Создаем анонимный опрос сотрудников за 5 шагов

Большинство увольнений можно было бы избежать, если руководство компании вовремя узнавало о проблемах сотрудников. Но люди часто не хотят давать честную обратную связь, потому что боятся испортить отношения с коллегами или начальником, навредить своей карьере.

По данным исследования института Gallup за 2018 год, в компаниях, которые регулярно проводят анонимные опросы, на 21% повышается производительность труда и на 20% — прибыльность компании. Рассказываем, как этот инструмент помогает бизнесу и что учесть при создании анкет.

Анонимный опрос — это формат опроса, при котором никто не знает личность респондента и ее нельзя установить. Сотрудники не указывают возраст, пол, стаж работы, должность и другие данные, по которым их можно идентифицировать.

Полностью анонимные опросы часто путают с конфиденциальными. В конфиденциальных организаторы знают участников, но обязуются не разглашать данные о них.

Регулярные анонимные опросы помогают HR-специалистам быть в курсе настроений в коллективе и получать честную обратную связь. Когда сотрудники уверены, что их ответы не будут связаны с их личностью, они готовы делиться реальными мыслями. А по данным другого исследования Gallup, вовлеченные сотрудники на 87% реже покидают компанию.

С помощью анонимных опросов можно решать важные для бизнеса задачи:

• Выявлять уровень удовлетворенности сотрудников — оплатой труда, условиями работы, отношениями с коллегами и руководством. Анонимные опросы помогут подсветить проблемы, которые люди не готовы озвучивать открыто. Если в компании нет механизма взаимной обратной связи, HR-специалисты и топ-менеджмент могут и не знать о проблемах в коллективе. 

• Анализировать вовлеченность персонала. С помощью опросов можно понять, насколько сотрудники готовы прикладывать дополнительные усилия, рекомендовать компанию, видят ли они свое дальнейшее развитие здесь. Результаты помогут выстроить работу по удержанию ценных специалистов.

• Оценивать корпоративную культуру. В анонимных опросах сотрудники могут честно рассказать, соответствует ли реальная корпоративная культура той, что декларируется. 

Представьте ситуацию: в IT-компании активно продвигали ценности открытости и инноваций, подчеркивали важность мнения каждого работника. После анонимного опроса выяснилось, что сотрудники боятся высказывать альтернативные точки зрения, потому что руководители воспринимают это как критику в свой адрес. Еще оказалось, что задачи распределяются не по компетенциям, а по личным симпатиям. Для топ-менеджмента такие результаты стали поводом начать серьезные изменения в управленческих процессах.

• Определять потребности сотрудников. В анонимных опросах сотрудники могут говорить о том, что им действительно важно: карьерное развитие, обучение или повышение зарплаты. А HR-служба сможет формировать релевантную стратегию управления персоналом и развития талантов.

• Улучшать условия труда. Проблемы с рабочим местом, оборудованием или общими зонами могут показаться мелочью. Но если они накапливаются, сотрудники становятся раздраженными и менее продуктивными. Часто работники не решаются обсуждать вопросы с руководством, потому что боятся показаться капризными или несерьезными. Выявить подобные проблемы можно с помощью анонимных опросов. 

• Повышать уровень доверия сотрудников к компании. Когда люди видят, что их мнение важно и учитывается в принятии решений, они больше доверяют компании. Помните: важно не только собирать анонимную обратную связь, но и демонстрировать, как вы используете ее для улучшения процессов. Это позволит добиться максимальной степени открытости между сотрудниками и компанией.

В HR-практике нет единого подхода к опросам персонала. Мы выделили три группы и рассказали, в каких ситуациях их можно использовать.

Это короткие и регулярные, например еженедельные опросы сотрудников. С их помощью удобно отслеживать настроение и состояние команды и оперативно реагировать на изменения. Пульс-опросы будут эффективны:

• В период активных изменений в компании, например при реорганизации, смене руководства или внедрении новых процессов. Они помогут оценивать реакцию коллектива и корректировать работу.

• Если в компании есть распределенные команды или гибридный формат работы. Вы будете лучше понимать настроения сотрудников, которые видятся только на созвонах.

• В быстрорастущих компаниях, когда процессы и корпоративная культура быстро меняются.

