Работник не вернул подотчет: когда надо начислить НДФЛ и взносы

Работник не вернул подотчет: когда надо начислить НДФЛ и взносы

Вы выдали деньги под отчет с определенными целями (хозяйственные нужды, представительские расходы и т.п.), а работники их не вернули. Что делать?

Невозвращенные подотчетные суммы — доход работника?

Представим, что сама выдача оформлена, как полагается, т.е.:

  • решение о выдаче содержит приказ руководителя;

  • работник реально получил деньги (в кассе, на собственный счет, на корпоративную карту);

  • работник в курсе того, что ему надо будет отчитаться о тратах, подать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, в т.ч. накладные, ПКО, билеты, чеки — кассовые, товарные, электронные, причем читаемые, и на них должно быть указан товар (см., например, постановление АС Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022, определение ВС от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792).

И все-таки сотрудник не представил отчет с документами. Всегда ли это означает, чт

Дата публикации: 28.07.2025, 10:24

Вы видите 30% этого разбора

Подпишитесь, чтобы получить полный доступ ко всем разборамзаконов, а также к другим сервисам на Клерк.ру

Подписка «Клерк.Плюс»

Самое нужное для бухгалтера

  • На 1 месяц

    499 ₽
    Списывается ежемесячно

  • На 12 месяцев

    4 999 ₽5 988 ₽
    со скидкой -17%
    Единоразовый платеж

Включает:

  • Доступ к базе разборов (более 600 экспертных статей с приложениями, новый разбор каждый день)

Подписка «Клерк.Премиум»

  • консультации с экспертами
  • ИИ-помощника и чат
Смотреть тарифы

Комментарии

2
  • ЕК
    Елена Кущ
    Главный бухгалтер

    А если сотрудник не возвращает деньги в кассу, постоянно висит сумма от 10 до 20 тысяч на конец месяца. И руководство это устраивает. Что можно сделать? Только один сотрудник, он на особом положении.

  • buhvl
    Финансовый директор

    если сотрудник постоянно берет подотчет и отчитывается и просто у него висит переходящее сальдо - ничего в этом страшного нет .
    более того это бюрократия просто тупо требовать обнулять сальдо на конец месяца

    другое дело что он взял в подотчет и у него этот подотчет висит год без движения - вот тут при проверке будут однозначно вопросы
    - не доход ли это у него

    - нарушение кассовой дисциплины

    от первого как сказано в статье отбится элементарно - вернуть деньги в кассу

Другие материалы по этой теме

Смотреть все

Курсы и вебинары по этой теме

Смотреть все

Консультации по этой теме

12

Оперативные ответы практикующих экспертов по бухгалтерии, налогам, кадрам, праву, работе с 1С и другим темам, которые важны бухгалтерам, предпринимателям и кадровикам

Оплата командировочных расходов зарубежной картой

Добрый день.
Просьба уточнить такой момент.
Руководитель ООО на УСН, он же собственник.

Оплачивал проживание за границей во время зарубежной командировки картой зарубежного банка.
Вопрос: можно ли учесть в расходах оплаты, осуществляемые с зарубежной карты во время зарубежных командировок?
Какие подтверждающие документы нужны при этом?

Второй вопрос:
Руководитель летит в заграничную командировку. Также хочет оплатить с ООО билеты и проживание своей семье в тоже место.
Какие налоговые последствия будут при этом?

Если ООО на УСН доходы или УСН доходы-расходы?

Проживание в гостинице (командировка ИП).

Здравствуйте. У ИП была трата на гостиницу в поездке по делам компании. Гостиницу оплачивали через онлайн-сервис. Есть кассовый чек. Можно ли эти расходы учесть, как производственные? Нужны ли еще какие-нибудь подтверждающие документы? (ИП на ОСНО).

Выплата суточных

ООО на ОСНО. Сотрудник едет в командировку на 2 дня в другой город на автомобиле компании, бензин и жилье в гостинице оплачивает организация. Суточные установлены в размере 2000. Учет ведется в зуп. Начисление суточных в пределах нормы и сверх нормативные в зуп начислены. Как оформить выплату (ведомость)в зуп? Или нужно в 1с корп просто создать платежное поручение на выплату на личную карту сотрудника суммы суточных? Проводки по этой операции?

Возврат подотчетных сумм с личной карты на счет организации

ООО перечислило сотруднику подотчет на личную карту, сотрудник не потратил и вернул на счет, но в назначении платежа ошибочно указал оплата по счету№15 от 25.11.25. Какие действия нужно сделать, чтобы не попала сумма в доход УСН и обосновать возврат подотчета?

Командировка водителя дальних рейсов

Добрый день! Организация приняла на работу водителя. Он ездит в дальние рейсы. С рабочего места он уезжает в один город, потом на площадке айти.су ищет следующую погрузку и едет в другой город и так может двигать из одного населенного пункта в другой в течении 3-4х недель. Подскажите, пожалуйста, как правильно выплачивать суточные и оформлять командировку?

“Доплата до оклада при командировке” УСН и ОСНО

Сотрудникам компании начисляется и выплачивается “Доплата до оклада при командировке”, в трудовых договорах данный факт отражен. Эти расходы учитываются как основной заработок и попадают в расходы в налоговом учете или нет? Для систем налогообложения ОСНО и УСН 15%

Командировка, прилет в ночное время по местному времени

Добрый день.

Сотрудник вылетел из Москвы в 18.00 в пятницу и прилетел в Дубай в 00:30 по местному времени в субботу.

Фактически он был в пути 5 ч 30 мин и прилетел в Дубай в 23:30 в пятницу по Московскому времени.

Считать ли 30 минут как работу в выходной (время в пути)?

Нужно ли считать 20% за работу в ночное время?

Отмена командировки: НДС принятие к вычету или списание на прочие внереализационные расходы

Планировалась командировка: приобретен авиабилет (без НДС) и услуга по оформлению этого билета (с НДС). Командировка перенесена не по вине работника, билет возвращен. Расходы связанные с возвратом билета: штраф авиакомпании, невозвратный сбор и оформление билета (без НДС) учитываются во внереализационных расходах принимаемые в целях налогообложения прибыли.

Вопрос:

Вариант 1:

НДС по оформлению возвращенного билета принимается к вычету?

Вариант 2:

НДС по оформлению возвращенного билета не принимается к вычету, списывается на счет 91.02 на прочие внереализационные расходы, можно ли принять эти расходы в целях налогообложения прибыли ?

Смотреть все консультации
ГлавнаяБух.Совет