Анна ТарасенковаЮрист
Отразить все правила в ЛНА
Чтобы у проверяющих не возникало вопросов, а у сотрудников — претензий, необходимо тщательно прописать все правила. Например, в ПВТР, положение об оплате труда, коллективном договоре.
Моменты, которые следует прописать в ЛНА:
Формат и размер компенсации. Будет ли это фиксированная сумма, скажем, строго 45 тыс. руб. в месяц или возмещение фактических подтвержденных расходов.
Сроки, периодичность. Обычно это ежемесячные выплаты, но можно установить и свой удобный график.
Лимиты и ограничения. Следует установить предельную сумму компенсации, лимит на площадь жилья или верхний порог стоимости аренды. Можно сразу прописать условия, при которых эти лимиты пересматриваются.
Подтверждающие документы. Четко перечислите, что именно работник должен принести в бухгалтерию для получения денег: договор найма, акт приема-передачи квартиры, квитанции или чеки об оплате и т. д.
Чем детальнее и прозрачнее вы распишете эти условия в локальном акте, тем проще и безопаснее будет оформлять выплаты.
Прописать условия в трудовом договоре
Если рассматриваемая ситуация — это единичный случай, касается только одного-двух работников, и (или) вы как микропредприятие, НКО воспользовались правом не составлять ЛНА, то можно прописать условия в их трудовых договорах.
Несмотря на то, что по ТК (ст. 57 ТК) компенсация аренды жилья не входит в перечень обязательных условий трудового договора. Однако дублирование таких условий спасает работодателей от споров с ГИТ и работниками (которые сразу видят, какие гарантии) и с ИФНС относительно обоснованности расходов.
Проще всего включить необходимые условия в трудовой договор на стадии приема на работу. А если сотрудник уже работает, то надо оформить дополнительное соглашение, в котором могут быть следующие формулировки: «Дополнить Трудовой договор пунктом следующего содержания: Работодатель обязуется компенсировать расходы Работника по найму жилья на основании подтверждающих расходы документов (договора найма жилого помещения, документов об оплате) в следующем порядке и пределах… (указать)».
Чтобы исключить разночтения, обязательно пропишите дату вступления в силу изменений, установленных этим допсоглашением, и то, что прочие условия, не затронутые допсоглашением, остаются неизменными. Разумно будет подстраховаться на случай роста цен, например, о том, что размер компенсации пересматривается по соглашению сторон в случае изменения стоимости найма жилья.
Регулярно получать нужные документы
Необходима копия договора аренды (найма) и подтверждение регулярной оплаты. Если по договору оплата вносится ежемесячно, то должны быть квитанции, банковские чеки, расписки арендодателя и т. п. — вид не важен, главное, чтобы было документальное подтверждение того, что деньги за текущий месяц реально ушли собственнику.
Также хорошо бы получать акты от арендодателя — если арендодатель их оформляет, то обязательно контролируйте правильность его оформления. Прежде всего — наличие всех реквизитов первички (см. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Обяжите работника писать заявление с просьбой о компенсации, например: «Прошу компенсировать мне расходы по найму жилого помещения в соответствии с условиями (указать реквизиты допсоглашения) за период (указать, какой), на сумму расходов (указать цифрами и прописью)».
Осталось издать приказ о выплате компенсации. Форма — произвольная, главное, чтобы было понятно:
кто получает возмещение;
на каком основании;
каков размер компенсации;
за какой период компенсация.
Исчислять зарплату, уплачивать страховые взносы и удерживать НДФЛ научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер по зарплате». Вы научитесь начислять все виды выплат, НДФЛ, страховые взносы, формировать отчетность, работать в 1С:ЗУП. После прохождения вы получите официальный красный диплом на 256 ак. часов, который внесем в ФИС ФРДО.
Цена
курса
со скидкой 70%: 9 559 рублей вместо 31 700 рублей. Срок акции ограничен.
Налоги и взносы, учет расходов
Отметим, что оплата аренды, предусмотренная трудовым договором, — это натуральная часть зарплаты, т. е. она облагается НДФЛ, взносами и учитывается в расходах на оплату труда. Правда, в расходы в целях налогообложения можно включить лишь ту часть платы за аренду, которая не превышает 20% от зарплаты за месяц (ст. 130 ТК, письма Минфина от 16.08.2023 № 03-03-06/2/77305, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206).
Иными словами, если за месяц начислено 100 тыс. руб., из которых 30 тыс. руб. — это оплата жилья, то в расходы можно включить лишь 20 тыс. руб. (100 000 × 20%).