Как доказать налоговой, что бумажная накладная оформлена из-за сбоя ЭДО: инструкция эксперта

Эксперт по операционной эффективности и трансформации бизнес-процессов Марина Гончарова разъяснила, какие дополнительные документы защитят расходы без оформленной ЭТрН.

Документа, который гарантирует отсутствие вопросов налоговой – нет, отметила она.

«Я бы собирала документы так, чтобы человек, который вообще не участвовал в перевозке, открыл папку и смог понять всю ее историю: кто заказал машину, кто перевозил, какой груз, откуда и куда, когда его приняли, сколько стоила услуга и была ли она оплачена», — рассказала Гончарова.

Это договор и заявка на перевозку, документы на груз и его приемку, акт или УПД перевозчика, счет и подтверждение оплаты. В конкретной ситуации могут понадобиться и другие документы.

Это соответствует и ст. 252 НК: расходы могут подтверждаться не одним отдельно взятым документом. Поэтому не нужно искать один документ, который «спасет» неправильно оформленную ТН. Надежнее, когда из всего комплекта документов совершенно очевидно, что перевозка была реальной.

С 1 сентября 2026 года работа с ЭТрН стала обязательной, и перевозчик должен был к этому подготовиться. Если это действующий перевозчик, с которым компания хочет продолжать работу, ему можно дать две недели на настройку процесса. Не просто подключиться к оператору, а проверить, что ЭТрН реально проходит весь путь, а сотрудники и водители умеют с ней работать.

Гончарова рассказала, как доказать, что бумажная накладная оформлена из-за технического сбоя.

Она рекомендует изучить Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении ЭПД.

Если проблема на стороне оператора ИС ЭПД, нужно запросить у него справку о нештатной ситуации.

Если причина в отсутствии интернета, нужно зафиксировать это актом: дата, время и место, кто присутствовал, что именно не работало и что предпринимали для восстановления связи. Дополнительно может потребоваться подтверждение оператора связи.

Отдельная ситуация – кибератака на информационные ресурсы участника перевозки, из-за которой невозможно оформить ЭПД. Такой киберинцидент можно подтвердить через ГосСОПКА.

Лучше не ждать первого сбоя или кибератаки, а заранее разобраться, как в компании будут фиксироваться данные сбои. Доказывать техническую проблему задним числом всегда сложнее, отметила Гончарова.