Электронный УПД в 2025/2026: все, что нужно знать бухгалтеру

1. С 1 января 2026 года компании, которые используют ЭДО в работе с контрагентами, обязаны применять электронный УПД. 

2. Перестанут действовать два первичных документа в электронном формате — ТОРГ-12 и Акт выполненных работ (оказанных услуг). Они будут включены в УПД.

3. По новым правилам УПД нужно будет применять для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг.

4. УПД объединит в себе счет-фактуру и первичный учетный документ.

5. Нововведение не отменяет форматы бумажных ТОРГ-12 и Акта выполненных работ (оказанных услуг). 

Далее — подробный обзор законодательных нововведений и их применение на практике.

С начала первого налогового периода 2026 года прекращают действие электронные форматы документов: ТОРГ-12 и Акт выполненных работ (оказанных услуг). 

УПД формата 5.03 введен как единый стандарт для всех участников электронного документооборота, которые отгружают товары, выполняют работы или оказывают услуги. Формат установлен приказом ФНС от 19.12.2023 в ред. от 15.11.2024 № ЕД-7-26/970@.

19 августа 2025 года ФНС опубликовала информационное письмо с рекомендациями для бизнеса — начинать применять УПД, не дожидаясь начала 2026 года. Это позволит спокойно перестроить бизнес-процессы и взаимодействовать с контрагентами по новым правилам. 

Примечание. Изменения касаются только электронного документооборота. Если вы обмениваетесь бумажными версиями товарной накладной и актом выполненных работ (оказанных услуг), то в бумажной версии их можно использовать и после окончания 2025 года.   

Возможность применять УПД формата 5.03 появилась у бизнеса с 1 апреля 2025 года. По задумке регулятора, переход на новую ступень цифровизации документооборота упрощает взаимодействие с покупателями. Бухгалтерам не нужно отдельно оформлять счет-фактуру, накладную, акт с результатами работ (услуг) — УПД объединяет их все.

1. Новые поля для отражения ставок НДС 5 и 7% для компаний на УСН.

До 1 апреля 2025 года действовал постепенный переход от формата 5.01 на 5.02 (для счетов-фактур, УПД). Но затем ФНС обновила версию 5.02 до 5.03. Формат 5.03 учитывает появление специальных ставок НДС 5% и 7% для упрощенцев и позволяет отражать эти налоговые ставки в универсальном передаточном документе.   

2. Обязательное указание реквизитов для прослеживаемых и маркированных товаров.

По новым правилам обязательно нужно указывать реквизиты для прослеживаемых товаров, в том числе тем, которые подлежат маркировке (код товара и идентификатор — по каждой позиции). 

3. Специальные обозначения в УПД разграничивают разные товары: 

• «№2» — прослеживаемые товары;

• «№3» — маркированные. 

4. Обновления в таблицах, касающихся сведений о счете-фактуре, отгруженных товарах и банковских реквизитах.

В приказе ФНС № ЕД-7-26/970@ в таблицах отражены важные для бизнеса изменения: 

• Таблица 5.3 «Сведения о счете-фактуре».

• Таблица 5.13 «Сведения об отгруженных товарах». 

• Таблицы 5.39-5.47 — о банковских реквизитах и адресах.

5. Последние обновления (лето 2025).

В таблице 5.3 «Сведения о счете-фактуре» указана необходимость заполнения строки 5а «Документ об отгрузке». В строке нужно прописывать наименование, номер и дату документа, подтверждающего факт отгрузки (выполнения работ, оказания услуг). 

В письме от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@ ФНС дала рекомендации по заполнению новых версий электронных документов. Налоговая сообщает об изменениях в xsd-схеме приложения № 1 к приказу № ЕД-7-26/970@.    

ФНС настоятельно рекомендует не ждать 1 января 2026, а начать переход на электронный УПД уже в 2025 году. Бухгалтерам это поможет избежать сбоев в документообороте. Разберем, как перейти на работу по новым правилам.

Убедитесь, что ваша программа — 1С или другая система учета — обновлена и поддерживает формат УПД 5.03, корректно ли отображаются ставки НДС 5 и 7%, реквизиты для прослеживаемых и маркированных товаров.

