Дистанционный сотрудник

С сотрудником заключен трудовой договор о выполнении трудовой функции по месту нахождения обособленного подразделения. Обособленное подразделение находится в другом регионе. При выплате заработной платы применялся районный коэффициент и процентная надбавка. Обособленное подразделение закрывается.

Вправе ли стороны заключить дополнительное соглашение о переводе сотрудника на дистанционную работу на постоянной основе?

Какой режим работы будет в этом случае у сотрудника?

Куда будут уплачиваться НДФЛ и страховые взносы в этом случае?

Будут ли применяться районный коэффициент и процентная надбавка?

Может ли у сотрудника быть разъездной характер работы и может ли он периодически направляться в командировку?

Ответ:

Работник может быть переведен на дистанционную работу на постоянной основе.

В общем случае дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим рабочего времени и времени отдыха. Вместе с этим, трудовым договором стороны вправе установить режим рабочего времени, в том числе совпадающий с режимом Организации.

НДФЛ, удерживаемый из выплачиваемых ему доходов, а также страховые взносы подлежат перечислению по месту нахождения Организации

На дистанционных сотрудников распространяется требование о применении районных коэффициентов и процентных надбавок. Местонахождение работодателя не имеет значения.

Для дистанционного работника допустимы одновременно и разъездной характер работы, и направление в командировку.

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционной (удаленной) работой (далее - дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования.

Трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).

Таким образом, выполнение трудовой функции может выполнятся работником на постоянной основе в течение всего срока действия договора.

Статьей 312.6 ТК РФ установлено, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом, положениями ТК РФ прямо предусмотрено, что работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимым оборудованием или выплатить компенсацию за использование сотрудником собственного, арендованного оборудования, которые он использует с ведома работодателя.

Перечень средств, которыми обязан обеспечить работодатель дистанционного сотрудника, или которые сотрудник вправе использовать с ведома работодателя, не является ограниченным. По нашему мнению, в рамках дистанционной работы могут быть использованы и транспортные средства.

Кроме того, согласно статье 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом трудовым законодательством не запрещено указание на разъездной характер работы в рамках дистанционной работы.

По данному вопросу в Письме Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299 были даны следующие разъяснения:

«Рассмотрев обращение по вопросу соблюдения трудового законодательства при выездном характере работы в дистанционном режиме, поступившее из Федеральной службы по труду и занятости (РОСТРУД) N ПГ/04461, сообщаем следующее.

В соответствии с ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору может предусматриваться выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора) либо временно (непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).

Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.

При этом трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях, на что указывает ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ.

Трудовым договором дистанционному работнику может быть определено конкретное место выполнения должностных обязанностей (рабочее место) вне места нахождения организации.

Если трудовая функция дистанционного работника связана со служебными поездками в пределах одного или нескольких населенных пунктов, при этом работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то установление ему разъездного характера работы не противоречит трудовому законодательству.

В силу ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ в случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие ст. 166 - 168 ТК РФ.

Трудовое законодательство не содержит четкого указания на то, какая именно работа признается разъездной.

При этом согласно разъяснениям Минтруда России разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. Такая работа должна носить постоянный характер (Письмо Минтруда России от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047).

По норме ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, например Положением о разъездном характере работы.

Например, торговый представитель выполняет работу вне места расположения организации (например, в другом городе), в его обязанности входят поиск новых клиентов, проведение переговоров с ними, контроль своевременной поставки товара в торговые точки и другое.

Из этого следует, что в законодательстве не содержится запрета на включение условия о разъездном характере работы в трудовой договор дистанционного работника. При этом факторы, влияющие на определение указанного характера работы, организация вправе определять самостоятельно в каждом конкретном случае, учитывая отсутствие ограничения в законодательстве.

Что касается особенности заключения трудового договора о дистанционной работе с разъездным характером, то отмечаем, что исключений в отношении представления документов при заключении трудового договора о дистанционной работе с разъездным характером нет. Дистанционному работнику необходимо представить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.

Трудовой договор и дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающие выполнение работником трудовой функции дистанционно, могут заключаться путем обмена между работником (лицом, поступающим на работу) и работодателем электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная электронная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника в соответствии с законодательством РФ об электронной подписи (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Согласно ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее представления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется).

Договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ, а также условия, устанавливаемые в соответствии с гл. 49.1 ТК РФ, в том числе:

- место работы (указываются организация и ее место нахождения), а также можно указать место выполнения работы (адрес места жительства);

- порядок выполнения работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);

- срок, в течение которого работник выполняет работу дистанционно временно, или график работы в офисе и дистанционно, если дистанционная работа выполняется временно (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);

- порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника, путем обмена электронными документами, видеосвязи, участия в видеоконференциях, время контакта с руководителем или иным уполномоченным лицом (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ);

- порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов работодателю о выполненной работе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ);

- сроки и размеры компенсации, выплачиваемой работодателем дистанционному работнику за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ);

- сроки и размеры возмещения расходов, связанных с использованием принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;

- режим рабочего времени и времени отдыха (либо указать, что они определены коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или устанавливаются дистанционным работником по своему усмотрению) (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ);

- продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (при временной дистанционной работе);

- порядок предоставления работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

При этом, согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ если работнику при заключении трудового договора устанавливается разъездной характер работы, то он должен быть также указан в трудовом договоре. Если такая необходимость возникла в процессе трудовой деятельности, то необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в соответствии со ст. 72 ТК РФ.

Кроме того, в трудовом договоре можно определить территорию, в границах которой дистанционный работник с разъездным характером работы будет совершать поездки, или указать, что рабочие поездки осуществляются в соответствии с планом и в сроки, согласованные с работодателем (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

В силу ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд, на наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, порядок оформления поездок и формы документов также устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, например, "Положением о разъездном характере работы". Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором по норме ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ».

Главой 49.1 ТК РФ не установлены какие-либо особенности при направлении в командировку дистанционных работников.

На основании статьи 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, поездка дистанционного работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается командировкой.

В письме Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1 по этому вопросу были даны следующие разъяснения:

«Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абзац 1 пункт 3 Положения о служебных командировках).

При дистанционной работе работник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (часть первая статьи 312.1 ТК РФ).

Местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей). С учетом позиции Верховного Суда Российской Федерации, приведенной в Обзоре, утвержденном 26 февраля 2014 года, представляется достаточным конкретизировать место работы до населенного пункта.

Направление дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, является командировкой (часть третья статьи 312.6 ТК РФ).

Однако по смыслу статьи 57 ТК РФ под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт, а все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы.

Поэтому, полагаем, поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является».

Таким образом, направление дистанционного работника в командировку означает его поездку в другой населенный пункт.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, для дистанционного работника допустимы одновременно и разъездной характер работы, и направление в командировку.

Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ российские организации от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, признаются налоговыми агентами.

В соответствии с пунктами 4 и 6 статьи 226 НК РФ налоговый агент обязан исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму удержанного налога.

При этом сумма налога, удержанная налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, перечисляется по месту учета налогового агента в налоговом органе, а также по месту нахождения каждого его обособленного подразделения (пункт 7 статьи 226 НК РФ).

Таким образом, российские организации, имеющие обособленные подразделения, уплачивают НДФЛ как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения подразделений.

Учитывая изложенное, можно сделать вывод о том, что место уплаты НДФЛ определяется источником выплаты дохода. В случае если сотрудник состоит в штате обособленного подразделения, то НДФЛ перечисляется в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения.

Согласно статье 11 НК РФ обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.

Таким образом, главным условием для признания подразделения обособленным является создание стационарных рабочих мест.

В соответствии со статьей 209 ТК РФ стационарное рабочее место - это находящееся под контролем работодателя и созданное на срок более одного месяца место, где работник, с которым заключен трудовой договор, должен выполнять трудовую функцию.

Как было указано выше, дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Следовательно, дистанционное место работы не контролируется работодателем, а значит рабочее место само по себе не создает обособленного подразделения.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, при решении вопроса о месте уплаты НДФЛ следует руководствоваться местом нахождения подразделения, в штате которого числится дистанционный работник (обособленное подразделение или головная организация).

В рассматриваемом случае, дистанционный сотрудник не является работником обособленного подразделения. Следовательно, по нашему мнению, НДФЛ, удерживаемый из выплачиваемых ему доходов, подлежит перечислению по месту нахождения Организации.

В Письме ФНС РФ от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@ по данному вопросу были даны следующие разъяснения (несмотря на то, что разъяснения основаны на старой редакции статьи 226 НК РФ, на наш взгляд, они актуальны и сегодня):

«При этом согласно абзацу второму пункта 7 статьи 226 Кодекса налоговые агенты - российские организации, указанные в пункте 1 статьи 226 Кодекса, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Таким образом, необходимо установить, кто является источником выплаты дохода (головная организация, представительство, филиал, обособленное подразделение) и место постановки на учет его в качестве плательщика налогов, сборов и страховых взносов.

