Компания “Спорт.Дети” уже несколько лет организовывает спортивные сборы и выезды для детей 7-17 лет в каникулярное время. В учебные периоды проводят индивидуальные тренировки и однодневные спортивные мероприятия для дополнительного развития навыков юных спортсменов.
*Все имена и названия заменены на выдуманные, но история клиента реальная.
Собственники бизнеса решили пойти дальше и организовали дополнительное бизнес-направление — индивидуальные туристические поездки для родителей. Пока их дети пристроены на спортивных сборах, для родителей разработали авторские туры под разные бюджеты и направления. В дальнейшем планируется организовывать и семейные туры с детьми, и полноценное развитие туристического направления в отдельное бизнес-направление.
С появлением нового вида деятельности компании рос объем документов. В DataDoc за помощью пришла Анна, помощник руководителя компании. Основной запрос был не только автоматизировать процесс формирования документов, но и разделить документооборот под два бизнес-направления: детское образование и туризм.
Кроме этого была задача минимизировать печать документов в бумажном виде, так как в туристических путевках их слишком много — договор на оказание услуг, ваучеры на поездку, страховки, согласие на обработку персональных данных и так далее. Поэтому Анну заинтересовала возможность подписания документов с помощью простой электронной подписью (ПЭП).
Рассказываем, как оперативно наладили автоматизацию документооборота и упростили подписание всех документов за счёт использования ПЭП внутри конструктора DataDoc.
Главная задача — использовать имеющиеся наработки
В компании “Спорт.Дети” уже использовали CRM-систему Битрикс24. Были также внутри CRM-системы собраны большие базы данных детей и их родителей. Анне было важно, чтобы все могло подтягиваться в документы без лишних трудностей. В компании не хотели менять что-то или использовать какие-то сервисы дополнительно. Запрос был на улучшение текущего процесса работы.
У DataDoc есть интеграция с Битрикс24, поэтому использовать наш конструктор можно прямо внутри карточки лида. DataDoc устанавливается в виде виджета в CRM-систему, все данные в документы подтягиваются из полей карточки лида и справочников товаров и услуг. Когда родители детей придут за туром или повторно решат отправить ребенка на сборы, его данные уже будут зафиксированы в Битрикс24. Тогда достаточно будет нажать на виджет DataDoc прямо в карточке и выбрать нужный шаблон документа. Все данные автоматически подставятся в документ в нужном формате. Если каких-то данных не окажется в шаблоне, их можно будет быстро внести в формате вопросно-ответной формы.
Аналогично мы можем установить виджет и в amoCRM, и YCLIENTS. Поэтому если у вас другая CRM-система, напишите нам — мы ответим на все вопросы и проконсультируем о возможностях.
Анне не придется переносить данные из CRM во внешний сервис вручную, скачивать базы из Битрикс24 или собирать заново какие-то таблицы данных отдельно. Все реквизиты и иная информация о клиенте из Битрикс24 автоматически подтягиваются при формировании документов. В этом и есть смысл интеграции.
Меняем тонну бумажек на электронный документооборот
Вторая важная часть работы была настроить все шаблоны внутри конструктора. Для этого Анна прислала нашим специалистам все варианты документов, которые они использовали в работе, а мы в свою очередь настроили шаблоны.
Наш конструктор устроен так, что мы можем в каждом документе настроить вариативные части и упростить с помощью вопросно-ответной формы формирование итогового экземпляра. Вариативные блоки — это функциональная возможность, с помощью которой внутри шаблона, в зависимости от выбранного ответа меняется текст или набор переменных.
Есть также возможность создавать папки для сортировки шаблонов. Так в направлении спорт и образование детей были собраны шаблоны договоров, согласий на обработку данных несовершенного лица, согласие родителей. В туризме собрали все шаблоны, связанные с туристическими поездками. Бизнес-направления разделены по пакетам документов, но все базы данных едины.
Если клиенты новые, то заполнение персональных данных занимало примерно 2 минуты. Все поля имеют “умные переменные”, поэтому во-первых, не придется заполнять все данные вручную — многие уже подтягиваются из справочников, а во-вторых, вы не сделаете ошибок в тексте документа.
“Умные переменные” подсказывают пользователю или заполняют некоторые поля автоматически на основе части введенных данных.
Как это работает:
Ограничители для корректного ввода данных. Каждое поле определенного типа. При заполнении данных, сервис просто не даст пропустить фамилию, написать электронный адрес с ошибкой, пропустить цифру в номере телефона.
