Когда доверие становится обманом: как беззаботный бухгалтер может разрушить ваш бизнес

Когда вы принимаете решение о найме бухгалтера, вы, конечно же, рассчитываете на то, что этот специалист станет надежным союзником в вашем бизнесе, обеспечивая качественный учет и защиту от возможных налоговых проблем. Ожидания заключаются в том, что бухгалтер не только наведет порядок в финансовых документах, но и поможет сократить неоправданные расходы, лишние выплаты в бюджет и минимизировать налоговые риски. Однако реальность часто оказывается более сложной.

Множество случаев показывает, что некоторые бухгалтеры, осознавая отсутствие непосредственного контроля со стороны собственника компании, начинают проявлять небрежность в своей работе. Люди, так или иначе, склонны к упрощению процессов, и это может негативно сказаться на ведении бухгалтерии. Когда имеется четкое понимание, что никто не проверит оборотно-сальдовую ведомость, сверку с контрагентами или правильность исчисления налогов, мотивация к тщательной работе начинает угасать.

Часто в результате этой "лени" возникают серьезные проблемы, которые могут стоить компании значительные суммы денег. В глазах собственника бухгалтер может казаться безупречным профессионалом, но по мере углубленного анализа вскрываются недочеты, ошибки и, как следствие, убытки.

В следующих примерах мы рассмотрим различные случаи, которые иллюстрируют, как нехватка контроля, недостаточная компетентность или банальная неосведомленность бухгалтера может привести к катастрофическим последствиям для бизнеса. Эти примеры позволят лучше понять важность регулярного аудита и проверки бухгалтерии, а также покажут, как улучшить учет и избежать потерь.

Когда вы нанимаете бухгалтера, то рассчитываете, что этот человек будет служить вам верой и правдой. Он оградит компанию от нежелательного внимания налоговиков, наведет порядок в финансах, поможет не платить лишнего в бюджет. А что на деле?

Меня зовут Алина Шереметьева, я директор и соучредитель консалтинговой и бухгалтерской компании Батискаф и за свой более чем 15-летний опыт работы, я не раз и не два сталкивалась с такими людьми, когда у собственника бизнеса возникали подозрения, что с бухучетом проблемы, и они звали меня с командой провести аудит.

Случай №1

Мы приходим в компанию. Бухгалтер — миловидная женщина в возрасте. На первый взгляд, она дотошно ведет бухучет и радеет за свое дело. Все бумаги аккуратно подшиты, все папки подписаны, в 1С порядок. Но мы начинаем копать глубже, и выясняется удивительное.

Оказывается, когда бухгалтеру приносят накладные, она принимает материалы на учет, а вот в производство их не списывает. Почему не списывает? Потому что есть отдаленные производственные участки, которые эти материалы используют, и чтобы материалы списать, надо запросить с производственных участков документы и убедиться, что есть все подписи. Это дополнительная работа, а зачем ее делать, когда можно не делать.

Чем такое отношение оборачивается для собственника? Тем, что если бухгалтер не списывает материалы, то они не попадают в расходы по налогу на прибыль, поэтому налог оказывается завышен, и его оплачивают. 

Естественно, мы списали эти материалы, подали уточненную декларацию и вернули собственнику 422 000 ₽ переплаты по налогу на прибыль. Если вы думаете, что это единичный случай, то это не так. Очень часто бухгалтеры не выполняют свою работу добросовестно, просто потому что им лень. Они хорошие люди, они компетентны, но им лень, и эта лень стоит собственнику почти полмиллиона. 

Случай 2

Еще одна бухгалтерская привычка, из-за которой вы можете потерять миллионы, это привычка действовать по накатанной. Бухучет — очень рутинная деятельность, в которой 90% ситуаций повторяются снова и снова. Из-за этого в этой профессии хорошо себя чувствуют исполнительные люди, которые не устают снова и снова разносить данные в 1С, проверять, правильно ли оформлены документы и т.д. Однако, когда что-то в привычном процессе меняется, они не всегда способны перестроиться, и это приводит к проблемам.

Штатный бухгалтер добросовестно ведет бухучет, и, среди прочего, исчисляет налог на землю. Происходит переоценка кадастровой стоимости земельного участка. В результате сумма налога вырастает больше чем в 10 раз, но бухгалтер не видит в этом проблемы. Участок ведь переоценили? Переоценили. Надо брать для расчета новую стоимость? Надо. Вот бухгалтер и платил около 4 000 000 ₽ земельного налога.

Наша команда, разумеется, обратила внимание, что налог внезапно вырос. Мы подали документы в комиссию по переоценке и оспорили решение. В результате комиссия уменьшила стоимость участка, и налог снизился до 350 000 ₽ в год. То есть мы на ровном месте сэкономили клиенту 3 650 000 ₽ в год. Именно поэтому так полезно проводить аудиты и оценивать ситуацию свежим взглядом.

Случай 3

Увы, бывают ситуации, когда в компании работает откровенно некомпетентный бухгалтер. Такой человек опасен для бизнеса, поскольку систематические ошибки ведут к постоянным дополнительным расходам.

Помню, как мы зашли с аудитом в одну из компаний, и у меня волосы встали дыбом. Учет велся просто безобразно. Например, аванс от компании «Собакевич» бухгалтер разносил на компанию «Плюшкин». Мог забыть подать декларацию по налогу на прибыль. Мог не оплатить вовремя важный счет. Мог не включить в книгу покупок счета-фактуры от поставщиков, что приводило к переплате НДС. В результате компания:

• платила штрафы и недоимки по налогам;

• одновременно переплачивала налоги;

• переплачивала контрагентам;

• пропускала важные платежи, из-за чего останавливалась работа.

