 к 6‑НДФЛ) по соответствующим физлицам».

Читайте также по теме налоговых требований:

• Требование ИФНС о зарплате ниже среднеотраслевой к нулевому ООО со взносами с МРОТ за директора в 2026 году: как ответить, образец.

• Как рассчитывать срок ответа на требование ФНС.

• Позвонили из налоговой по поводу контрагента: нужно ли отвечать и передавать документы.

• Пришло требование о доплате взносов с зарплаты директора: что делать.

• Организация получила требование по расхождению налоговой базы по прибыли и НДС: что делать.

• Как отвечать на требования налоговой по зарплате в 2026 году: образец пояснений для ФНС.