Автоматизация учета

Как автоматизировать работу бухгалтерии на аутсорсе

«Все настройки в ПланФиксе были сделаны мной самостоятельно, в период, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки. И я, наконец, в первый раз за несколько лет, спокойно ухожу в отпуск))».
2 тыс. 669
Как автоматизировать работу бухгалтерии на аутсорсе

Татьяна Скуратова, директор ООО «Бизнес Онлайн»:

«Все настройки в ПланФиксе были сделаны мной самостоятельно, в период, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки. И я, наконец, в первый раз за несколько лет, спокойно ухожу в отпуск))».

Я, Татьяна Скуратова, директор компании «Бизнес Онлайн». Компания работает с 2010 года. Являемся партнером СКБ Контур и оказываем услуги бухгалтерского аутсорсинга. Предлагаем также сервисы для автоматизации бухгалтерского и управленческого учёта, и другие услуги.

Кратко о проблеме

В нашем активе более 200 клиентов на абонентском обслуживании и 10 бухгалтеров. Территория обслуживания — Российская Федерация. Клиенты расположены во всех часовых поясах нашей огромной страны. Бухучет и отчетность клиентов мы ведем в Контур.Бухгалтерии, 1С-Фреш, Контур.Экстерн, изредка СБИС и еще несколько известных бухсервисов точечно.

Практически каждый из разработчиков предлагает свою систему учета работы бухгалтеров, но исключительно в привязке к своей программе. И становится понятно, почему нам жизненно важно было иметь возможность фиксировать задачи, коммуникации с клиентами, регламентные действия без привязки к бухсофту, конкретному каналу коммуникаций и с возможностью быстрого переключения и подключения разных специалистов к одному клиенту. Кто в теме — тот меня поймет.

На рынке CRM-систем практически нет универсальной системы для бухгалтерской аутсорсинговой компании. Даже для юристов есть.

Поиск «универсальной» системы

Поиски системы для решения всех описанных выше задач я вела достаточно долго. Испробованы порядка 30 разных сервисов. Одни могли собирать месседжи от клиентов из разных источников, другие — фиксировать задачи для себя и для команды, третьи умели хорошо вести клиента от ЛИДа до выставления счета и закрытия сделки.Но это все было не то.

Практически ни одна система не умела создавать задачи самостоятельно, без обращения клиента по определенным правилам и расписанию. Нам нужен был такой задачник в первую очередь.

В чем наша специфика? Нам нужна была не просто система для выставления счетов. А точнее, в первую очередь — не такая система. Ведь у нас непрерывный цикл работы с клиентом.

В бухгалтерском бизнесе существует масса задач, которые мы обязаны регулярно выполнять в зависимости от того, какая система налогообложения, ИП или ООО, есть работники или нет, и масса других особенностей клиента. Нам нужно планировать и помнить: кому, когда и куда нужно подготовить отчеты (Отчеты в налоговую, ПФР, центр занятости и т.д.). Нужно ли посчитать зарплату или сформировать платежные поручения, продлить ЭЦП, внести изменения в связи с переездом компании в новую налоговую, подготовить отчетность в связи с оформлением нового сотрудника. И таких задач ежедневно может быть огромное количество.

В итоге мы встретились с ПланФиксом. Скажу честно, это не первая встреча с ним. Но за время поисков система успела существенно обновится и обрасти полезным функционалом. В этот раз в ПланФиксе было все, что нам нужно. И даже немного больше, так что мы еще в процессе знакомства))

Внедрение ПланФикса

Мы начали внедрение системы в начале года. Это самый жаркий период в нашей работе. К концу первого квартала у нас уже сформировалась более-менее четкая картинка. И первый квартал мы сдавали уже без бессонных ночей, когда в холодном поту просыпаешься и судорожно вспоминаешь — отправил отчет клиента или нет.

1. Что сделали

Завели все рабочие чаты с клиентами (из Whatsapp, Telegram) — в ПланФикс. Таким образом, наши клиенты нам пишут своим привычным способом, мы им отвечаем из ПланФикса, попутно фиксируя прямо из чатов новые задачи по сообщениям клиентов.

Тут, наверно, нужно немного пояснить. У нас с каждым клиентом работает команда профессионалов — ГБ, кадровик, первичник, банкир, расчетчик, администратор. В зависимости от размера клиента, от него в чате могут быть представлены — директор, помощник, менеджер и т.д. И нам важно было сохранить общение в едином пространстве.

В отличие от многих других систем, в ПланФиксе у нас сохранилась возможность получать сообщения из группы в мессенджере в задачу в ПланФикс. А комментарии из задачи попадают обратно в эту группу. Это очень удобно.

