«Битрикс24» для финансового департамента: лайфхаки, которые сэкономят ваше время

«Битрикс24» — одна из лидирующий платформ автоматизации бизнес-процессов, которая объединяет в себе множество онлайн-инструментов для управления и оптимизации. Битрикс24 способен значительно облегчить работу всей компании — и в том числе финансового отдела, автоматизировать рутинные задачи и улучшить взаимодействие между сотрудниками. Здесь можно вести базу данных, управлять процессами согласования и выполнения задач, подписывать документы и даже контролировать платежи.

Если вы бухгалтер с собственной аутсорсинговой фирмой или думаете о ее создании, используйте «Битрикс24» как полноценную CRM-систему для работы с клиентами.

Представьте: вы ведете учет клиентов вручную с помощью Excel или Google-таблиц. Менеджеры и бухгалтеры фиксируют каждое взаимодействие с клиентами, отмечают этапы сделки, сроки окончания договоров и даты предстоящих контактов. 

На первый взгляд, такая система кажется эффективной и удобной, но на практике возникают проблемы. Сотрудники не всегда вовремя обновляют информацию, и данные устаревают. Отсутствие актуальных сведений усложняет контроль за состоянием сделок. В результате компания теряет клиентов, но причины остаются неясными, так как нет аналитики. Более того, данные могут оказаться у конкурентов, так как их несложно скопировать.

«Битрикс24» решает эти вопросы: это удобная CRM-система для бухгалтерской компании. Сервис сам напоминает клиенту о необходимости продления тарифа, уведомляет о предстоящих сроках уплаты налогов или текущих акциях. Данные в CRM надежно защищены от копирования.

Вот некоторые общие функции «Битрикс24», которые помогут в управлении бухгалтерской фирмой или финансовым департаментом любой компании:

• Совместная работа. Вы можете обмениваться файлами и редактировать документы в реальном времени с другими сотрудниками, обсуждать проекты.

• Лента. Для обмена новостями и обратной связью есть внутренняя корпоративная социальная сеть.

• Календарь. Это удобный инструмент для планирования личных и корпоративных встреч.

• Диск. Вы сможете хранить данные и получать быстрый доступ к файлам компании на общем диске.

• Мессенджер. Чат и видеозвонки позволяют общаться с коллегами. Можно совершать звонки прямо из задач или встреч.

• Работа с внешними контрагентами. При необходимости с помощью «Битрикс24» можно общаться с поставщиками и клиентами компании (если, нужно, например провести сверку) — для этого предусмотрен инструмент «Коллабы».

С помощью CRM «Битрикс24» вы всегда будете на связи с контрагентами и коллегами и сможете сохранить историю всех взаимодействий. В следующем разделе расскажем об особенных функциях «Битрикс24», полезных именно для финансового отдела.

Работа с документами — одна из основных задач финансового отдела. Встроенный онлайн-редактор «Битрикс24» позволяет командам совместно редактировать договоры, планы и другие документы в режиме реального времени. 

Все изменения автоматически сохраняются: риск потери данных исключен. Вы всегда можете просмотреть историю изменений и восстановить предыдущие версии файлов.

Документы удобно систематизированы в отдельном разделе — это упрощает поиск нужного. Доступ к файлам можно гибко настраивать. Также они легко прикрепляются к задачам, постам или событиям в календаре.

Другая полезная функция «Битрикс24» — роботизация процессов. Встроенные программные роботы RPA позволяют автоматизировать рутинные операции, например согласование документов или оплату счетов. Это ускоряет выполнение задач и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.

Такой подход делает процессы четкими и прозрачными. Вы всегда можете отследить, на каком этапе находится документ.

Функция КЭДО (кадрового электронного документооборота) в «Битрикс24» позволяет подписывать документы с сотрудниками онлайн. Для подписания не нужно приходить в офис или заказывать электронные ключи. Поставить подпись можно онлайн непосредственно в сервисе.

Практически все кадровые документы можно подписывать в цифровом формате. Исключение составляют всего четыре документа: приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае, трудовая книжка, если сотрудник не перешел на ее электронный вариант. 

Эта функция особенно полезна для дистанционных команд или сотрудников, которые часто находятся в разъездах. Все задачи, документы и общение остаются в рамках одного сервиса — так процесс работы становится более комфортным и эффективным.

Чтобы расширить функции «Битрикс24», используйте готовые приложения, доступные в Маркете. Эти решения разработаны с учетом различных бизнес-запросов и позволяют адаптировать платформу под конкретные задачи компании. 

Приложение «Банк Коннект» позволяет объединить данные по счетам компании из разных банков на одном дашборде. Это избавляет от необходимости авторизовываться в каждом банковском приложении отдельно.  

С помощью решения можно:  

• Просматривать баланс каждого подключенного расчетного счета.  

• Отслеживать приходы и расходы по счетам в выбранном периоде.  

• Анализировать историю операций с возможностью фильтровать их.  

• Видеть общий баланс по всем счетам компании в реальном времени.  

Приложение «Инвест.Проекты» автоматизирует работу с инвестиционными проектами, представленными на портале. С помощью решения данные о них можно переносить в «Битрикс24» всего в один клик, создавая лиды или сделки.  

Как это работает:  

• На портале в карточке проекта появляется кнопка с логотипом «Битрикс24». 

• При нажатии на нее информация о тендере автоматически переносится в CRM.  

• Данные распределяются по соответствующим полям лида или сделки, которые можно настроить заранее.  

Приложение «Контур.Проверка контрагентов» позволяет получать отчеты о компаниях с помощью их ИНН прямо из сервиса «Контур Фокус». Данные выводятся на отдельной вкладке в карточке компании в «Битрикс24».

С помощью решения можно получить следующую информацию:  

• реквизиты компании; 

• данные о владельцах и связанных лицах;  

• сведения о финансовом состоянии организации;  

• стоимость бизнеса и др.  

Приложение «Закупки.Клик» упрощает работу с тендерами, размещенными на портале госзакупок. Решение позволяет в один клик переносить информацию о закупках в «Битрикс24» через создание лидов или сделок.  

Особенности приложения:  

• Работает через браузер Google Chrome с установкой специального расширения.  

• На сайте госзакупок появляются кнопки для быстрого импорта данных в CRM.  

• Вся информация о тендере автоматически распределяется по соответствующим полям.  

Приложение «Коннектор платежных систем Off Payments» позволяет интегрировать различные платежные сервисы с «Битрикс24» и организовать прием платежей непосредственно из CRM. Это упрощает процесс оплаты счетов и управление финансовыми операциями.  

Вы можете подключить эквайринг «Т-Банка», «Альфа-Банка», «СБЕРа» и других сервисов, таких как Paykeeper, Cloud Payments, Robokassa, ЮKassa (+СБП) и других. Приложение позволяет использовать их в разных сценариях оплаты — от штатных до выставления ссылок на оплату роботами и формирования графиков платежей.

Компания Off Group предлагает и другие приложения для «Битрикс24»: полный список решений и их описание вы найдете на сайте. Они помогут автоматизировать рутинные процессы, повысить точность данных и сэкономить время. Также наши специалисты предлагают индивидуальную доработку приложений под специфику вашего бизнеса.  

Избегайте рисков при работе с облачным Битриксом

В чек-листе рассказали, как защитить свой портал

Заполните форму, вышлем чек-лист вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ИП Кудрявцев Г.Ю., ИНН 100122575295, erid: 2W5zFHuPBXW