Сотруднику нужно выдать:

трудовую книжку или СТД-Р (ст. 84.1 ТК);
справку о доходах;
расчетный лист;
выписку из ПСФЛ за месяц увольнения;
выписку из разд. 3 РСВ с начала квартала до даты увольнения. Например: если дата увольнения – 01.06.2023, в выписку войдут апрель и май 2023 года;
выписка из подразд. 1.2 разд. 1 ЕФС-1 с начала отчетного года.

Если сотрудник не забрал трудовую книжку в день увольнения, надо отправить уведомление о необходимости или получить ее или согласиться на ее отправку по почте (ст. 84.1 ТК).

Лишь после получения согласия можно отправить трудовую книжку, оформив ценное письмо с описью вложенных документов (СТД-Р можно отправить заказным отправлением с уведомлением о вручении).

Пример письма:

«Поскольку 30 марта 2023 г., в день прекращения трудового договора от ДД.ММ.ГГГГ № 1-ТД вы отсутствовали на работе, просим явиться за трудовой книжкой и другими документами по адресу: г. Москва, проезд Шокальского, д. 23, офис 5, или в письменной форме согласиться на отправку документов почтой. Бланк заявления прилагается».

Заявление на отправку трудовой книжки по почте может выглядеть следующим образом:

Генеральному директору ООО «Ромашка»

Степанову Д.Д.

от Комарова Л.А.

Заявление

Прошу мою трудовую книжку и другие связанные с увольнением документы отправить почтой по адресу: 127221, г. Москва, ул. Полярная, д. 16/21, кв. 35.

Дата, подпись

В заключение отметим, что за задержку с выдачей трудовой книжки (СТД-Р) придется уплатить не только штраф (от 1 до 5 тыс. – для должностного лица, малых и микропредприятий; 30 – 50 тыс. – для остальных), но и возместить сотруднику средний заработок за весь срок задержки (ст. 4.1.2, 5.27 КоАП, 234 ТК).

Как оформить выход сотрудника на пенсию в 2023 году