КУДиР теперь смотрит налоговая. И она найдет то, что вы давно перестали замечать

Раньше книгу учёта доходов и расходов запрашивали только при выездной проверке. Выездная — это когда к вам уже пришли, уже сидят в переговорке и уже листают папки. Камеральная — это когда вы подали декларацию и думаете, что всё хорошо.

Справка: что такое КУДиР

КНига Учёта Доходов и Расходов (КУДиР) — это основной налоговый регистр для тех, кто применяет УСН. В ней хронологически записываются все доходы и расходы бизнеса — каждая операция с датой, суммой и реквизитами первичного документа. Кто обязан вести: все организации и ИП на УСН — независимо от выбранного объекта налогообложения (статья 346.24 НК РФ). Форма книги утверждена приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Книгу можно вести в электронном виде или на бумаге. Декларацию по УСН составляют именно на основании данных КУДиР. Поэтому если цифры в книге расходятся с данными банка — налоговая задаёт вопросы.

Теперь КУДиР могут запросить и при камеральной.

Это меняет всё. Потому что камеральная проверка проходит по каждой декларации. Автоматически. Без предупреждения. И если в вашей книге есть записи, которые не выдержат проверки — вы узнаете об этом из требования, а не из зеркала.

На основании чего налоговая запрашивает КУДиР при камеральной проверке? Формально — не вправе. Пункт 7 статьи 88 НК РФ прямо запрещает налоговым органам истребовать у налогоплательщика дополнительные документы при камеральной проверке, если иное не предусмотрено Кодексом. Но на практике налоговая присылает требование о предоставлении пояснений (пункт 3 статьи 88 НК РФ) — когда обнаруживает расхождения между данными декларации и данными банка. И в этом требовании просит приложить КУДиР и первичные документы.

Давайте разберёмся, что именно ищут инспекторы. И как проверить себя до того, как они проверят вас.

Как это начинается

Схема стандартная. Налоговая сравнивает сумму расходов по данным банка с суммой расходов в вашей декларации. Цифры не сошлись — приходит требование: предоставьте КУДиР и документы, подтверждающие расходы за период. Вы предоставляете. Инспектор открывает книгу. И начинает смотреть. Вот что он ищет.

Чеки без реквизитов: расходы снимут

Первое, на что смотрят — авансовые отчёты и чеки к ним. Реальная история из практики: налогоплательщик получил акт с доначислениями. В КУДиР были указаны покупки материалов по авансовым отчётам. Чеков не было. Расходы сняли полностью. Без разговоров.

Казалось бы, очевидно. Но вот что неочевидно: расходы можно отстоять даже по чекам без ИНН вашей компании — если есть другие документы. Позиция Минфина: совокупность документов позволяет признать расходы при УСН.

Что нужно:
•приказ директора с обоснованием покупки
•бухгалтерская справка
•платёжные документы на выплату сотруднику
•акт о списании в производство
•отчёт работника о покупке

Без этого набора — идти в суд бессмысленно. Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.09.2025 № Ф05-11002/2025 по делу № А40-186566/2024 прямо указал: без чеков на покупку подотчётника расходы не подтверждены. Точка.

И ещё один момент, о котором мало кто думает заранее: ФНС планирует отменить бумажные чеки. Вместо них — СМС-уведомления и электронные чеки. Выстраивайте систему хранения электронных чеков уже сейчас. Потом будет поздно.

ГСМ: путевые листы или доначисления

Расходы на топливо — отдельная история. Инспекторы смотрят на них особенно внимательно, включая оплату по бизнес-картам. Правило жёсткое: для учёта расходов на ГСМ обязателен путевой лист, подтверждающий производственную необходимость поездок. Это прямо следует из письма Минфина от 23.05.2025 № 03-03-07/50610. В КУДиР безопаснее ставить реквизиты путевых листов напротив каждой записи о расходах на топливо. Нет реквизитов — налоговая запросит сами листы и чеки. Нет листов — расходы снимут.

Судебная практика здесь однозначная. АС Поволжского округа в постановлении от 02.02.2024 № Ф06-12900/2023 по делу № А12-31496/2022 подтвердил: без путевых листов расходы на ГСМ не подтверждены. Путевой лист нужен на каждое транспортное средство, эксплуатируемое в бизнесе.

Отдельная ловушка — бизнес-карта на АЗС. Покупка топлива по бизнес-карте часто идёт вместе с покупкой чего-нибудь ещё — кофе, жвачки, автохимии для личного пользования. Платёж проходит единой суммой в адрес организации, торгующей топливом. Выглядит как расход на ГСМ.

Если налоговая доберётся до чеков — она снимет эти расходы. И заодно начнёт смотреть на другие записи в книге: покупки бытовой техники, мебели, всего, что похоже на личные траты.

Нормы расхода на ГСМ. Налоговики вправе запросить документ, подтверждающий нормы. Если вы не автотранспортная компания — можете утвердить собственные нормы или применять нормы из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (письмо Минфина от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Личные расходы в книге: это видно сразу

Покупка бытовой техники. Мебель. Товары, которые явно не нужны для бизнеса. Инспектор видит это сразу. Снимает расходы. И начинает смотреть на всю книгу целиком — что ещё здесь не так.

Правило простое: если расход нельзя обосновать производственной необходимостью — он не должен попадать в КУДиР. Вообще. Никогда.

Помощь по налоговым проверкам, требованиям ФНС, страховым взносам, УСН, патенту, пересчётам, уточнённым РСВ и защите расходов.

Также доступны мои книги по налогам, проверкам, защите бизнеса и работе с ФНС — с практическими решениями, примерами документов и алгоритмами действий.

Отдельно — материалы по налоговым льготам, вычетам и специальным решениям для бизнеса. Сейчас действует специальная цена.

Если статья была полезна — ставьте лайк и подписывайтесь. Так вы не потеряете новые разборы по налоговым рискам, льготам, проверкам, страховым взносам и практике ФНС.

#КУДиР #УСН #камеральнаяПроверка #ФНС #налоги #ГСМ #путевыеЛисты #расходы #самоаудит #ЕвгенийСивков #Клерк