Пульс-опросы стоит проводить раз в одну–две недели. Если делать их чаще, люди устанут отвечать, а если реже — не получится отследить актуальность информации. Задавайте не больше пяти вопросов, чтобы сотрудники не тратили много времени на ответы.

Вопросы для пульс-опросов должны быть лаконичными и понятными. Например, если вам нужно выявить лидеров, спрашивайте у сотрудников:

• Кто в ситуации неопределенности берет лидерство на себя?

• К кому вы обратитесь за профессиональным советом?

• Кто обычно предлагает новые идеи?

Читайте также: «Обзор сервисов для проведения пульс-опросов».

Сотрудник получает обратную связь от всех, с кем он взаимодействует: от коллег, подчиненных, руководства, клиентов. В результате получается полная картина его профессиональных компетенций и личностных качеств. Метод используют, чтобы:

• сформировать кадровый резерв;

• составить индивидуальные планы развития сотрудников;

• узнать, насколько человек соответствует текущей или планируемой должности;

• выявить скрытые конфликты в команде.

 Читайте также: «Таксономия Блума для создания курса и проверки знаний сотрудников».

Их проводят, чтобы получить полную и объективную картину о настроениях всех сотрудников компании, их вовлеченности, мотивации или потребностях. Суть таких опросов в том, что сотрудники не ограничены рамками оценки, например от 1 до 10, а могут свободно выражать свои мысли. 

Глубинные опросы требуют больше времени для ответов, поэтому их проводят реже, чем пульсовые или оценку «360 градусов» — например, один-два раза в год. 

Провести анонимный опрос персонала — это не просто составить анкету и раздать ее сотрудникам. Важно, чтобы результаты были полезны компании, а работники могли легко справиться с вопросами. Для этого: 

1. Четко формулируйте цель опроса. В анкете не стоит спрашивать сразу о нескольких категориях. Лучше сосредоточиться на одной или двух, которые актуальны для компании сейчас, и конкретно сформулировать цель.

2. Используйте простые формулировки. Избегайте сложных терминов, длинных предложений и двусмысленных формулировок. Вопросы анкеты должны быть понятны всем сотрудникам, вне зависимости от их возраста, должности и образования.

3. Исключите наводящие вопросы. Формулируйте вопросы так, чтобы не подталкивать сотрудников к определенным ответам. Иначе результаты опроса будут необъективными.

4. Создавайте структурированную анкету. Группируйте вопросы по блокам и используйте переходы между темами, соблюдайте принцип «от общего к частному». Так сотрудникам будет проще сосредоточиться и они потратят меньше времени на опрос.

5. Обеспечьте анонимность и конфиденциальность. Исключите из анкеты вопросы, которые могут выдать личность сотрудника. Если проводите конфиденциальные пульс-опросы или оценку «360 градусов», позаботьтесь, чтобы данные об участниках были только у организаторов.

Чтобы сделать полезный опрос и получить объективные результаты, используйте эту подробную инструкцию.

Четко сформулируйте, что именно хотите выяснить. Например, в отделе поддержки клиентов высокая текучесть, и вы хотите узнать ее причины. В таком случае:

Цель опроса: выяснить причины высокой текучести кадров в отделе поддержки клиентов, чтобы принять меры и снизить число увольнений.

Задачи опроса: 

1. Выявить уровень удовлетворенности сотрудников условиями труда, зарплатой и бонусной системой, отношениями в коллективе.

2. Определить проблемы, которые чаще всего приводят к увольнениям.

3. Узнать, какие факторы помогут удерживать сотрудников. 

Чтобы проверить себя, задайте вопрос «Какое решение я смогу принять на основе полученных данных?». Если ответа нет, уточните цель.

В анкетах можно использовать разные типы вопросов:

1. Закрытые. Предполагают, что респондент даст однозначный ответ, например «да», «нет», «часто», «никогда». Закрытые вопросы помогают получить конкретную информацию и собрать базовую статистику. Например: 

• Устраивает ли вас текущий график работы? (с выбором одного ответа).

• Какие льготы для вас наиболее важны? Выберите до трех вариантов (с множественным выбором).

2. Открытые. На них нельзя ответить однозначно, поэтому такие вопросы позволяют получить от сотрудников развернутые ответы, мнения и идеи. Например: 

• Что бы вы изменили в системе мотивации?

• С какой главной проблемой вы сталкиваетесь в работе? 

