Бесит ввод и обработка первички? Читайте этот пост!

Для тех, кого «бесит» ввод и обработка первички

И кто хочет меньше тратить на неё времени

Скажу сразу: совсем не заниматься первичной документацией невозможно. Это обязательная часть работы бухгалтера 🙌🏼.

Но можно упростить этот процесс до автоматизма, делать быстро, без ошибок и траты энергии на перепроверки😉.

Вот, что я сделала в своей бухгалтерской компании:

В один отчётный период я впервые столкнулась с тем, что мы не можем брать новых клиентов🤔. Причина — первичка съедала 80% времени, сотрудники работали, можно сказать, «на последнем издыхании» :

📌 Документы сыпались непрерывным потоком
📌 Контрагенты заполняли их неправильно, сдавали невовремя
📌 Было много специфических документов
📌 Из-за стресса начинали появляться косяки
📌 Из-за паники, что не успеем, — хаос, попытки схватиться за все подряд и ничего не успеть.

Что сделала я? Погрузилась в бухгалтерские процессы и детально отследила, чем занимаются сотрудники.

❌Оказалось, что дело не в непосильной нагрузке и некачественных документах.

❗ Проблема была в отсутствии единой системы работы с первичной документацией:
— с готовыми инструкциями;
— с регламентами;
— с четким соблюдением действующего законодательства;
— с подробными алгоритмами работы по каждому процессу и документу.

Чтобы бухгалтер быстро и правильно работал с первичкой, ему нужный четкие подробные регламенты. 

💡И я поставила себе задачу создать такие регламенты.

На этой ушло несколько месяцев работы меня и сотрудников. Но результат того стоил:

✅ Работа с первичкой больше не вызывает раздражения
✅ Полный порядок в базе 1С
✅ На 40% сократили время обработки
✅ Процесс идёт по единым стандартам качества, мне ни разу не пришлось ничего перепроверять или краснеть перед клиентом за ошибки.

Как это выглядит? Давайте разберем такой регламент.

📍 Где размещены? В Финкопере, бухгалтерском сервисе для организации работы с клиентами. У кого вечный бардак в задачах и работа в режиме "не знаю за что хвататься", рекомендую попробовать, тем , кто в найме, тоже подойдёт 😉.

Разберем Регламент «Составление списка недостающих документов» (блок «Работа с банком»)

📌Цель — обеспечить своевременный контроль закрывающих документов по расчетам с поставщиками и покупателями, выявить недостающие документы, направить клиенту список для устранения разрывов.

📌Результат — сформирован и согласован с клиентом список недостающих документов по счетам 60 и 62.

📌Алгоритм действий — это 5 последовательных шагов, которые должен сделать бухгалтер:
1️⃣ Формирование данных
2️⃣ Подготовка списка
3️⃣ Согласование с клиентом
4️⃣ Дополнительные сверки
5️⃣ Финализация

Каждый шаг подробно и четко описан.

Задача — облегчить интеллектуальную работу бухгалтера, а также обеспечить правильное и точное выполнение работы.

📌Контроль — самопроверка бухгалтером того, что всё сделано правильно. По каким критериям это поверить тоже указано.

Коллеги, вы даже не представляете, сколько энергии и времени вы тратите на то, что "понятно", но "почему-то" каждый раз приходится напрягать голову, думать, вспоминать, по 10 раз перепроверять ☝🏼.

Это очень долго и от этого очень устаешь. Проверено на личном опыте. Кроме того, если работаете со специфическими клиентами, большой риск что-то забыть, недосмотреть и в итоге в последний момент бегать и думать, где взять документы🙄.

Это лишь 1 из 82 регламентов. Кто уже понимает, что хотел бы такой себе, ставьте ❤️.

Чуть позже опубликую видео разбор, как этот регламент работает на практике