Итак, проведена инвентаризация ТМЦ, выявлены излишки и недостачи, оформлены необходимые формы:

№ ИНВ-3 (инвентаризационная опись ТМЦ);
№ ИНВ-26 (ведомость учета результатов инвентаризации);
№ ИНВ-19 (сличительная ведомость).

И выявлена пересортица, то есть появление излишков и недостач одновидовых товаров в равных количествах.

Излишки и недостачи такого рода можно зачесть (внутренние проводки по сч. 10, 41 или 43), после чего списывать недостачи или оприходовать излишки.

Бухучет допускает проведение взаимного зачета подобных излишков и недостач, но для этого необходимо, чтобы:

проверяемый период был одним и тем же;
проверяемое лицо совпадало;
наименования должны быть идентичными;
количество излишков и недостач должно совпадать.

Очевидно, что подобные случаи – скорее исключение, нежели обычное дело.

Выявленная пересортица оформляется документально (в письменной форме), в перечне необходимых бумаг:

объяснения за подписью материально-ответственного лица относительно причин пересортицы;
выводы инвентаризационной комиссии относительно ее же причин, а плюс указание резонов, по которым недостачи не отнесены на счет виновных;
приказ руководителя, утверждающий результаты инвентаризации и проведение зачета излишками недостач.

НК не устанавливает конкретный перечень документов, которыми можно было бы подтвердить право на включение в расходы убытков от хищений, виновники которых не установлены. Поэтому это могут быть документы, выданные уполномоченным органом власти.

Главное – чтобы документ подтверждал факт отсутствия виновных лиц (см. разъяснения Минфина от 27.04.20 № 03-03-07/34451). Например, если имело место хищение, то следует подать заявления в полицию и получить постановление о приостановлении следствия (дознания) по причине неустановления виновного лица (ст. 265 НК, письмо Минфина от 14.07.21 № 03-03-06/1/56085).

После того, как будет получено объяснение за подписью ответственного лица, и руководитель примет решение о зачете, в бухучете оформляются, например, следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оформлен зачет недостачи ценностей одного сорта за счет излишков другого сорта ценностей	10 (41, 43 и проч.)	10 (41, 43 и проч.)

Пересортица товара: как устранить и как учесть