Уведомление о начале отпуска: правила и примеры

По Трудовому кодексу РФ (ст. 123 ТК РФ) работодатель обязан уведомить сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Уведомление нужно, чтобы соблюсти права работника и избежать штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.

Единой утверждённой формы уведомления нет — компания вправе разработать собственный бланк. Ниже — основные правила оформления и готовые примеры для разных ситуаций.

В документе должны быть:

• Реквизиты организации: наименование, адрес, при необходимости — ИНН, ОГРН.

• Данные документа: дата и исходящий номер.

• Адресат: должность и Ф. И. О. сотрудника.

• Суть уведомления: дата начала и окончания отпуска, его продолжительность в календарных днях, дата выхода на работу.

• Основание: ссылка на график отпусков (номер и дата утверждения).

• Подпись уполномоченного лица: должность, Ф. И. О., подпись.

• Отметка об ознакомлении: строка для подписи сотрудника, даты и расшифровки подписи.

ООО «Вектор»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Исх. № 105 от 15 июля 2024 г.

Менеджеру отдела продаж
Смирновой Анне Петровне

Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ и графика отпусков на 2024 год (утверждён приказом от 15.12.2023 № 88) уведомляем Вас о том, что с 1 августа 2024 года Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Дата окончания отпуска — 14 августа 2024 года.
Дата выхода на работу — 15 августа 2024 года.

Просим подтвердить ознакомление с настоящим уведомлением, поставив подпись ниже.

Генеральный директор ООО «Вектор» __________________ /Иванов И. И./

С уведомлением ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на руки:
__________________ /Смирнова А. П./ «» ________ 20 г.

ООО «Прогресс»
Исх. № 210 от 10 июня 2024 г.

Главному бухгалтеру
Петровой Елене Сергеевне

Уведомление о начале части ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии с графиком отпусков на 2024 год (приказ от 10.12.2023 № 95) уведомляем Вас, что с 24 июня 2024 года Вам предоставляется часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 7 календарных дней.

Дата окончания этой части отпуска — 30 июня 2024 года.
Дата выхода на работу — 1 июля 2024 года.
Оставшаяся часть отпуска будет предоставлена согласно графику.

Директор ООО «Прогресс» __________________ /Соколов А. А./

С уведомлением ознакомлен(а):
__________________ /Петрова Е. С./ «» ________ 20 г.

Если в компании введён кадровый электронный документооборот (КЭДО) и это закреплено локальными актами, уведомление можно направить в электронной форме с электронной подписью. Текст может быть таким:

Тема: Уведомление о начале Вашего отпуска
От: Отдел кадров ООО «ТехноСфера»
Кому: Иванову Сергею Дмитриевичу
Дата: 18 июля 2024 г.

Уважаемый Сергей Дмитриевич!

Сообщаем, что согласно графику отпусков на 2024 год (приказ № 77 от 05.12.2023) с 5 августа 2024 года Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней.

Окончание отпуска — 18 августа 2024 года, выход на работу — 19 августа 2024 года.

Пожалуйста, подтвердите получение уведомления и ознакомление с ним в системе КЭДО до 20 июля 2024 года.

С уважением,
Начальник отдела кадров ООО «ТехноСфера»
Кузнецова М. В.
(электронная подпись)

• Срок: уведомление вручают не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска.

• Фиксация: если уведомление вручается на бумаге, сотрудник ставит подпись об ознакомлении. Если он отказывается подписывать, составляют акт об отказе в присутствии свидетелей.

• Перенос отпуска: если даты изменились, нужно направить новое уведомление с соблюдением двухнедельного срока.

• Разные виды отпусков: обязанность уведомлять касается отпусков по графику. Отпуска без сохранения зарплаты, учебные и иные, предоставляемые по заявлению работника, отдельно уведомлять не требуется.