Если участник чата удаляет или изменяет свое сообщение,например, в Телеграме— это происходит незаметно для других участников. И подключение чатов к ПланФиксу решает эту проблему. Несколько раз нас это сильно выручило. Когда спустя месяц клиент комментирует свое предыдущее сообщение, с претензией — вот же я вам писал. А у нас все зафиксировано в первоначальном виде. Теперь таких ситуаций нет. И все понимают: у нас все ходы записаны.

Кроме того, мы дополнили карточки клиентов важной и нужной для нас информацией. Система налогообложения, стадия взаимоотношений, тип договора, наличие работников, сроки выплаты зп, наличие интеграции с банком, в какой программе ведется учет, и сдается отчетность, срок действия ЭЦП, кто ГБ, а кто Первичник у клиента и т.д. Т.е. «запиливали» под свои запросы. И сейчас при появлении новых запросов — «допиливаем».

2. Автоматизация рутинной работы

Написали сценарии работы. В зависимости от информации в карточке клиента у нас автоматически формируются ежемесячно и ежеквартально задачи: отправить отчет СЗВ-М, запросить выписку банка, начислить зарплату и так далее.

Например, у тех клиентов, которые сами работают в клиент-банке и сами выгружают сформированные бухгалтером платежки — формируется ежемесячная задача по запросу выписки из банка. А у кого настроена интеграция банка с учетной системой — нет.

Или, например, у клиентов, которые не ведут деятельность, а сдают только нулевки, не формируются задачи по расчету ЗП, внесению первички и т.д.При этом к задачам подключаются те специалисты, которые отвечают у данного клиента за этот участок.

3. Отчетность и налоги

Отдельно расскажу о задачах по формированию отчетности и уплате налогов.

Например, клиент на УСН, но выставляет счета-фактуры и платит НДС. По нему создается автоматически задача по отчетности НДС. При наличии другой специфики (отчетность РАР, налог на имущество и т.д.) выставляются нужные реквизиты в карточке клиента и ежемесячно (ежеквартально) мы получаем нужные задачи.

Задачи по отчетности имеют помимо стандартных статусов («Новая», «В работе», «Выполненная») еще статус «Готов к отправке». Когда устанавливается этот статус, клиенту уходит на e-mail сообщение о готовности отчета, крайнем сроке отправки и сам отчет в печатном виде для согласования. И если раньше бухгалтер тратил время на отправку сообщения клиенту о том, что необходимо сформированный отчет отправить, то теперь бухгалтер занимается своим бухгалтерским делом. А неквалифицированную работу выполняет робот. И этот же робот напоминает клиенту спустя время о том, что отчет до сих пор не отправлен.

Кроме того, мы уведомляем клиентов о создании задач и смене статуса — также в чаты. А присланные в ответ запрошенные документы или сведения, мы легко прикрепляем в нужной задаче, не покидая чата. А все те же роботы контролируют и оповещают меня, как руководителя и администратора, о том, что на сообщение клиента слишком долго нет ответа.

Не всегда все складывается так гладко. Написали клиенту в чат запрос на предоставление выписки банка. А он отправил выписку из банка на почту сотрудника. Но у ПланФикса каждая задача имеет свой собственный e-mail. Т.е. сотрудник из почты просто пересылает выписку в нужную задачу.

4. Интеграция с другими сервисами

Отдельно надо рассказать о возможностях интеграции со сторонними сервисами. Список уже готовых интеграций у ПланФикса достаточно обширный.

Помимо этого, можно настроить свою персональную интеграцию с нужным, но не включенным в список сервисом. Например, можно настроить автоматическое обновление задач по отчетности в зависимости от этапов прохождения отчета в контролирующем органе.

На сегодня у нас настроена интеграция с сервисом «Dadata», и у нас всегда актуальные данные реквизитов клиента (КПП, адрес, директор, реквизиты налоговой, ПФР, ФСС). И при их изменении — создается задача по внесению изменений в бух.базу и перевыпуск ЭЦП при необходимости.

Список задач, когда их становится более 10, удручающее зрелище. В ПланФиксе мы настроили отдельные планировщики для разных категорий бухгалтеров и руководителей(менеджеров), которые видят все задачи.

Например, так выглядит планировщик задач руководителя:

А вот так — планировщик бухгалтера:

А в случае отпуска или другой причины долгого отсутствия специалиста нажатием одной кнопки можно передать все задачи специалиста его заместителю. И не нужно помнить, что потом их нужно вернуть.

С помощью уже настроенных отчетов можно увидеть эффективность работы сотрудников. Понять, что кого-то пора разгрузить, а кому-то добавить работы. А в случае учета работ — понять, что этому клиенту пора повысить стоимость обслуживания или добавить в счёт дополнительные работы. Еще можно создать свои отчеты, которые использовать как расшифровку к счету на обслуживание.