Подсказки и выпадающие списки. DataDoc интегрирован с внешними справочниками и имеет собственные базы. Вам не придется заполнять вручную полный адрес или наименование органа, выдавшего паспорт. Достаточно будет ввести первые символы и сервис предложит перечень выбора с максимальной точностью. Кроме этого все внутренние клиентские базы при работе с виджетом Битрикс24 тоже подтягиваются автоматически, а внешние справочники обновляются ежедневно.
3. Автозаполнение данных. Можно указать код подразделения из паспорта физического лица и тогда место выдачи заполняется автоматически. Еще меньше вашего времени на заполнение документов.
Если данные клиента уже имеются в Битрикс24, то достаточно просто выбрать его из справочника по первым символам ФИО, и данные подставятся в шаблоны. Таким образом, в одном рабочем пространстве была выстроена система всех шаблонов и разграничена по юридическим лицам и типам услуг.
Заменяем документооборот на безбумажное хранение
Анна хотела отказаться от печати и хранения всех документов в бумажном виде. Особенно это было важно в направлении туризма, так как на одну поездку заполнялось много документов.
Мы предложили перевести часть документов на электронное подписание. В DataDoc можно дополнительно подключать такую функцию и обмениваться документами в виртуальном формате, а подписывать все с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
Как это работает:
Шаг 1: Создаете документ в DataDoc на основе вашего настроенного шаблона ранее.
Шаг 2: Отправляете клиенту для подписания с его стороны с помощью ПЭП по СМС. Вы также можете со своей стороны автоматически наложить факсимиле при необходимости или заранее подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Но по нашему опыту в туризме УКЭП не требуется.
Шаг 3: Клиент соглашается на подписание, и вы автоматически получаете подписанные документы внутри конструктора. У клиента тоже сохраняются документы по ссылке, и он сможет вернуться к ним в любой момент. Все документы можно также скачать. Такие документы легитимны наравне с бумажными вариантами.
Если клиент не даст свое согласие, то документы не подпишутся. Статус документа отображается в личном кабинете, поэтому вы сможете напомнить клиенту о подписании дополнительно. Анна спросила:
Что если смс так и не дошла до клиента? Бывают разные ограничения, спам фильтры от мобильных операторов. Какая гарантия, что документы до адресата дойдут?
Тут задача отслеживать статус документа. Если вы заметили, что клиент не подписал и узнали, что он ничего не получил, то вы просто сможете скопировать ссылку на пакет документов и отправить ее через другой удобный мессенджер. Но мы еще не сталкивались с такими ситуациями, смс исправно доходят.
Функция подключается за дополнительную плату. В течение года действует баланс приобретенных ПЭП/УКЭП, вы покупаете количество подписаний через смс и в любой момент можете пополнить баланс подписаний. Подробнее о стоимости и специальных предложениях можно прочитать на сайте DataDoc.
Анну, как и многих клиентов, беспокоил вопрос о безопасности хранения таких данных. Мы понимаем, что для многих это важный момент при переходе на электронный документооборот и относимся к выбору серверов с большой ответственностью.
Важно:
Сервис DataDoc и все документы внутри него хранятся на серверах в дата-центрах уровня Tier 3, расположенных в Российской Федерации.
У DataDoc есть также разрешение от Роскомнадзора на обработку персональных данных, так как компания прошла регистрацию как оператор персональных данных.
И при запросе мы готовы подтвердить все документально. В DataDoc все данные под надежной защитой и контролем внутри РФ. Конструктор DataDoc хранит все данные в рамках всех условий и по законам РФ.
При работе с DataDoc Анна получила не просто сервис для подписания документов, а инструмент полного цикла для создания и подписания документов по двум бизнес-направлениям внутри уже используемой CRM-системой Битрикс24.
В компании “Спорт.Дети” появилась система и структура всех документов, повысился сервис с электронным подписанием, а время Анны на рутинные операционные задачи сократилось в 10 раз. Автоматизация формирования документов помогло Анне высвободить время на более важные и приоритетные задачи по развитию бизнес-направлений.
На встрече Анна призналась, что бумажная волокита сильно останавливала запуск туристического направления, собственники бизнеса боялись не справиться в короткие сроки. Хорошо, что конструктор документов снял это ограничение с повестки.
Кстати, конструктором можно пользоваться и без CRM. Внешние справочники работают для всех одинаково, а внутреннюю базу можно либо закачать в личным кабинете самостоятельно или руками наших специалистов, либо постепенно накапливать базу контрагентов и клиентов внутри виртуального рабочего пространства.
Попробуйте DataDoc
Зарегистрируйтесь в DataDoc, и мы бесплатно настроим ваши шаблоны в сервисе на 7 дней. Протестируйте конструктор умных документов на своих реальных рабочих задачах.
Реклама: ООО «УМНЫЕ ДОКУМЕНТЫ», ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFJ4DQ5o
Начать дискуссию