При указанных обстоятельствах источником выплаты дохода работника будет выступать региональный филиал (представительство), в котором, согласно штатному расписанию, работник выполняет свои обязанности дистанционно (в другом городе или регионе), вне стационарного рабочего места, а также вне какого-либо подразделения работодателя.

Учитывая изложенное, организация (представительство, филиал, обособленное подразделение), производящая выплаты работнику, осуществляющему свои трудовые обязанности дистанционно в рамках трудового договора, признается налоговым агентом в отношении указанных доходов, соответственно, должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц по месту постановки на учет в качестве плательщика.

При этом привлечение дистанционных работников само по себе не создает обособленных подразделений организаций (Письма Минфина России от 29.05.2019 №, от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617, от 01.12.2014 № 03-04-06/61300)».

 В соответствии с пунктом 11 статьи 431 НК РФ уплата страховых взносов и представление расчетов по страховым взносам производятся организациями по месту их нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений организации, которым организацией открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (далее в настоящей статье - обособленные подразделения), если иное не предусмотрено пунктом 14 настоящей статьи.

Поскольку в рассматриваемом случае дистанционный сотрудник не является работником обособленного подразделения, то уплата страховых взносов и предоставление отчетности будет производиться по месту нахождения Организации.

В соответствии со статьей 315 ТК РФ оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате.

Согласно абзацу 3 статьи 312.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой.

Поскольку каких-либо особенностей в отношении дистанционных работников, выполняющих свою трудовую функцию в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, главой 49.1 ТК РФ не установлено, считаем, что к дистанционным сотрудникам применяются общие нормы ТК РФ, и на таких сотрудников распространяется требование о применении районных коэффициентов и процентных надбавок.

Аналогичное мнение высказано в Письме Роструда от 12.09.2023 № ПГ/18818-6-1:

«На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ (часть четвертая статьи 312.1 ТК РФ).

В соответствии с абзацем вторым части второй статьи 57 ТК РФ к числу обязательных условий трудового договора относится, в частности, место работы работника, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

На основании абзаца второго части четвертой статьи 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности, уточнение места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.

В ТК РФ не раскрывается содержание понятия "место работы", при этом под ним понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение. В случае расположения организации и ее обособленного структурного подразделения в разных местностях, исходя из части второй статьи 57 ТК РФ, место работы работника уточняется применительно к этому структурному подразделению.

Из определения дистанционной работы в соответствии с частью первой статьи 312.1 ТК РФ следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Согласно статье 315 ТК РФ оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате.

Районный коэффициент и процентная надбавка начисляются к заработной плате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник.

Таким образом, если место жительства (место нахождения) дистанционного работника находится в районе Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, его зарплата увеличивается за счет районного коэффициента и процентной надбавки».

В силу статьи 312.4 ТК РФ коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.

Если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, режим рабочего времени дистанционного работника устанавливается таким работником по своему усмотрению.

Таким образом, в общем случае дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим рабочего времени и времени отдыха. То есть режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник по умолчанию определяет самостоятельно.

Вместе с этим трудовым договором стороны вправе установить режим рабочего времени, в том числе совпадающий с режимом Организации.

При этом, по нашему мнению, если сотруднику будет установлен режим рабочего времени как в Организации, то на сотрудника также будут распространяться положения, предусматривающие порядок привлечения сотрудника к сверхурочной работе, работе в выходные дни, а также порядок оплаты сверхурочной работы, работы в выходные дни, работы в ночное время.

Также отметим, что нормами ТК РФ четко не регламентирован порядок определения режима рабочего времени дистанционного сотрудника для случая, когда часовой пояс, в котором сотрудник выполняет трудовую функцию, не совпадает с часовым поясом в месте нахождения работодателя. Официальные разъяснения по данному вопросу отсутствуют.

По нашему мнению, в связи с тем, что нормы трудового законодательства направлены на соблюдение интересов сотрудника в случае привлечение его к сверхурочной работе, работы в выходные дни, оплате в повышенном размере работы в ночное время, то при определении его режима работы следует руководствоваться тем часовым поясом, в котором он фактически осуществляет свою трудовую функцию.

 Коллегия Налоговых Консультантов, 21 мая 2026 года