Материалы в разборе
Зачем хранить документы
За всю деятельность компании через нее проходит огромное количество документов как связанных непосредственно с бизнесом, так и с административно-хозяйственными вопросами и персоналом.
Компании хранят договоры, акты, накладные и прочие документы для подтверждения правильности расчетов, фактов поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ и других договорных обязательств как при непосредственном общении с контрагентом, так и для защиты своих интересов в суде.
Табели учета рабочего времени, ведомости на выплату зарплаты, приказы о приеме, увольнении и прочие для подтверждения соблюдения требования трудового законодательства, формирования пенсионных прав работников, а журналы проведения инструктажей, медосмотров и т.д. — в знак соблюдения норм охраны труда.
Кроме того большинство документов — отправная точка при расчете налогов, то есть налогоплательщику нужно быть готовым отстоять свою позицию по поводу расчета налогооблагаемых баз по налогу на прибыль, НДС, страховых взносов и других налогов в соответствии с применяемой системой налогообложения.
Как хранить документы
Документы можно хранить в бумажном и электронном виде.
На бумаге необходимо хранить документы, которые изданы на бумажном носителе. Оцифрованные копии бумаг не дают право уничтожить бумажные оригиналы раньше окончания срока хранения. Хранение документов требует систематизации, нумерации страниц и прошивки.
Документы сшивают в номенклатурные дела с составлением описи — списка, в котором перечислены документы с их реквизитами в порядке их расположения в томе.
Задача организации — обеспечить сохранность документов вне зависимости от того, находятся они на текущем или архивном хранении.
Однако, могут случатся чрезвычайные происшествия, в результате которых документы сгорают, затапливаются или исчезают. Подтвердить это можно актами, составленными совместно с коммунальными службами и МЧС, а также справкой из полиции в случае кражи.
Электронные документы, созданные при помощи цифровых сервисов и подписанные электронной подписью, разрешено хранить в цифровом виде, а для работы допускается использовать их бумажные копии.
При создании электронных архивов необходимо руководствоваться правилами:
хранение электронных документов организовать минимум на двух носителях, например, на корпоративном сервере и в облачном хранилище;
у компании должно быть программное обеспечение, позволяющее читать и копировать электронные документы;
перечень лиц, которые имеют доступ к электронному архиву должен быть закрытым;
раз в пять лет инвентаризировать электронные документы, проверять их целостность и соответствие форматов актуальным, а также при необходимости переводить в новые форматы.
В случае утраты финансовых документов или порчи, в результате которой их использование невозможно, компания должна принять меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021)
Дата публикации: 23.07.2023, 20:08
Начать дискуссию