Как провести чек от самозанятого в 1С: оптимизация работы с первичными документами

Это требование обязательно для соблюдения всеми самозанятыми, и его нарушение грозит виновной стороне штрафными санкциями. Однако здесь в помощь плательщикам НПД приходит специальная программа на сайте ФНС «Мой налог». Она учитывает поступления расчетов от контрагентов, подсказывает, когда пробивать чек самозанятого, формирует ссылку на виртуальный бланк и отправляет скан готового документа на указанный электронный адрес.  

Требование о предоставлении подтверждающих документов плательщиками НПД действует уже пять лет, но до сих пор многие бухгалтера не знают, как правильно отразить полученные чеки самозанятых в 1С. Эта статья ответит на все вопросы специалистов и поможет построить работу с самозанятыми гражданами строго в рамках закона.

Граждане, которые являются плательщиками налога на профессиональный доход (НПД), могут работать как с предпринимателями, так и с юридическими лицами. Для последних выставление чека самозанятым является обязательным: этот документ поможет обосновать понесенные расходы и учесть их при расчете налога на прибыль.

Обратите внимание: сотрудничество с самозанятым очень выгодно для предприятия. Раньше, работая с физлицами по договору найма или по соглашению ГПХ, юридическое лицо обязано было перечислять за такого исполнителя всю сумму НДФЛ и социальные взносы. Сотрудничество с самозанятым гражданином избавляет от дополнительной налоговой нагрузки: получив доход, такое лицо самостоятельно начисляет и уплачивает НПД, не привлекая к этому заказчика.

Обязанность самозанятых создать чек на полученную сумму закреплена в ч. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ. Это документ в бумажной или электронной форме, в котором согласно п. 8–10 ст. 15 закона № 422-ФЗ должны быть перечислены следующие реквизиты:

• ИНН заказчика;

• наименование товаров и услуг;

• сумма расчета.

Обратите внимание: другие документы от плательщика НПД не требуются. После создания чека самозанятый передает его компании, которая произвела оплату, для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете.  

В некоторых случаях вместе со счетом и чеком на оплату самозанятому юридические лица требуют составить акт. Этот документ не является обязательным, но ФНС рекомендует предоставить его для более точной фиксации даты и факта осуществления хозяйственной операции. Кроме того, в акте дается более детальная расшифровка выполненных работ или оказанных услуг, что позволяет проверить правильность отнесения затрат на расходы компании.

А как учитывать НДС юрлицам, получив от самозанятого только чек и акт? Следует помнить, что плательщики налога на профессиональный доход полностью освобождены от обязанности начислять и уплачивать НДС. Значит, они не выставляют счета-фактуры с выделением суммы этого налога. И прежде чем загрузить чек от самозанятого в 1С, проверьте, чтобы в нем не было выделения НДС. Иначе документ недействителен, и вам придется попросить гражданина оформить его повторно.

Если компания работает с одним или двумя самозанятыми, быстро проверить и внести их чеки не составляет труда. Если же количество плательщиков НПД значительно больше, приходится задумываться об автоматизации обработки первичных документов. Иначе, чтобы проверить чек самозанятого и внести его в 1С, придется тратить слишком много времени:

• бухгалтер создает платежное поручение с указанием вида операции «Прочие списания» и отправляет его в банк для исполнения;

• затем для оприходования товара или услуги создается документ «Поступление», куда нужно вручную вносить номера чеков.

При таком способе внесения данных специалист может легко пропустить или потерять нужный документ, а также допустить ошибку при указании реквизитов.

В новых версиях 1С предусмотрена возможность учесть сразу всех исполнителей на спецрежиме, включая плательщиков НПД, а также легко вносить в 1С чеки самозанятых. Теперь в программе есть функция формирования резерва по выплате таким лицам, которая по умолчанию отключена. Для ее включения необходимо зайти в раздел «Настройки» в главном окне программы, выбрать пункт «Функциональность», слева в колонке выбрать «Расчеты». Затем в правом поле нужно найти строку про выплаты самозанятому и поставить галочку.

Чтобы проверить чек самозанятого и внести его в базу, необходимо выполнить некоторые настройки:

• занести плательщиков НПД в справочник «Контрагенты»;

• в карточке в поле «Вид контрагента» выбрать пункт «Самозанятый».

Если ваша компания сотрудничает с несколькими плательщиками НПД с одинаковым набором услуг, при заполнении нового документа «Выплаты самозанятым» в разделе «Покупки» в шапке можно указать «Единая» и рядом прописать ее наименование. Если услуги разных контрагентов отличаются по содержанию, выберите «В списке» и пропишите их типы в табличной части документа.

