Отпуск без авралов: как подписывать документы удалённо с КриптоАРМ в 2025 году

— А почему наш главный бухгалтер всю неделю опаздывает?

— Отпуск закончится — будет приходить вовремя.

Отпуск летом — стандартная ситуация для большинства россиян. Во время отдыха совершенно не хочется отвлекаться на рабочие задачи, отслеживать чаты и заниматься документами, лёжа на пляже, сплавляясь на байдарках или слушая экскурсовода в туристических местах.

Чтобы работа не отвлекала во время отпуска, руководство должно:

• строить реалистичные планы для выполнения;

• отслеживать нагрузку на отделы и сотрудников;

• расставлять приоритеты между задачами.

Контрольно-надзорные органы могут воспринять наличие подписанных документов в даты отпуска как вызов сотрудника на работу без его согласия. Поэтому рекомендуется оформлять отзыв сотрудника из отпуска. Второй вариант, наиболее популярный — передавать полномочия по подписанию электронных документов другим сотрудникам.

Если главный бухгалтер уйдёт в отпуск и его обязанности никому не передадут, то подписывать все документы должен директор. Поэтому важно своевременно выдавать электронные доверенности, которые дают право подписывать электронные документы от имени компании при взаимодействии с контрагентами, покупателями, работниками, госорганами.

Чтобы подписать электронный договор, допсоглашение, МЧД или иной документ электронной подписью, вам понадобится:

1. программа КриптоАРМ, например КриптоАРМ ГОСТ 3 для десктопа;

2. криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, ознакомительный период — 90 дней;

3. сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.

КриптоАРМ ГОСТ 3 — сертифицированное средство электронной подписи. Предназначено для работы с электронными документами и письмами на Windows, Linux, macOS. Ознакомительный период использования — 30 дней.

С помощью обеих программ:

• подписывают электронные договоры, акты, сметы, технические задания и сметы;

• шифруют конфиденциальную информацию в рамках соглашения о неразглашении (NDA);

• проверяют действительность подписи полученных электронных документов;

• подписывают машиночитаемую доверенность (МЧД);

• создают запросы на выдачу сертификата электронной подписи.

Подписание электронных документов доступно в течение 30 дней бесплатно, а проверка подписи бесплатна всегда. Всё это делает КриптоАРМ удобным средством для работы с электронными документами.

При передаче полномочий нет разницы, кто идёт в отпуск: директор организации, действующий без доверенности, главный бухгалтер или иной сотрудник, действующие по доверенности. Порядок действий будет одинаков:

1. Директор формирует МЧД на другого сотрудника и подписывает её электронной подписью организации.

2. Этот сотрудник подписывает договоры, акты, ТЗ и иные документы во время отпуска основного сотрудника, прикладывая МЧД.

Подробнее про МЧД мы писали в статье «Как оформить МЧД на сайте ФНС 2025 году».

Таким образом, можно передать полномочия одного работника другому или распределить нагрузку на нескольких сотрудников. Например, полномочия директора подписывать документы в сфере трудовых отношений передать кадровику, документы с контрагентами — бухгалтерам, а документы для электронного взаимодействия с налоговой службой — руководителю финансового отдела.

КриптоАРМ ГОСТ 3

30 дней бесплатного пользования. Совместим с КриптоПро CSP 5.0. Для работы с электронными документами на компьютере

Скачать дистрибутив

Подробная инструкция по подписанию электронных документов в КриптоАРМ ГОСТ 3 представлена в статье «Как подписать документ электронной подписью».

МЧД — электронная доверенность, которая подтверждает полномочия на подписание электронных документов от лица компании.

Особенность подписания МЧД — отсоединённый вид подписи и наличие штампа времени. Штамп времени фиксирует информацию о дате и времени подписания электронной доверенности. Мы рекомендуем подписывать МЧД со штампом времени, поскольку сертификат УКЭП организации действует 12/15 месяцев, а доверенность может действовать гораздо дольше. Штамп времени снимает вопросы у получателя о действительности подписи МЧД по истечении срока действия сертификата УКЭП.

Чтобы подписать МЧД в КриптоАРМ ГОСТ 3:

1. Откройте Меню — раздел Документы — мастер Подпись и шифрование.

2. Активируйте операцию Подписать.

3. В Настройках операций измените стандарт подписи на CAdES-T и введите адрес TSP сервера, выберите вид подписи — Отсоединённая.

4. Выберите сертификат организации из списка личных сертификатов и загрузите файл МЧД для подписания.

5. Нажмите Выполнить — Продолжить.

6. Введите пароль на защищённый носитель.

7. Электронная доверенность подписана. Файл подписи формата SIG находится в папке с исходным файлом.

Оба файла передайте сотруднику, который будет исполнять обязанности во время отпуска другого работника.

После получения файлов МЧД сотрудник вправе подписывать договоры, приказы и иные документы согласно переданным полномочиям.

Чтобы подписать электронный документ и приложить МЧД:

1. Откройте Меню — раздел Документы — мастер Подпись и шифрование.

2. Активируйте операцию Подписать.

3. При необходимости, в Настройках операций измените стандарт подписи, кодировку, вид подписи и формат файла подписи.

4. В Настройках операций активируйте функцию Создавать пакет (архив) для каждого подписываемого документа.

5. Выберите личный сертификат и файлы доверенности форматов XML и SIG.

6. Загрузите документы для подписания.

7. Нажмите Выполнить — Продолжить.

8. Введите пароль на защищённый носитель.

9. Сформирован архив, содержащий документы, подписанные УКЭП сотрудника, и файлы электронной доверенности.

Архив направляйте второй стороне: контрагенту или дистанционному сотруднику.

Бухгалтер, оказывающий услуги по бухучёту по гражданско-правовому договору, самостоятельно решает, когда у него отпуск. Он не согласовывает даты с клиентами или заказчиками, так как не работает у них в штате.

Однако во время отпуска фрилансера-бухгалтера могут возникнуть форс-мажорные ситуации у его заказчиков, когда потребуется срочная консультация или отправка финансовых документов.

Также не исключаем случаи, когда к нему обращаются новые клиенты, которым нужно подготовить документы ещё вчера.

В ситуациях, когда нужно срочно отправить электронные документы, подписанные электронной подписью, в том числе приложив МЧД, рекомендуем воспользоваться КриптоАРМ Mobile.

1. Подключите защищённый носитель к смартфону.

2. Добавьте документ.

3. Откройте мастер Подпись и шифрование в нижней части экрана. Откроются настройки профиля.

4. Выберите операцию Подпись, личный сертификат и параметры подписи (стандарт, вид, кодировка, формат файла подписи и действия при соподписи).

5. Нажмите Сохранить и Выполнить (стрелочка в правом нижнем углу).

6. Для подтверждения ознакомления с содержимым подписываемых документов нажмите Продолжить.

7. Введите пароль.

8. Документ подписан электронной подписью. Его можно отправить второй стороне, нажав на контекстное меню и выбрав Поделиться.

Таким образом, для отдыха во время отпуска вы можете:

• передать полномочия другому сотруднику с помощью МЧД, которая подписана в КриптоАРМ ГОСТ 3;

• подписать электронные документы удалённо с помощью КриптоАРМ Mobile.

КриптоАРМ Mobile

Электронная подпись и шифрование файлов на смартфоне. Бесплатно 30 дней.

Узнать подробнее

Реклама: ООО «Цифровые технологии», ИНН 1215039585, erid: 2W5zFJNWsC4