График отпусков: когда нужен приказ и как упростить формирование ГО с КЭДО

Трудовой кодекс (ст. 123) обязывает работодателя утвердить график отпусков на очередной год. Однако сам по себе ТК не требует конкретной формы приказа — достаточно, чтобы график был утвержден (например, грифом «Утверждаю»).

• Если вы используете стандартную форму (например, унифицированную Т-7), которая уже содержит гриф утверждения, отдельный приказ не обязателен.

• Если же график составлен на собственной форме без грифа утверждения — тогда отдельный приказ необходим.

Важно: наличие приказа — важный юридический страховочный механизм. Особенно в организациях с внутренней формой документа и нестандартной политикой отпусков.

Согласно ст. 123 ТК график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года.

Важно: при наличии представительного органа работников (профсоюза) нужно заложить дополнительное время для учета его мнения — обычно до 5 рабочих дней.

Если сроки пропущены — риск нарушить требования ТК, особенно при проверках инспекции труда.

Если вы оформляете отдельный приказ, он должен содержать:

• наименование организации, ее реквизиты;

• номер и дату приказа;

• в содержательной части — формулировку, например: «Утвердить график отпусков работников ООО/ИП «_» на 2026 год», с указанием, что график приложен.

• при необходимости — назначение ответственных за ознакомление сотрудников, контроль исполнения, уведомления и пр. 

• подпись руководителя и при необходимости ответственных лиц.

Если график оформлен по форме Т-7 и в нем есть гриф утверждения — достаточно заполнить ее, дополнительный приказ не требуется. 

Скачайте по ссылке образец Графика отпусков на 2026 год.

Форма Т-7 по-прежнему актуальна и имеет право на жизнь, хотя законодательство не обязывает ее использовать строго.

Преимущества использования Т-7:

• готовый и знакомый кадровикам формат;

• наличие грифа «Утверждаю» — позволяет обойтись без отдельного приказа; 

• легко комбинировать с внутренними учетными системами и кадровым документооборотом (например, в вашей системе).

Нюанс: если при составлении графика вы используете собственную форму — обязательно предусмотрите реквизиты для утверждения, либо оформите отдельный приказ.

В график отпусков включаются все работники, имеющие право на ежегодный оплачиваемый отпуск — штатные, совместители, сотрудники по срочным договорам, иные лица (если им положен отпуск по ТК). 

Важно:

• Если сотрудник не отработал шесть месяцев — также необходимо включать,  правило полугодовой «отработки» относится только к моменту предоставления отпуска, а не к включению в график.

• Все разновидности отпусков (основной, дополнительный, учебный, по льготам) при планировании желательно учитывать заранее — чтобы избежать пересечений и нарушений.

Документы — и график отпусков, и приказ об утверждении  — должны храниться наравне с кадровыми и трудовыми. По практике кадровиков и бухгалтеров, хранение минимум 3 года после окончания действия графика — стандарт.

Нюанс: если в компании используется электронный документооборот (например, система КЭДО), хранение можно и нужно организовать в цифровом архиве — это облегчит доступ при аудите и проверках.

Если организация не утвердила график отпусков своевременно — возможна административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).  Отсутствие утвержденного графика, неознакомление работников с ним или с изменениями — приводит к штрафам:

• для организации, от 30 000 до 50 000 ₽ за первое нарушение. За повторное нарушение отсутствия графика отпусков предусмотрен штраф от 50 000 до 70 000 рублей (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

• для должностных лиц — 1 000–5 000 ₽; при повторном нарушении отсутствия графика отпусков — от 10 000 до 20 000 рублей или в качестве альтернативного наказания предусмотрена дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. 

Рассмотрим формирование Графика отпусков с применением КЭДО EmplDocs. В отличие от разрозненных сервисов или подготовки ГО в Excel-шаблонах, система КЭДО содержит раздел для управления Графиком отпусков и работает в связке с кадровыми документами в 1С:ЗУП (и другими версиями 1С), согласованиями, ЭП и настраиваемыми маршрутами.

С помощью EmplDocs можно:

• формировать график сразу в форме Т-7 или в своем корпоративном шаблоне;

• График отпусков с возможность планировать сотрудниками онлайн и согласовывать с руководителем — система сама подсказывает пересечения по датам, неиспользованные дни, обязательные периоды, а руководитель можем корректировать даты онлайн.

• автоматически генерировать приказ об утверждении (при необходимости) с учетом всех реквизитов;

• контроль выполнения графика — вы видите фактические даты отпусков, переносы, замены, остатки и изменения за год.

• отправлять на подписи по маршруту с уведомлениями сотрудникам и отслеживать факт ознакомления.

• хранить график и приказ в одном электронном архиве, с метками, версиями, подписанием;

Утверждение — один из самых проблемных этапов для компаний, где много руководителей или сложная структура.

В КЭДО EmplDocs этот процесс выглядит так:

1. Запуск маршрута согласования — вы выбираете схему (настройка «по иерархии», «по подразделениям», «по ролям» или индивидуально).

2. Руководители получают задачи в личном кабинете. 

3. Можно вносить изменения прямо в системе, если руководитель предлагает перенести дату, кадровик видит корректировку.

4. Финальное утверждение — график подписывается ответственным лицом, автоматически отправляется в архив документов.

Система учитывает требования трудового законодательства и исключает ситуации, когда график утверждают позднее срока или с нарушением обязательных частей отпусков.

1. Учет фактических отпусков. Система отображает не только план, но и выполнение: кто ушел раньше, кто переносил, кто использовал дополнительный отпуск.

2. Уведомления работникам. Работники видят свои даты в личном кабинете и получают напоминания в установленный срок, этим закрывается требование уведомления за 14 дней.

3. Встроенные правила компании. В EmplDocs можно закрепить свои правила планирования отпусков — например:

• минимальный период — 14 дней;

• обязательный отпуск летом;

• ограничение количества сотрудников из отдела в один период.

4. Связка с кадровыми документами в 1С. На основе графика автоматически формируются:

• заявления;

• приказы;

• уведомления;

• служебные записки о переносе.

5. Аналитика и отчетность. Есть визуализация ГО подразделений по месяцам, отчеты для бухгалтерии, а также данные для планирования отпускных.

Все готово для быстрого старта

Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе

Записаться на демо:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Да, в системе можно вносить изменения в график в течение всего года. Каждое изменение фиксируется в журнале, а руководители и сотрудники получают уведомления.

EmplDocs устанавливается на сервер компании, исключая передачу данных во вне и третьим сервисам. Доступы настраиваются по ролям, что исключает просмотр чужих данных.

Система автоматически контролирует сроки уведомлений, корректность периодов, остатки отпусков и обязательные части. Это снижает риск нарушений со стороны работодателя. К тому же есть функция автоматической отправки на подписи — Обязательного подписания (ЛНА, приказы) для всех сотрудников, что исключает ручной труд кадровых специалистов для подписи Графика отпусков.

Есть возможность для тестирования КЭДО по индивидуальному запросу заказчика. 

Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFGgnTxC