ЭДО с самозанятыми: чем удобен и как подключить

ЭДО помогает автоматизировать сотрудничество с исполнителями и обеспечить его прозрачность, упрощая коммуникацию с налоговой. В статье расскажем, зачем бизнесу переходить на ЭДО с самозанятыми и как это сделать.

Электронный документооборот позволяет создавать, отправлять, получать, хранить и обрабатывать документы в цифровом формате. Реализовать его можно как внутри компании, так и в рамках сотрудничества с партнерами, клиентами и исполнителями. Передаваемые в рамках ЭДО документы подписываются электронной подписью, которая может придавать им такую же юридическую значимость, как и рукописная. О том, что для этого требуется, расскажем немного позже.

ЭДО не только помогает компании сэкономить на бумаге, но и позволяет всем сторонам сделки быстрее ознакомиться с документом, согласовать и подписать его. Искать договоры, акты и накладные в цифровом архиве удобнее, чем перебирать стопки листов. Кроме того, ЭДО легко интегрировать с бухгалтерией и выплатами исполнителям.

Электронный документооборот — это удобное решение для компаний, которые активно сотрудничают с самозанятыми, физлицами, ИП и даже нерезидентами. Так, ЭДО в сервисе Jump.Finance позволяет создавать и направлять на подписание договоры, подставлять в них данные и автоматически формировать акты на основе выплат. В сервисе можно проверить наличие действующего статуса самозанятого и остаток лимита его дохода, чтобы убедиться, что за исполнителя не нужно платить НДФЛ. В Jump.Finance доступна также автоматическая оплата услуг после подписания акта, а любое количество документов можно подписать с помощью одного СМС-кода. 

Компании стоит задуматься о переходе на электронный документооборот, если хотя бы два из этих пунктов описывают ее внутренние процессы:

• Сотрудничество с большим числом самозанятых исполнителей;

• Сложности с подписанием кадровых документов из-за удаленного формата работы сотрудников;

• Путаница в договорах и актах;

• Долгий сбор закрывающих документов, непонимание и недовольство со стороны исполнителей;

• Нет времени и ресурса на проверку аннулированных чеков и статуса самозанятых;

• Потребность в расширении штата для работы с документами; 

• Чрезмерные расходы на бумагу, оборудование, оплату почтовых отправлений и связанные услуги.

Другими словами, электронный документооборот необходим, когда бухгалтерия перестает справляться с бумагами по исполнителям.

При переходе на ЭДО компании потребуется заключить с самозанятыми договор, в котором будут прописаны положения об использовании электронного документооборота для обмена документами и их подписания. Если организация ведет электронный документооборот через Jump.Finance, она может использовать собственные шаблоны документов или взять за основу предложенные сервисом.

Кроме того, обеим сторонам необходима электронная подпись. Она бывает трех видов: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Какую выбрать, расскажем ниже.

Создать простую электронную подпись можно прямо в Jump.Finance. Она имеет юридическую силу, если между сторонами достигнуто соглашение, соответствующее требованиям п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». ПЭП удобна, если компания хочет как можно быстрее и проще подключать контрагентов к сервису. Чтобы подписать документ, достаточно ввести в сервисе логин и пароль, а также код из СМС.

Для НЭП и КЭП необходим специальный сертификат. Обе подписи формируются криптографическим способом и могут храниться на флешке или компьютере пользователя, а также в облаке удостоверяющего центра. При этом НЭП имеет юридическую силу только в том случае, если стороны подписали соответствующее соглашение, а КЭП придает юридическую силу любым документам (кроме тех, которые по закону должны быть составлены в бумажном виде), что расширяет возможности ее использования.

Наглядное сравнение ПЭП, НЭП и КЭП приводим в таблице.

ЭДО для ИП и ООО

Работайте с внешними исполнителями: оформляйте договоры ГПХ, переводите деньги и формируйте акты

Подключить сервис

Как и при ведении документооборота в ручном формате, перед началом работы с самозанятым важно проверить выполнение ряда условий.

• Самозанятый не должен состоять в трудовых отношениях с заказчиком во время сотрудничества и в течение двух лет до заключения договора.

• Исполнитель не потерял статус самозанятого из-за превышения лимита дохода или по другой причине.

• Поставленная задача соответствует статусу исполнителя: самозанятые не могут работать по агентскому договору, продавать полезные ископаемые, подакцизные и подлежащие маркировке товары, зарабатывать на комиссиях на основе договора поручения, а также перепродавать чужие товары.

• Самозанятый использует собственные материалы и оборудование.

• В договоре нет формулировок, характеризующих трудовые отношения. О них мы писали в отдельной статье. 