5. Перспективы и клиентская поддержка

Следующий этап нашей доработки ПланФикса — настроить интеграцию с разными бухгалтерскими программами, ввести тарифы и автоматический расчет стоимости работы за месяц, учет дополнительных услуг, выставление счетов и контроль оплаты.

Любой программный продукт (облачный или коробочный) подразумевает наличие технической поддержки. Лично для меня всегда критичным была возможность простым способом (желательно не по телефону) задать вопрос в любое время суток, а также оперативно получить ответ. И если система не предлагает разных удобных вариантов общения, или же работает строго с 9 до 18 в будни — это сразу большущий минус. В ПланФиксе с этим всё отлично.

Помимо того, что практически любой вопрос можно решить, не покидая оболочку ПланФикса, есть возможность пообщаться с экспертами и интеграторами, которые подскажут как реализовать твою идею. Или возьмутся за ее реализацию.

Вы скажете, что все это можно (или почти все) настроить и в других CRM. Не совсем соглашусь, но и спорить не стану. Отмечу одно: все эти настройки были сделаны мною самостоятельно в моменты, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки. И я наконец, в первый раз за несколько лет, спокойно ухожу в отпуск))

Комментарии

4
  • IA F

    Хорошая статья. Внесу несколько комментариев.

    Отмечу одно: все эти настройки были сделаны мною самостоятельно в моменты, когда нет времени часто даже на завтрак. А на внедрение не потрачено ни копейки.

    Но вы ведь тратили свое, наверняка очень "дорогое время" на изучение как это сделать и настроить протестировать, объяснить коллегам. Это время вы могли бы потратить на "увеличение продаж услуг" и "обслуживание клиентов". Поэтому думаю что все таки что-то "потрачено".

    попутно фиксируя прямо из чатов новые задачи по сообщениям клиентов.

    Увы, в ПланФикс (а скорее всего и в других аналогичных системах тоже) есть сложно решаемая в настоящий момент проблема "один канал-чат" - одна "задача". Например Клиент все свои боли пишет в один канал, но решать его вопросы нужно в рамках нескольких задач. А если он еще и постоянно пишет в разные каналы, то по почте (при этом то с корпоративного адреса, то с "личного"), то в телеграмм то коммуникации усложняются.

    Еще больше сложности приносит необходимость в одной задаче-чате коммуницировать с несколькими представителями клиента (кроме задач с каналом электронная почта). Для этого приходится создавать группы (например в телеграмм) и вся переписка из задачи привязанной к группе видна всем участникам группы.

    Поэтому коммуникации через "мессенджеры" это больше вспомогательный инструмент чем основной. Все таки надежнее в договоре с клиентом прописывать основной канал электронная почта и все "официальное" пропускать через этот канал.

    Татьяна, вам удачи в дальнейшем развитии вашего бизнес инструмента. ПланФикс для этих целей хорошо подходит.

  • Бизнес Онлайн

    @IA F Благодарю за ваш комментарий. Для меня это очень ценно!

    Да. конечно, времени было потрачено много. Но тратить его на увеличение продаж, когда сотрудники "зашиваются" и забывают о задачах - нерезонно, тоже самое можно сказать про "обслуживание клиентов" - собственно с этой целью и затевалось внедрение ПланФикс. Что же касается услуги стороннего специалиста (изначально именно такой вариант планировался). Но во-первых, нужно было понимать возможности тонкости системы, и объяснять что нужно специалисту. И так само собой пошло, что вникая в тонкости и подбирая нужные слова - система выстроилась у меня сама. так что почти все зайцы разом были убиты.))

    Про коммуникации отмечу, что изначально у нас так повелось. Но разнообразие чатов и форм общения приводило в уныние. Заведя все в ПланФикс, мы сохранили общение, привычное клиенту, при этом получили возможность в одной точке входа создавать задачи "налету" из сообщений клиента, обсуждать их в чате, скрывая от клиента, объединять несколько источников обращений. Так что, "один канал - чат, одна задача" - это не про ПланФикс))

    • Татьяна, полностью с Вами согласен. Мы в Хелп Консалтинг также внедрили ПланФикс во многие процессы компании. И в начале я столкнулся с той же проблемой. Когда привлекаешь интеграторов, начинаешь сам изучать возможности системы, составляешь ТЗ, погружаешься все глубже в процессы и в итоге приходишь к тому, что проще самому все настроить.

