Бывший сотрудник не передал рабочие доступы — что может сделать компания

Обязанность вернуть доступы и передать рабочие материалы может быть прописана в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте компании. Об этом «Клерку» рассказала доцент Финансового университета при Правительстве РФ Наталия Козьякова.

До увольнения работодатель может провести инвентаризацию документов, баз, ключей доступа, токенов электронной подписи и оборудования. Саму передачу эксперт рекомендует фиксировать актом или описью с указанием состояния каждого ресурса: например, что файлы загружены на корпоративный сервер, а доступ к CRM передан.

Наталия Козьякова Эксперт

доцент Кафедры политологии Факультета социальных наук и массовых коммуникаций Финансового университета при Правительстве РФ

«Четкая процедура инвентаризации при найме и увольнении — главный инструмент защиты информационной и имущественной безопасности организации», — отметила Козьякова»

Если трудовой договор уже расторгнут, а документы или имущество остались у бывшего сотрудника, компания может направить ему письменное требование о возврате. При отказе работодатель вправе обратиться в суд и потребовать вернуть принадлежащее ему имущество или передать документацию.

При этом корпоративные доступы бывшего работника лучше заблокировать сразу после увольнения, не дожидаясь возврата паролей или завершения спора. Это снизит риск утечки или удаления информации.

Задерживать окончательный расчет из-за непереданных документов, пропуска или ноутбука работодатель не вправе. По ст. 84.1 и 140 ТК РФ необходимые документы и причитающиеся суммы должны быть выданы в установленный при увольнении срок.

Компания также может попытаться взыскать ущерб, если из-за действий бывшего сотрудника пришлось восстанавливать доступы или нести другие расходы. Однако работодателю потребуется подтвердить сам ущерб и связь между ним и действиями работника.

Чтобы снизить такие риски, Козьякова советует заранее закрепить порядок возврата оборудования, документов и цифровых доступов, в том числе для дистанционных сотрудников, а также правила хранения конфиденциальной информации. С этими требованиями работников следует знакомить под подпись.