Печатная форма документа по выплатам самозанятым выводится в форме реестра, который можно выгрузить в Excel для отправки в банковское учреждение. Здесь же после колонки с суммами есть колонка для реквизитов чеков самозанятых для 1С. Информация в нее заносится автоматически из документа «Списание с расчетного счета», который проводится бухгалтером для закрытия расчетов с контрагентами на спецрежимах. Если же в списании не оказалось информации о чеках, можно заполнить эту колонку вручную.

Обратите внимание: благодаря новому способу внесения чеков самозанятых в 1С можно не создавать документ «Поступление», чтобы отразить входящие акты от плательщиков НПД. Однако многие отказываются от использования упрощенной технологии введения данных, чтобы все же провести акты от самозанятых, поскольку сотрудники ФНС всегда спрашивают их во время документальной проверки.

Сколько времени вы тратите на работу с первичкой?

Ответьте на 3 вопроса и рассчитайте за 1 минуту, сколько времени вы можете высвободить для важных дел

Рассчитать

В зависимости от выбранного способа внесения чеков самозанятых в 1С — с актом или без него — разработчики предлагают два варианта ввода первичных документов:

1. Те, кто выбрал новый способ, вносят чеки вручную. В документе «Списание с расчетного счета» или «Выплаты самозанятым» следует выбрать локальный файл и прикрепить его к документу.

2. Для старого способа предусмотрен полуавтоматический режим, позволяющий загрузить чек самозанятого в 1С. Опция «Загрузка чеков самозанятых» требует несложного заполнения: в шапке указывают сведения о компании, а в табличной части ставят ссылку на чек, чтобы подтянуть его из программного обеспечения налоговой. По клику «Загрузить» создается новый документ «Поступление», который необходимо проверить и провести.

Перечисленные способы оптимизируют введение в 1С чеков самозанятых лишь частично, не освобождая бухгалтера от ручного труда. Поэтому высокий риск ошибок сохраняется, а большое количество входящих документов отнимает немало ценного рабочего времени.

Чтобы быстро проверять чеки самозанятых и вносить их в учетную базу, используйте мультисервис Entera. Она с легкостью распознает первичные документы в виде бумажного бланка или электронного файла, а также умеет считывать необходимые реквизиты по QR-коду. Высокая точность прочтения 98% позволяет не тратить время на проверку внесенных данных, а опция пакетной загрузки помогает справиться с десятками чеков за несколько минут.

Благодаря продуманной настройке Entera:

• может собирать чеки самозанятых и другие первичные документы из разных источников — электронной почты, ЭДО, МФУ, а также обрабатывать фото со смартфонов, считывать ссылки и сканировать бумажные бланки;

• распознает и сортирует по типу чеки, счета и договоры;

• автоматически заполняет реестры в 1С, быстро создает платежки и необходимые проводки по каждому документу;

• самостоятельно вносит самозанятого в список контрагентов с указанием ФИО и ИНН;

• помещает обработанные документы в собственный электронный архив;

• автоматически прикрепляет оригиналы к записям в 1С;

• полностью совместима и работает с официальным API ФНС для подтягивания нужных документов из налоговой базы.

Использование Entera при обработке чеков самозанятых в 1С значительно упрощает работу бухгалтера и снижает риск возможных ошибок:

• каждый документ проверяется на подлинность;

• ни один бланк не затеряется и не будет случайно продублирован;

• для каждого чека, в том числе при потоковой загрузке, создаются правильные проводки;

• на внесение одного чека уходит в 10 раз меньше времени, чем при ручном вводе данных.

Благодаря мультисервису Entera вам не придется откладывать введение чеков самозанятых в 1С до начала отчетного периода. Загружайте сразу пакет первичных документов и занимайтесь более важными делами, пока программа самостоятельно прочитает и обработает все бланки. А позже вам останется только создать новые документы в 1С по одному клику н и провести данные, не тратя лишнее время на их проверку.

Хотите попробовать бесплатно? Оставьте заявку по ссылке или заполните форму ниже, чтобы получить доступ к бесплатному тестовому периоду для пробного внесения в базу десяти любых первичных документов.

Желаете попробовать?

Оставьте заявку и бесплатно внесите в 1С любые 10 документов во время тестового периода пользования Entera

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: 2W5zFGf8P5i