3. Шкальные. Помогают узнать, как сотрудники оценивают предмет исследования, насколько согласны или не согласны с утверждениями. Например: 

• Оцените от 1 до 5 уровень вашей загрузки (1 — совсем нет задач, 5 — всегда перегружен задачами).

• Согласны ли вы с утверждением «Руководство учитывает мнение сотрудников при принятии решений» (полностью согласен — скорее согласен — скорее не согласен — полностью не согласен).

4. Вопросы с ранжированием. Пригодятся, если нужно определить приоритеты сотрудников. Например: 

• Расставьте факторы в порядке важности для вас (5 — самое важное, 1 — наименее важное): 

  • Зарплата.

  • Карьерный рост.

  • Гибкий график.

  • Корпоративные мероприятия.

  • Обучение за счет компании.

Сделать опросы можно в любом текстовом редакторе или в сервисах вроде Google Формы, Яндекс Формы. Минус такого подхода в том, что анализировать результаты придется вручную. Удобнее создавать опросы на специализированных платформах: у таких сервисов больше инструментов, есть встроенные шаблоны и возможности для аналитики. 

Мы сделали обзор пяти платформ, которые HR-специалисты используют чаще всего.

iSpring Suite — конструктор опросов и курсов, который работает как надстройка над PowerPoint. 

Основные функции:

• Доступно 14 типов вопросов, среди которых выбор одного или нескольких ответов, шкалы, последовательность, открытые с возможностью дать подробный ответ.

• Понятный интерфейс.

• Возможность создавать индивидуальный дизайн для каждого опроса или брендировать материалы.

• Автоматическая проверка результатов. 

Плюсы: 

• Работает офлайн.

• Созданные опросы адаптируются под экраны любых устройств.

• Есть готовые шаблоны.

• Поддержка 24/7.

• Можно бесплатно протестировать конструктор в течение 14 дней.

Минусы:

• Доступен только на ПК и ноутбуках с установленной программой PowerPoint.

Читайте также: «Как запустить корпоративное обучение: 9 ключевых этапов».

Online Test Pad — конструктор для создания опросов. Сервис работает онлайн и адаптирован под экраны любых размеров. 

Основные функции:

• 11 типов вопросов, например с одиночным и множественным выбором, открытые с полем для ответов, ранжирование, выбор из списка.

• Возможности для брендирования.

• Сводная статистика, по отдельным ответам или по вопросам.

• Совместный доступ к опросам.

• Возможность скачивать готовые опросы в формате PDF, а результаты — в XLS.

Плюсы:

• Бесплатный сервис, который доступен сразу после регистрации.

Минусы:

• Устаревший интерфейс.

• Сервис больше ориентирован на преподавателей, а не на бизнес и HR-задачи.

Oprosso — платформа, с помощью которой можно проводить опросы сотрудников, тестировать гипотезы. Доступно три тарифа. START подходит для небольших команд и позволяет управлять полным циклом онлайн-исследования: от создания анкеты до анализа результатов. PRO — решение для нескольких команд или подразделений компании. В этой версии более широкий набор инструментов. CEM больше ориентирован на управление клиентским опытом.

Основные функции:

• Девять базовых типов вопросов: открытые, закрытые, шкалы и другие.

• Возможность работать со сводными результатами и с каждой анкетой отдельно.

• Отображение результатов в режиме реального времени.

• Возможность выгружать отчеты в XLS, CSV, PDF.

Плюсы:

• Сервис от аккредитованной IT-компании, данные хранятся на серверах VK Cloud. 

Минусы:

• Демоверсия доступна только после запроса.

• Платформа больше подходит для изучения клиентского пользовательского опыта.

Simpoll — конструктор опросов, в котором можно создавать анкеты и формы. Работает как облачный сервис или в коробочной версии.

Основные функции:

• Разные типы вопросов: выбор одного или нескольких вариантов ответов, выбор по шкале, ранжирование, открытые вопросы с полем для развернутых ответов.

• Возможность ограничения срока опроса.

• Брендирование на корпоративном тарифе.

• Возможность совместно работать над созданием опроса.

• Результаты опроса доступны на графике в режиме реального времени.

Плюсы:

• Есть четыре тарифа, можно выбрать подходящий в зависимости от размера и потребностей компании.

Минусы:

• Устаревший интерфейс.

