ЭТрН заменит собой бумажный документ. Уже сейчас перевозчики могут по желанию переходить на новый формат работы, не дожидаясь, когда изменения вступят в силу.
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это аналог бумажной накладной в XML-формате. Документ нужен для подтверждения факта сделки и расходов на перевозку. Каждый участник вносит сведения в свою часть накладной (титул), подписывает ее электронной подписью и передает дальше по цепочке.
В документе фиксируются все ключевые сведения о перевозке: полные данные грузоотправителя, получателя, перевозчика (наименование, ИНН, адреса); информация о грузе (наименование, количество, вес, стоимость); параметры транспортного средства (госномер, марка, прицеп), данные водителя. Указывается маршрут с адресами погрузки и выгрузки, дата и время, выделенное для каждого этапа. При необходимости прописывают особые условия. Например, указывают температурный режим хранения.
Документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. С 1 сентября 2026 года электронный формат накладной станет обязательным для всех участников перевозок. ЭТрН не используется только в трех случаях:
покупатель забирает товар самовывозом;
продавец доставляет товар собственным транспортом, при этом услуга перевозки включена в общую цену, а не выделена в договоре отдельной строкой;
речь о перевозке товара в контейнере — для таких случаев оформляют сопроводительную ведомость вместо ЭТрН.
Во всех остальных ситуациях, при наличии договора перевозки и стороннего заказчика, ЭТрН обязательна. Если одну перевозку разделили на несколько частей, то для каждой из них оформляют отдельную накладную.
Актуальная форма документа утверждена приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@.
Переход на ЭТрН сокращает расходы на бумагу, упрощает взаимодействие с госорганами и контрагентами, исключает риск потери документов. Для работы с транспортной накладной и другими перевозочными документами рекомендуем подключить сервис «1С-ЭПД». Это встроенное в 1С решение для создания, обмена и хранения ЭТрН и других ЭПД. Что включено: все актуальные формы документов, автоматические уведомления об изменениях, роуминг с другими операторами, мобильное приложение для водителя и многое другое!
Как заполняется ЭТрН и какие титулы она содержит
ЭТрН состоит из отдельных блоков, которые называются титулами. Каждый титул заполняет и подписывает тот участник, который отвечает за конкретный этап перевозки. Обязательных титулов четыре.
Титул 1 (Т1) — Грузоотправитель. Первый участник сделки формирует документ и вносит ключевую информацию. Указывает участников грузоперевозки, данные о грузе, маршруте, машине, водителе. Титул подписывается с помощью квалифицированной электронной подписи — КЭП. Документ вместе с товаром направляются перевозчику.
Титул 2 (Т2) — Перевозчик/водитель. Перевозчик подтверждает, что принял груз. Если есть расхождения при погрузке, то они фиксируется, титул подписывается КЭП. Водитель открывает мобильное приложение, изучает данные ЭТрН, проверяет их и подписывает титул простой электронной подписью — ПЭП. После этого машина может отправляться в путь.
Титул 3 (Т3) — Грузополучатель. Когда груз оказывается на месте, получатель подтверждает факт доставки, отмечает время разгрузки, количество товара, его состояние. Титул заверяется КЭП.
Титул 4 (Т4) — Перевозчик/водитель. Перевозчик указывает, что груз выдан получателю и рейс завершен. Ставит КЭП. Водитель подтверждает сдачу груза и заверяет титул ПЭП. Далее документация отправляется бухгалтеру для учета и оплаты.
В ЭТрН есть и другие титулы (Т5-Т9), которые заполняются в нестандартных ситуациях и используются по необходимости. Например, водитель заболел в дороге и пришлось его заменить, сменили машину из-за поломки, скорректировали маршрут следования. Здесь же фиксируются изменения условий сделки: уменьшилась или выросла цена, получатель отказался от части груза или поменял адрес доставки.
После завершения рейса документ остается в сервисе ЭДО (например, в «1С-ЭПД») и передается в государственную систему ГИС ЭПД, где хранится на протяжении 5 лет. Все участники сделки могут в любой момент зайти и изучить информацию.
Что меняется с 1 сентября и как перейти на ЭТрН
Сфера грузоперевозок переходит на ЭДО, с 1 сентября электронные перевозочные документы становятся обязательными согласно 140-ФЗ, и речь не только про транспортную накладную. В электронном формате будет оформляться сопроводительная ведомость, договор фрахтования, заказ-наряд, заказ-заявка, в отдельных случаях еще и путевой лист. Это касается практически всех коммерческих перевозок.
Для работы с электронными документами запущена государственная система ГИС ЭПД. Вся документация передается и хранится там, а компаниям нужно заключить договор с аккредитованным оператором ЭДО из списка Минтранса, чтобы получить доступ к ГИС ЭПД и начать обмен документами. Для экспедиторов правила еще строже — им нужно дополнительно зарегистрироваться в реестре ГосЛог для законной работы.
Времени на подготовку остается немного — у перевозчиков есть всего несколько месяцев на то, чтобы отладить процессы, выбрать оператора ЭДО и сделать тестовые обмены с партнерами.
Для успешного перехода на ЭТрН следуйте этим шагам:
1 — Выберите сервис для работы с ЭПД. Выбирайте только среди аккредитованных Минтрансом операторов, актуальный перечень смотрите здесь. Сравните тарифы, узнайте о наличии роуминга, мобильного приложения.
2— Назначьте и обучите ответственных. Определите, кто из сотрудников (логисты, менеджеры, водители) будет работать с ЭТрН. Проведите обучение и настройте доступы к выбранному сервису. Водителю может понадобиться смартфон для работы с мобильным приложением.
3 — Оформите электронные подписи и МЧД. Нужны УКЭП для руководителя и УНЭП плюс машиночитаемая доверенность для сотрудников. Водителю достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
4 — Обсудите переход с контрагентами. Свяжитесь с деловыми партнерами, отправьте приглашения в сервис для ЭДО, внесите правки в договоры и проведите тестовый обмен ЭТрН.
Ищете надежный сервис для работы с ЭТрН? Тогда рассмотрите «1С-ЭПД»!
Сервис «1С-ЭПД» позволяет создавать, обмениваться и хранить электронные транспортные накладные в программе 1С. Система оперативно уведомляет обо всех обновлениях в документе. Вы сразу узнаете о том, что партнер внес корректировки, изменил маршрут или подписал свою часть накладной.
С помощью сервиса вы упрощаете взаимодействие с госорганами, ускоряете обмен данными с другими участниками сделки, снижаете до минимума риск подделок и утери документации. В «1С-ЭПД» доступны все актуальные формы ЭПД, в том числе ЭТрН, поддерживается роуминг с другими операторами, есть мобильное приложение для водителя и не только!
Подключить 1С-ЭПД можно в «Е-Офис 24». Специалисты нашей техподдержки бесплатно помогут с подключением сервиса к программе 1С, обращайтесь!
Читайте больше в блоге:
Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: 2W5zFGKvAky
