DataDoc — оптимизация документооборота внутри CRM-системы
В DataDoc обратилась управляющая Анна, представитель бьюти-пространства и центра косметологии “Афина”. Она лично ведет документооборот, поэтому наиболее заинтересованный сотрудник в автоматизации операционной деятельности. Кроме неё документы для клиентов формируют администраторы на ресепшн.
*Имена и название мы заменили, но сохранили всю историю клиента.
Анна нашла компанию DataDoc в маркетплейсе интеграций у партнеров CRM-системы YCLIENTS и обратилась к нам за автоматизацией формирования документов целенаправленно.
Конструктор документов DataDoc можно интегрировать в виде виджета в такие CRM-системы, как amoCRM, Битрикс24 и YCLIENTS. Это очень удобно, если вы уже используете данные CRM-системы в своей работе, как Анна.
Раньше в “Афине” была другая CRM-система, а с переходом в YCLIENTS у Анны появилась потребность в настройке шаблонов для клиента. Анне необходимо регулярно формировать: договор на оказание услуги, акт с перечислением выбранных услуг, согласие на обработку персональных данных для каждого клиента.
“Я думала, что может можно и самим все печатать, так как в целом текст документов юристы нам составили. Но вносить вручную данные клиента, да еще и в несколько документов — проблематично.
Дополнительно при выборе услуг для договора администраторы вносили постоянные ошибки и путались в названиях. Хотелось бы как-то оптимизировать весь этот процесс внутри работы CRM-системы.”
В результате работы с DataDoc, за счёт настройки шаблонов в “Афине” у Анны высвободилось личное время, сократилось время ожидания клиента на ресепшн и время администраторов на обучение и формирование документов. Рассказываем, как все работает при использовании конструктора DataDoc в связке с YCLIENTS на примере настройки шаблонов для Анны.
Оптимизация формирования документов в центре Косметологии
Мы сотрудничаем с CRM-системами, так как хотим сократить время собственников бизнеса и специалистов внутри компаний на операционной рутине. Мы хотим, чтобы специалисты больше уделяли внимание сервису, стратегическим задачам, коммуникациям с клиентами, и не тратили время на заполнение бумажек.
Ниже пошагово показываем, как можно сократить время работы с документами без дополнительных программ, надстроек и IT-платформ.
Шаг 1: Подготовка личного кабинета.
Чтобы попробовать возможности конструктора документов DataDoc в работе в тестовом режиме, нужно зайти в маркет YCLIENTS и найти нас по названию:
Далее у вас появляется удобный виджет, которым можно пользоваться внутри системы по клику.
Аналогично мы можем установить виджет и в amoCRM, и Битрикс24. Поэтому если у вас другая CRM-система, напишите нам — мы ответим на вопросы.
Шаг 2: Настройка шаблонов.
При установке виджета регистрироваться нигде не нужно. Прямо в карточке записи можно будет выбрать подготовленный набор документов и сформировать итоговые версии. Можно посмотреть, как это выглядит на минутном видео.
Заранее требуется только настроить шаблоны документов, что и сделали для Анны: внесли все постоянные части документов и разграничили переменные.
У Анны документ видоизменялся, если заказчик косметологических услуг не совпадал с пациентом, поэтому мы сразу вынесли это в вопросно-ответную форму.
Когда DataDoc используется, как виджет в CRM-системе, то данные из полей карточки записи/лида автоматически подставляются в документ в нужном виде. Можно будет все формировать внутри карточки и еще больше экономить время на рутинном документообороте.
Если каких-то данные в карточке все же не оказалось, то их можно легко заполнить с помощью удобных функциональных возможностей. При этом для более быстрого оформления документов в полях шаблона есть “умные переменные”.
Они подсказывают пользователю или заполняют поля автоматически на основе уже введенных данных:
Ограничители для корректного ввода данных. Каждое поле определенного типа. При заполнении данных, сервис просто не даст сделать ошибки. Например, при записи электронной почты вы не забудете @, а в номере телефона точно укажите все цифры.
Подсказки и выпадающие списки. DataDoc интегрирован с внешними справочниками и имеет собственные базы. Поэтому вам не придется заполнять вручную полный адрес или наименование органа, выдавшего паспорт. Достаточно будет ввести первые символы и форма предложит перечень выбора с максимальной точностью. А все внутренние клиентские базы можно загрузить в справочник личного кабинета и не придется вводить данные несколько раз. При работе с виджетом YCLIENTS, мы также автоматически можем подставлять данные из перечня услуг в YCLIENTS.