• Связь с поддержкой только через форму обратной связи.

Testograf — российский конструктор опросов, анкет и тестирования для сотрудников. Работает в облаке, коробочной версии нет. Есть бесплатная демолицензия на 30 дней. После регистрации можно создать опрос и получить на него ответы не больше чем от 10 пользователей. 

Основные функции:

• Доступно 19 типов вопросов: с выбором одного или нескольких вариантов, шкалой ранжирования и распределения, открытые с полем для ответов.

• 29 шаблонов опросов.

• Совместная работа над опросами.

• Автоматические отчеты с графиками и диаграммами.

• Готовые опросы адаптируются под любые мобильные устройства.

Плюсы:

• Можно создавать полностью анонимные опросы.

• Интуитивно понятный интерфейс.

Минусы:

• Открытое API и офлайн-режим доступны только в PRO-лицензии.

Не забывайте, что опросы должны быть полностью анонимными или конфиденциальными. Для этого на платформе, где проводите анкетирование, отключите сбор персональных данных и IP-адресов. Не требуйте, чтобы сотрудники указывали имя, должность или email-адрес. 

Когда анкета будет готова, проверьте ее на фокус-группе из 6–10 человек. Это могут быть ваши коллеги — HR-специалисты — или несколько сотрудников из разных отделов. Во время тестирования проверьте настройки анонимности. Уточните у респондентов, насколько понятно сформулированы вопросы. Оцените, сколько в среднем времени нужно на анкету.

Чтобы вам было проще составить вопросы для анкеты, предлагаем несколько вариантов для разных ситуаций.

Когда все сотрудники пройдут опрос, обработайте и проанализируйте результаты. Так вы сможете понять потребности и мотивацию сотрудников, выявить проблемы. 

Итогами и планами нужно обязательно поделиться со всеми сотрудниками. Так люди будут понимать: их мнение спрашивали не для галочки, а чтобы внедрить реальные изменения. 

Дальнейшие действия зависят от типа опроса. Например, на итоги пульс-опросов нужно реагировать оперативно. Так вы сможете решить назревающие проблемы на ранней стадии.

По результатам оценки «360 градусов» обычно разрабатывают индивидуальные планы развития сотрудников, организуют персональные встречи для обратной связи, учитывают данные в программах мотивации. 

Если в компании проводили глубинные опросы, можно действовать по шагам:

• Представьте итоги опросов руководству. Для этого подготовьте отчет с конкретными выводами и рекомендациями, как решить проблему, если она есть.

• Разработайте план действий. Определите направления, где изменения нужны в первую очередь. Подготовьте план и укажите в нем ответственных, сроки решения, бюджет и другие ресурсы, которые могут понадобиться. 

• Начните внедрение с наиболее важных или легко реализуемых мер. Например, при опросе работников производства выявили проблемы с безопасностью труда и мотивацией персонала. Безопасность — наиболее критичный фактор, поэтому внедрять изменения начали именно здесь: провели внеплановый инструктаж, поменяли поставщика средств защиты. На следующем этапе перешли к вопросам мотивации.

• Отслеживайте эффективность изменений. Чтобы понять, на верном ли вы пути, проводите повторные опросы, собирайте обратную связь от руководителей подразделений. Так вы сможете оценить, насколько успешны мероприятия, и при необходимости их скорректировать. 

Анонимные опросы помогают узнать, как на самом деле обстоят дела в коллективе. Их используют, чтобы выявить проблемы, услышать мнения сотрудников или определить перспективных работников с лидерскими качествами. 

Чтобы опросы были полезными для компании, важно правильно их создавать и проводить регулярно. Но делать это вручную, а потом анализировать результаты может быть сложно и долго. Чтобы ускорить процесс, HR-специалисты используют специальные платформы. Например, в конструкторе iSpring Suite можно собрать опрос, используя любые из 14 типов вопросов. Просто скачайте программу на компьютер и откройте PowerPoint. Пробная версия доступна 14 дней, поэтому вы точно сможете бесплатно создать анонимный опрос и отправить его сотрудникам. 

А чтобы собрать данные и проанализировать результаты, используйте iSpring Learn. Бесплатно протестировать платформу можно в течение 14 дней. 

iSpring Suite 11 — быстрый конструктор

Сделать онлайн-курс может каждый

Скачать бесплатно

Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFFw57iY