Материалы в разборе
Основное по процедуре
Организации и ИП обязаны хранить документы в установленные законом сроки, в противном случае может последовать ответственность (п. 1 ст. 17, 27 закона об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Так, данные бухучета, бумаги, нужные для расчета и уплаты налогов, бухгалтерские документы, учетные регистры, учетные политики, бухотчетность, иные документы, связанные с организацией и ведением бухучета хранятся 5 лет (ст. 23 НК, ст. 29 закона о бухучете). Если в деятельности получен убыток, то его документальное подтверждение запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК).
Выяснив, что срок хранения истек, или же установив, что документы потеряли практическое значение, следует прежде всего создать экспертную комиссию.
Ее состав утверждает руководитель, а основная ее задача: провести экспертизу ценности бухгалтерских документов, оформив результаты протоколом заседания.
Далее, на основании протокола составляем акт на уничтожение, который также должен утвердить руководитель, дела, указанные в акте, уничтожаются — и эта процедура документируется.
Необходимо составить акт уничтожения документов, срок хранения которых истек, и которые уже не понадобятся. Например, если документы имеют отношение к еще неоконченному производством судебному делу, то уничтожать их не следует. Уничтожать следует не только оригиналы, но и копии, дубликаты.
Создаем экспертную комиссию
В состав этого временного органа, формируемого по приказу руководителя, входят, как правило, главбух, юрисконсульт (представитель юротдела), кадровик, секретарь, представитель руководства.
Это рекомендация для фирм с достаточным штатом, но и для маленьких организаций, и для ИП крайне важно
Дата публикации: 04.06.2024, 10:46
Начать дискуссию