      Кроме того, настройка ПланФикса - это отдельный вид удовольствия. Как конструктор. Все работает как часы. Внедрение новых алгоритмов очень занимательная история, хотя и отнимает ценное время. Но настроив новый процесс один раз, вы создаете актив, который в последующем работает на вас, экономит массу времени, сил и средств. Так что полностью согласен с Вами!

  • Анна

    Все вокруг на битриксе, а у меня прям не лежит душа к нему, мне планфикс нравится. Спасибо, что развеяли сомнения, что ПФ подходит полностью для бух компании!

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

264

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.

НДФЛ

За подаренную двоюродным братом квартиру придется платить НДФЛ

За подаренную недвижимость не надо платить НДФЛ, если даритель и одаряемый являются членами семьи или близкими родственниками по Семейному кодексу. Двоюродный брат – это не близкий родственник.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

💰 Зарплату иностранным работникам надо платить только безналом

Выплата денег валютным резидентом (российской компанией) нерезиденту (сотруднику-иностранцу) в наличной форме не входит в перечень разрешенных валютных операций.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Устойчивое развитие бизнеса можно поставить под сомнение, если руководство на основе целей не составляет планы, а управленческий учёт заключается только в фиксировании фактических данных. И наоборот, планирование помогает находить резервы для роста компании, координировать все службы, чётко рассчитывать денежные потоки, поставки сырья и материалов.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Минстрой утвердил официальную стоимость 1 кв. м жилья на II квартал

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства России установило показатели средней рыночной стоимости 1 квадратного метра общей площади жилого помещения по субъектам РФ на II квартал 2024 года.

МСП получили 500 млрд руб. поддержки в рамках льготных микрозаймов и поручительств

За 2023 год объем финансовой поддержки малого и среднего бизнеса в рамках Национальной гарантийной системы вырос: кредитов под поручительства — на 47%, льготных микрозаймов — на 3,4%.

МСП получили 500 млрд руб. поддержки в рамках льготных микрозаймов и поручительств

Означает ли запрос ИФНС документов у контрагентов предстоящую проверку?

Добрый день! ИФНС запросила документы у наших заказчиков (4 разных контрагента) по некоторым договорам с нашей организацией вне рамок налоговой проверки. Коллеги, кто сталкивался, означает ли это, что нам самим в скором времени следует ожидать проверку?

65

Песков: Telegram не будут блокировать

Дмитрий Песков посоветовал Павлу Дурову уделять больше внимания тому, что Telegram используют в том числе и террористы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💥 Сегодня — последний день уплаты текущих налогов и за прошлый год без последствий

До 28 марта надо уплатить налоги за 2023 год, а также налоги за текущий период. Смотрите список, чтобы ничего не пропустить.

Для «профессиональных дропов» могут ввести свою уголовную ответственность

Начальник Управления организации надзорной деятельности Росфинмониторинга Александр Курьянов рассказал, что мошенники стали чаще вовлекать в свои схемы молодых людей в качестве «дропов» - подставных лиц.

НДФЛ 35% вместо 13%. Новые изменения законодательства

Опубликован законопроект, прошедший второе чтение. Он направлен на изменение налоговых ставок для физических лиц, работающих по трудовому и гражданско правовому договору (договора оказания услуг и оказания работ) и ИП, применяющих общую систему налогообложения (ОСНО).

НДФЛ 35% вместо 13%. Новые изменения законодательства
309

Новые налоговые вычеты на долгосрочные сбережения: разбираемся как работает схема

Принятый 23 марта 2024 года закон[1] предусматривает введение единого налогового вычета по взносам в программу долгосрочных сбережений, по договору негосударственного пенсионного обеспечения и вложений на ИИС типа III.

Новые налоговые вычеты на долгосрочные сбережения: разбираемся как работает схема

Нулевая ставка по НДС: порядок применения в 2024 году

Налог на добавленную стоимость может рассчитываться по разным ставкам, в том числе — 0%. В этой статье расскажем о том, когда и как применять такую ставку, а также об изменениях 2024 года.

Нулевая ставка по НДС: порядок применения в 2024 году

Сделан очередной шаг по допуску обычных физлиц на биржу

Брокеры считают, что автоследование станет одним из шагов к допуску физических лиц на Мосбиржу.

15 флоатеров с ежемесячным купоном и высоким рейтингом

Пока ставка ЦБ стабильно высокая, инвесторы пристально смотрят на облигации с купонами, которые зависят от ключевой ставки или RUONIA. Выбрал 15 интересных флоатеров, которые дают доход ежемесячно.

15 флоатеров с ежемесячным купоном и высоким рейтингом

Интересные материалы

«Утренний бухгалтер» № 5607. Будут новые бланки для выплаты больничных

На федеральном портале опубликован проект.