Как отвечать на требования налоговой по зарплате в 2025 году: образец пояснений для ФНС

В каких случая ФНС требует пояснение по зарплате

Налоговые инспекторы заинтересуются реальным уровнем заработной платы на предприятии, если ее среднее значение окажется ниже:

1. МРОТ. По 6-НДФЛ цифра определяется путем деления показателя общей суммы выплат по трудовым договорам на численность работников. А по РСВ это сумма выплат и вознаграждений в пользу каждого физлиц, уменьшенная на суммы гонораров исполнителей по договорам ГПХ, и разделенная на количество месяцев, прошедших с начала года. 

Например, в 2025 году МРОТ в Москве составляет 32 916 рублей (Московское трехстороннее соглашение № 77-1697 от 20.12.2024). Поэтому, если у кого-либо из работников доход опустился ниже МРОТ, готовьтесь получить требование от ФНС.

2. Средней заработной платы по отрасли. Расчет среднеотраслевой зарплаты по 6-НДФЛ аналогичен расчету для проверки на соответствие МРОТ, а по РСВ отличается тем, что считают не по каждому сотруднику, а сразу по всем. То есть суммируют доходы всех работников компании из раздела 3 РСВ, а затем делят на численность и на количество месяцев, за который представлен расчет.

Средний по предприятию результат сопоставляют по статистическими данными по зарплате в отрасли в субъекте федерации, которые:

• публикуются на официальном сайте Росстата;

• и легко найти по ОКВЭД и региону через сервис ФНС «Прозрачный бизнес».

В какой срок нужно ответить на требование налоговой инспекции по зарплате

С 5 февраля 2025 года квитанции о приеме электронных документов отменили. Теперь налоговое требование автоматически считается полученным на 6-й рабочий день со дня его отправки. На представление пояснений отводится 5 рабочих дней после получения требования из ИФНС (п. 3 ст. 88 НК). Итого за 11 рабочих дней работодатель обязан подготовить и отправить ответ.

В каких случаях зарплата может быть ниже средней по отрасли и МРОТ

Законодательство не обязывает работодателей выплачивать зарплату персоналу в размере среднеотраслевого значения. Поэтому средняя зарплата по предприятию вполне может быть ниже средней по региону. К тому же на ее уровень влияют финансовые показатели компании и спрос на продукции предприятия.

Также возможно, что к моменту формирования отчетов, работодатель не провел индексацию зарплат работников, которая в соответствии с локальными актами проводится в конце года.

Если зарплата по штатному расписанию выше среднеотраслевого уровня, среднее значение по 6-НДФЛ и РСВ может опускаться ниже, когда есть работники, которые:

• работают на неполную ставку;

• отработали не полный месяц из-за приема или увольнения в середине месяца, временной нетрудоспособности, декрета, отпуска за свой счет или отпуска, который был оплачен в предыдущем расчетном периоде.

Соответственно при работе на неполную ставку, болезни, неоплачиваемом отпуске или отпуске, расчет по которому был произведен в предыдущем периоде, средняя зарплата может опускаться ниже МРОТ.

Как ответить на требование ФНС по зарплате

Ответ подготовьте на фирменном бланке, в качестве адресата укажите ИФНС, от которой поступил запрос. А в преамбуле письма сошлитесь на номер и дату требования и также содержание запроса.

Укажите размер тарифной ставки работника или произведите расчет дохода на полную ставку, если работник работает на условиях неполного рабочего времени. Проверьте, чтобы это значение превышало МРОТ, установленный в регионе.

Если запрос касается зарплаты по предприятию в целом, то основная часть ответа может строиться в разных ключах:

1. Описание реальных причин:

• Перевод всей компании или отдельных ее подразделений на 0,5 ставки, трехдневную рабочую неделю и т. д. из-за снижения объемов производства, спроса на продукцию и прочее. Также укажите, что при полной выработке средняя зарплата соответствует среднеотраслевому показателю или МРОТ в зависимости от запрашиваемой информации.

• Отсутствие финансовых возможностей для увеличения зарплаты из-за роста издержек производства, высокой конкуренции, низких отпускных ценах и прочего. Укажите текущие финансовые показатели, а также опишите возможные негативные последствия увеличения заработных плат, например, убыток. 

2. Обещание исправить ситуацию. При таком подходе также лучше начать с описания причин невысоких зарплат по сравнению со среднеотраслевым показателем. А вот в заключении указать, что топ-менеджментом принято решение о проведении индексации или пересмотре уровня заработных плат с целью достижение или превышения среднего показателя по отрасли в регионе.

3. Формализованный ответ. Сошлитесь на отсутствие НПА, требующих от работодателя платить зарплату на уровне среднего значения по отрасли, превышение уровня МРОТ, а также полноценное исполнение обязанностей работодателя без объяснения причин и обещания повысить зарплату персоналу.

Скачать примеры формулировок на все случаи.

Что будет если проигнорировать требование ФНС по зарплате

Если опоздать с ответом на требование или не ответить вовсе, юрлицо или ИП получит штраф 5 000 рублей по п. 1 ст. 129.1 НК.

Кстати, налоговики могут вызвать руководителя компании в инспекцию для объяснения отклонений (подп. 4 п. 1 ст. 31 НК). Неявка без уважительной причины влечет за собой предупреждение или штраф 2 000 — 4 000 рублей по ч. 1 ст. 19.4 КоАП.