Уточните у вашего оператора, поддерживает ли сервис рекомендации ФНС и как организован обмен актуальным УПД, помогает ли техподдержка адаптироваться к работе в ЭДО по новым правилам.

Заранее предупредите поставщиков и покупателей, что с 2026 года обмен будет вестись через УПД. Договоритесь о переходе на УПД в 2025 году, чтобы заранее выявить и устранить технические или организационные ошибки.

Внесите изменения в учетную политику и инструкции по документообороту. Назначьте ответственных сотрудников за документооборот. Проведите обучение бухгалтеров, чтобы они уверенно работали с новым форматом.

Отправьте несколько УПД реальным контрагентам. Проверьте корректность заполнения реквизитов и загрузки документов в учетную систему.

Общие требования к УПД. Разные статусы универсального передаточного документа позволяют использовать его в разных ситуациях:

1. Одновременно как счет-фактуру и первичный документ (статус 1).

2. Только в качестве первичного документа — накладной, акта (статус 2).

В учетной политике организации отразите форму и порядок применения универсального передаточного документа.

УПД заполняют обе стороны — продавец и покупатель. Например, покупатель заполняет строки, касающиеся приемки товара (работы, услуги). Продавец должен учитывать сроки выдачи счетов-фактур и первичных документов. Например, УПД со статусом 2 нужно оформить при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после его завершения.

На официальном портале проектов НПА опубликован проект ФНС об утверждении электронных форм универсального корректировочного документа (УКД) и корректировочного счета-фактуры (КСФ). 

Переходный период действует до 1 июля 2026 года. Пока компании могут применять старые и новые форматы УКД и КСФ, а после окончания перехода останутся только обновленные документы.  Использование корректировочных документов связано с перестройкой документооборота в соответствии с требованиями ФНС и нормами законодательства (НДС, прослеживаемые товары, маркировка продукции).

Масштабные изменения произошли в сфере транспортной логистики. С 1 сентября 2026 года основные транспортные документы перейдут в электронный формат. Это касается транспортных накладных для разных перевозок (автомобильных, грузовых, железнодорожных). 

С 1 марта 2026 начинает работать реестр экспедиторов на платформе «Гослог». Зарегистрироваться в реестре должны все участники грузоперевозок: грузоотправители, получатели, экспедиторы, транспортные компании. Экспедиторские документы нужно будет формировать в электронном виде и отправлять в ГИС ЭПД.  

Федеральная налоговая служба постепенно переводит бизнес в «цифру», и переход на электронный УПД формата — часть более широкой стратегии. Цель ФНС — полностью отказаться от разрозненных форматов и построить единую экосистему электронного документооборота.

Благодаря УПД налоговая получает полную картину хозяйственных операций в режиме онлайн. В бизнесе снижается риск ошибок в отчетности и повышается скорость сверки данных. Полный переход на электронный документооборот в будущем снизит нагрузку на бухгалтерию.

Переход на электронный УПД с 1 января 2026 года — это шаг к единому стандарту ЭДО в стране и бизнесе. 

Переход на новый формат УПД никак не вредит бизнесу. Наоборот, он упрощает документооборот и снижает вероятность ошибок при заполнении.

Начните готовиться заранее. Проактивные действия в 2025 году помогут:

• спокойно протестировать работу учетных систем и сервисов ЭДО;

• договориться с контрагентами о переходе;

• внести изменения во внутренние регламенты и обучить сотрудников;

• избежать штрафов и претензий налоговой службы.

Чем раньше начнете работать с УПД, тем легче пройдет адаптация к новым правилам 2026 года. 

Работайте с входящими и исходящими электронными документами в сервисе «Доки» — формируйте, согласовывайте, подписывайте и отправляйте. Подключите сервис к своей системе 1С (без оплаты за интеграцию) или пользуйтесь веб-версией. Новым пользователям — три месяца бесплатно. Специалисты «Астрала» помогут с подключением и настройкой.   

Читайте также:

• Новые реквизиты кассового чека с 1 сентября 2025 года: подробное руководство для бизнеса.

• Изменения в законодательстве по премиям с 1 сентября 2025.

• СФР утвердил новые формы документов для выплаты больничных и детских пособий.

Работа с входящими и исходящими электронными документами

Три месяца бесплатно для новых клиентов сервиса Доки

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFGw8RkC