Автозаполнение данных. Можно указать код подразделения из паспорта физического лица и тогда место выдачи заполняется автоматически.
У Анны каждому клиенту нужно готовить одновременно несколько документов. Для каждого документа мы настроили шаблон и поместили в специальную папку. Когда клиент обратится за услугами в косметологический центр его данные зафиксируются в карточке записи YCLIENTS и достаточно будет нажать на виджет DataDoc прямо в карточке и выбрать нужный шаблон. Данные, уже содержащиеся в карточке записи пациента продублируются в документ автоматически.
Это особенно актуально в косметологических центрах, стоматологических клиниках, любых других учреждений, где требуется вместе с договором на оказание услуг, брать согласие на обработку персональных данных и печатать акт об оказании услуг.
А если клиент приходит повторно, то все его данные уже сохранились в справочнике личного кабинета. Подставить персональные данные в новые документы можно будет буквально за 2 секунды: нажимаем на кнопку “физическое лицо” и вводим первые буквы фамилии — данные клиента найдены. То есть данные пациента вносятся один раз, при повторном обращении уже подставляются из справочника.
При этом все персональные данные надежно защищены. Компания DataDoc зарегистрирована, как оператор персональных данных Роскомнадзором, и вся информация хранится на серверах в РФ.
Шаг 3: Настройка в шаблоне уникальных полей для косметологических услуг
В конструкторе DataDoc можно сделать настройки под индивидуальный запрос и упростить максимально все переменные части договора. В косметологической клинике “Афина” множество процедур и услуг, пациент часто выбирает комбинацию из нескольких, и все изменения нужно оперативно внести в документы.
Мы ввели поля про услуги клиники. Благодаря интеграции DataDoc c YCLIENTS можно при создании документа выбирать нужные услуги, информацию о которых необходимо подставить в договор. Данные подтягиваются из перечня услуг YCLIENTS.
В результате Анна получила комплект шаблонов документов, необходимый для подписания при оказании косметологических услуг.
Теперь у Анны и ее сотрудников на заполнение такого пакета документов уйдет примерно 15 секунд для постоянного клиента и 1 минута для нового. В бьюте-пространстве ожидание клиента в зоне ресепшн — это визитная карточка и часть сервиса. А для Анны лично — экономия времени своего и администраторов, плюс устранение всех ошибок в документации.
Важное про трех пользователей в личном кабинете
Анна переживала, что строгие ограничения пользователей в тарифе будут создавать трудности при работе на разных гаджетах.
Мы рассматриваем тариф на троих пользователей. Если Администратор №1 войдет в рабочее пространство на компьютере, а потом войдет в личный кабинет в приложении на телефоне, а потом войдет еще с рабочего планшета…то я не смогу уже войти, пока администратор не завершит сессию на каком-нибудь устройстве?
И мы не задумывались ранее, что это может быть важно. У нас пользователь тарифа — это учётная запись. Не имеет значение через сколько гаджетов зайдет в систему Администратор №1, он все еще представляет одного пользователя. Однако, если включены параллельно 2 сессии с одного профиля, то первая автоматически будет прервана. Вам не придется отключать что-то вручную.
Кроме того, внутри личного кабинета можно сделать для администраторов дополнительные ограничения доступа. Например, они смогут видеть и формировать только документы для пациентов, а дополнительные документы компании будет видеть только Анна. Все это предусмотрено настройками.
В небольших компаниях часто нет необходимости подключать к формированию документов больше 3 пользователей, поэтому это наиболее частый выбор со стороны наших клиентов и действительно наиболее оптимальный.
С конструктором DataDoc каждый пользователь перестанет тратить рабочее время на рутинную работу заполнения бумажек. А качество формирования документов при этом станет только безупречным.
Попробовать конструктор документов DataDoc бесплатно и ознакомиться с тарифами можно тут:
Бесплатно 7 дней в DataDoc
Зарегистрируйтесь в DataDoc, и мы бесплатно настроим ваши шаблоны в сервисе на 7 дней. Протестируйте конструктор умных документов на своих реальных рабочих задачах.
Реклама: ООО «УМНЫЕ ДОКУМЕНТЫ», ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFHX2JGq
Начать дискуссию