ВЦ «1С-Рарус» автоматизировал холдинг «Элекам»

Компания «1С-Рарус» автоматизировала холдинг «Элекам» - крупнейшую торгово-сервисную сеть в Татарстане и Чувашии на рынке аудио-, видео-, бытовой, компьютерной и оргтехники. В рамках проекта реорганизован управленческий учет, разработана комплексная информационная система на платформе «1С:Предприятие 8.0» и реализованы механизмы обмена данными между подсистемами управленческого, оперативного, бухгалтерского и кадрового учета. В общей сложности в единой системе работает 350 сотрудников холдинга «Элекам»: управляющая компания (8 юридических лиц) и 8 магазинов в 7 городах.

Компания «Элекам» 15 лет успешно работает на рынке бытовой техники и электроники. Сегодня «Элекам» - это широкая торгово-сервисная сеть, расположенная в Татарстане и Чувашии. Предприятие представляет собой холдинг, центральный офис которого находится в г. Набережные Челны, магазины и сервисные центры расположены в 8 городах: Набережные Челны, Нижнекамск, Альметьевск, Чебоксары, Елабуга, Азнакаево, Нурлат, Заинск. В текущем году планируется открыть еще 10 магазинов. Еще одним направлением деятельности компании является сервисное обслуживание торгового оборудования. Центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин (ЦТО ККМ) имеет филиалы в 4-х городах Татарстана,  на обслуживании в которых стоит более 10 000 контрольно-кассовых машин.

            В магазинах «Элекам» покупателям предлагается ассортимент из более 15 000 товаров ведущих мировых производителей: аудио-видеотехника, бытовая техника, контрольно-кассовые машины, торговые весы, телефония, фототехника, компьютерная и офисная техника.

Осенью 2004 года высшее руководство холдинга «Элекам» во главе с исполнительным директором В.А. Микрюковым приняло решение об изменении учетной политики компании и разработке новой информационной системы. Реорганизация учета связана с несколькими причинами: наличие большого количества разрозненных информационных баз и сложная схема обмена данными, предполагающая ежесуточный режим сбора информации из магазинов в ночное время и полуавтоматический ввод сводных данных в управленческую информационную базу. По мере роста объемов информации для ежедневной процедуры обмена уже не хватало 8 часов, а полуавтоматический обмен информацией с управленческой базой данных лишал топ-менеджмент возможности актуального и прозрачного контроля хозяйственной деятельности.

В поисках новой информационной системы руководство «Элекам» посетило ведущую в России ИТ-выставку - «Софтул-2004», где и состоялись переговоры представителей сети «Элекам» и специалистов компании «1С-Рарус», которые положили начало проекту автоматизации деятельности крупного холдинга. В результате проведенного анализа различного программного обеспечения руководством сети «Элекам» была выбрана система «1С:Предприятие 8.0» и прикладные решения для основных участков учета: «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Зарплата и Управление персоналом».

Задачи, поставленные Заказчиком перед компанией «1С-Рарус», можно разделить на две группы:

Стратегические задачи:

• Реструктуризация управленческого учета
• Интеграция управленческого учета с оперативным учетом.

Технические задачи:

• Обеспечение такого быстродействия системы обмена данными, чтобы эта процедура при существующих темпах роста информационной базы  занимала не более 1 часа.
• Высокая производительность оперативной и сводной баз данных для комфортной работы 350 пользователей и обработки более 5000 ежедневных документов.
• Возможность доступа к базе данных через WEB-интерфейс.

В общей сложности проект длился один год и состоял из 4 этапов.

1. Этап «Реорганизация управленческого учета»

После обследования бизнес-процессов холдинга «Элекам» консультанты компании «1С-Рарус» внесли свои предложения по реорганизации управленческого учета: разработали план счетов, структурировали статьи затрат, определили методику отражения оперативных операций в управленческом учете, создали методику консолидации данных в рамках холдинга, а также разработали схему организации всех баз данных и обменов между ними.

2. Этап «Разработка программных модулей»

Разработка программных модулей происходила в соответствии с Техническим Проектом. В основу информационной системы положена типовая конфигурация «1С:Предприятие 8.0. Управление Торговлей», а также была использована внутренняя технологическая платформа компании «1С-Рарус». Разработанная единая конфигурация охватывает три направления деятельности холдинга «Элекам»: торговлю, сервисные услуги и ЦТО ККМ. Система служит для автоматизации основных бизнес-процессов торгово-сервисной сети «Элекам»: управление продажами, заказами, закупками, складскими запасами, движением денежных средств, взаимоотношениями с клиентами, управления ремонтами в сервисных центрах, ценовой политики, планирования деятельности и анализа товарооборота предприятия в различных разрезах. Все механизмы обмена данными используют XML-формат. Используются не только типовые обмены, некоторые механизмы созданы специально для конкретных обменов между информационными базами холдинга. Это позволило обеспечить гибкость и быстродействие процедуры обмена информацией. В рамках проекта реализована возможность доступа к базе данных через WEB-интерфейс с использованием компоненты «1С:Предприятие 8.0 WEB-расширение».

3. Этап «Опытная эксплуатация»

Важнейший этап работ - это опытная эксплуатация. Благодаря тщательному входному контролю, обеспеченному ИТ-отделом «Элекам», при опытной эксплуатации не было выявлено серьезных ошибок, а основные замечания исправлялась в режиме реального времени. Специалисты ВЦ «1С-Рарус» на этом этапе уделили значительное время работе с пользователями, учитывая конкретные требования и пожелания, обучая работе с программой.

4. Этап «Промышленная эксплуатация»

Сложность этого этапа состояла в том, что необходимо было обеспечить в кратчайшие сроки перевод на работу с новой программой магазинов, находящихся в разных городах, за сотни километров друг от друга. При этом остановка работы  была невозможна, т.к. это означало бы  финансовые потери для Заказчика. Реализацию этой задачи взял на себя ИТ-отдел компании «Элекам». Специалисты Заказчика предварительно протестировали обработки переноса данных из прежней программы в созданную систему и механизмы обмена данными с новыми информационными базами, заранее установили новое аппаратное обеспечение. Перевод одного объекта занимал 1 ночь: специалисты приезжали к закрытию магазина, устанавливали программное обеспечение, переносили данные и проводили экспресс-обучение по заранее подготовленным инструкциям.

В результате проведенных работ на проекте реструктурирован управленческий учет, автоматизированы 8 юридических лиц холдинга, 8 магазинов, разработаны процедуры обмена между оперативными, управленческой, бухгалтерскими и кадровыми базами данных. В единой информационной системе на платформе «1С:Предприятие 8.0» работают 350 пользователей: руководство холдинга, бухгалтеры, менеджеры по персоналу, продавцы, менеджеры по закупкам, кладовщики и другие сотрудники.

По отзыву исполнительного директора ООО «ТСЦ Элекам» Микрюкова Владимира Александровича: «Сегодня можно с уверенностью и удовлетворением сказать, что задачи, поставленные перед компанией «1С-Рарус», с честью выполнены. Созданная специалистами «1С-Рарус» информационная система на платформе «1С:Предприятие 8.0» и разработанные процедуры обмена данными между подсистемами в значительной степени улучшили управление и учет в компании, единая система облегчает нашему ИТ-отделу сопровождение программного обеспечения во всех подразделениях холдинга. Хочется отметить, что специалисты компании-исполнителя, несмотря на относительную обособленность работ по кодированию программных модулей, регулярно выезжали в командировки на объект, оптимизируя принятые ранее решения и дотачивая систему до рабочего состояния».