Только за один год мы насчитали потерь на 618 000 ₽ (и это только прямые потери без учета потерь из-за остановки работы). Получалось, что бухгалтер был настоящим вредителем, так собственник еще платил ему зарплату 70 000 ₽ с учетом зарплатных налогов.

В результате клиент решил расстаться с бухгалтером и перейти на обслуживание в «Батискаф» за 45 000 ₽. Годовая экономия только на зарплате (с учетом налогов) составила 300 000 ₽.

Случай 4

Бывают ситуации, когда бухгалтерия работает по старинке. Всю документацию разносит вручную, автоматизацию не использует. В результате штат бухгалтеров оказывается раздутым.

У нас была ситуация, когда мы зашли в компанию, где было 7 бухгалтеров, а в документах при этом был бардак. Когда мы помогли внедрить современное ПО — оно заменило сразу 5 человек, то есть из 7 бухгалтеров остались двое, и сделало все процессы прозрачными. Как это повлияло на бизнес? 

1. Экономия на ФОТ составила 2 400 000 ₽ в год. 

2. Впервые менеджмент смог проанализировать деятельность компании. Убрали убыточные позиции, сосредоточились на направлениях, которые приносили больше денег, смогли точнее планировать поставки. В результате бизнес уже в первый год заработал на 30% больше. 

3. Благодаря прозрачному учету удалось получить кредит, и у компании появилась возможность работать с новым рынком сбыта — торговыми сетями.

Все эти кейсы говорят об одном — иногда достаточно просто навести порядок в бухгалтерии, чтобы заработать несколько лишних миллионов, которые совсем не лишние.

Что делать?

Возникает вопрос, что делать собственнику? Как проверить свою бухгалтерию, если вы не разбираетесь в учете, а бухгалтерские документы наводят тоску?

Самый правильный и быстрый способ — позвать консалтинговую компанию, которая специализируется на оптимизации учета и налогообложения, и провести аудит. По нашему опыту эта процедура всегда себя окупает.

Кроме того, есть признаки, по которым вы можете понять, что с вашей бухгалтерией что-то нечисто:

1. Вам приходится платить штрафы и недоимки по налогам.

2. Бухгалтер не может заранее спрогнозировать, сколько налогов нужно заплатить.

3. Бухгалтер не может быстро ответить на ваши вопросы: сколько вы должны конкретному поставщику, какой запас конкретного материала на складе, какая сумма зарплаты ожидается к выплате и т.д.

4. У вас нет доступа к бухгалтерским базам данных. Это опасно, если бухгалтер пропадет или решит вас шантажировать.

5. Бухгалтер не может внятно проконсультировать вас по финансовым вопросам. какая продукция приносит больше прибыли, какие документы нужно собрать, чтобы получить кредит и т.д. 

Также вы можете дополнительно проверить своего бухгалтера следующим образом.

Во-первых, оформить себе доступ в систему для сдачи электронной отчетности (ТКС), в которой вы сможете видеть:

1. вовремя ли бухгалтер сдал отчетность;

2. какую информацию запрашивали налоговики, и что бухгалтер отвечал на их запросы;

3. проводить сверку по налогам с ФНС на 1 февраля, мая, августа, ноября. На эти даты отчетность уже сдана, а налоги уплачены, поэтому в сверке не должно быть минусов (долг перед налоговой) и больших переплат.

Во-вторых, проверять данные в 1С: Бухгалтерии. В 1С вы можете сформировать следующие документы за нужный период:

1. Отчеты — Экспресс-проверка учета; 

2. Склад — Контроль отрицательных остатков; 

3. Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ).

Во всех отчетах не должно быть замечаний и минусов. Важно формировать отчеты только за закрытые периоды, когда отчетность уже сдана, поскольку иначе есть риск, что бухгалтер внес еще не все изменения.

В заключение, невнимательность и некомпетентность бухгалтера могут обернуться серьезными финансовыми потерями для вашей компании. Каждая история, приведенная в этой статье, служит ярким примером того, как отсутствие контроля и системный подход к ведению бухгалтерии могут привести к значительным убыткам. Сложившаяся ситуация вполне понятна: доверие, которое собственники оказывают своим бухгалтерам, иногда оказывается выгодным только для последней стороны, а не для бизнеса.

Поэтому важно не только выбирать квалифицированного специалиста, но и регулярно проводить проверки и аудиты. Это решение может спасти вас от многочисленных проблем и обеспечить не только стабильность в учете, но и возможность для роста вашего бизнеса. Здесь на помощь приходит бухгалтерский аутсорсинг.

Компании «Батискаф Консалтинг» предлагает профессиональные услуги по бухгалтерскому аутсорсингу, которые обеспечат безопасность и прозрачность финансовых потоков вашей компании. Мы имеем богатый опыт в оптимизации учета и налогообложения, готовые провести аудит, который выявит потенциальные проблемы до их реализации. Наша команда позволит вам сосредоточиться на главном — развитии бизнеса, в то время как мы возьмем на себя все заботы о бухгалтерии.

Доверьте свои финансы профессионалам и позвольте нам обеспечить вашу компанию надежными и качественными бухгалтерскими услугами. Вы получите уверенность в том, что ваши интересы защищены, а бухгалтерия работает эффективно. Обратитесь в БАТИСКАФ КОНСАЛТИНГ и вы увидите, как простые изменения в учете могут привести к значительным финансовым выгодам. Не ждите, пока станет слишком поздно — сделайте шаг к безопасному будущему вашего бизнеса уже сегодня.