• Оплата предполагается за результат работы, а не за процесс.

Все эти требования и рекомендации важно соблюдать, чтобы ФНС не признала отношения трудовыми. В противном случае компания должна будет заплатить налоги и страховые взносы за весь период сотрудничества с самозанятым. Кроме того, регулятор может назначить штраф в размере 20–40% от суммы неуплаченных налогов и взносов (п. 1, 3 ст. 122 НК) и пени за каждый день просрочки, а самозанятый — потребовать выплаты больничных и отпускных.

Подключить ЭДО для сотрудничества с исполнителями проще, чем может показаться на первый взгляд, однако подготовиться к отказу от бумажных документов все равно необходимо.

1. Выберите оператора данных. Специальный сервис обеспечит техническую и правовую инфраструктуру для безопасного и законного подписания документов в электронном виде. В качестве такого оператора может выступать Jump.Finance.

2. Проинформируйте исполнителей. Перейти на электронный документооборот можно только с согласия обеих сторон. В свободной форме сообщите исполнителям, что вы переходите на ЭДО и опишите преимущества нового формата.

3. Закрепите договоренность юридически. Заключите с контрагентами договор, включив в него положения об использовании ЭДО, в том числе о порядке применения, виде и сроках действия электронной подписи.

4. Проведите внутреннюю подготовку. Стоит закрепить во внутренних документах положения для сотрудников, которые будут использовать ЭДО: порядок доступа к документам, полномочия на их подписание от имени компании, обязанность хранить пароли в тайне.

Когда все приготовления будут завершены, компания сможет свободно обмениваться с исполнителями электронными документами.

Обмен электронными документами и их подписание через специализированные сервисы занимают считанные минуты. Расскажем на примере Jump.Finance.

Чтобы подписать договор, необходимо загрузить в сервис шаблон и отправить исполнителю ссылку на регистрацию. Одной ссылки-приглашения достаточно для всех внештатных исполнителей, если для них используется общий шаблон документа. Когда исполнитель установит приложение и внесет информацию о себе, Jump.Finance проверит статус самозанятого и автоматически добавит его в личный кабинет компании, а при выборе соответствующих настроек — заполнит необходимые данные в шаблоне. Чтобы подписать документ, контрагенту достаточно будет ввести код из СМС.

Для дальнейшей работы с исполнителями компания может загрузить в сервис Excel-файл со списком услуг, суммой вознаграждения за каждую из них и данными по получателям выплат. Организации достаточно будет указать получателей средств — сервис передаст распоряжение на выплату в банк, и физлицам поступят деньги. Кроме того, благодаря интеграции сервисов компания может создавать выплаты и акты прямо в 1С.

Автоматизировать подписание документов можно и с иностранными исполнителями. Jump.Finance распознает зарубежные паспорта и идентификационные карты и может добавить их данные в шаблон договора с компанией.

При сотрудничестве с самозанятыми важно проверить правовое основание пребывания иностранного исполнителя на территории РФ. Условия будут зависеть от гражданства и срока нахождения иностранца в России (все возможные варианты взаимодействия мы разобрали в нашем гайде). Среди обязательных требований к работе с иностранцами — отправка уведомлений в МВД в течение трех рабочих дней с момента заключения или расторжения договора. При невыполнении этого условия компанию ждет штраф до 1 млн руб. или приостановление деятельности на срок до 90 дней (п. 3, 4 ст. 18.15 КоАП). Чтобы бизнес мог своевременно сообщить МВД о всех иностранцах, Jump.Finance отражает список исполнителей-нерезидентов. Уведомление можно создать прямо в сервисе, чтобы скачать его и отправить в ведомство. 

ЭДО для ИП и ООО

Работайте с внешними исполнителями: оформляйте договоры ГПХ, переводите деньги и формируйте акты

Подключить сервис

Если компания сотрудничает с исполнителями через Jump.Finance, то самозанятому достаточно перейти по ссылке-приглашению, заполнить свои личные данные и подтвердить самозанятость, подключив Jump.Работа в качестве партнера.

Исполнитель получит документы от компании в мобильном приложении. Чтобы подписать их с помощью простой электронной подписи, потребуется ввести в специальном поле код из СМС.

ЭДО входит в базовый функционал сервиса и доступен бесплатно. Компания платит только банковскую комиссию при выплатах — ее индивидуально подбирает менеджер при подключении сервиса Jump.Finance.

Документы для работы с самозанятыми, ИП и физлицами, например договоры ГПХ и приложения к ним, акты выполненных работ, заявки и задания.

Подключить ЭДО поможет персональный менеджер. Оставить заявку можно на сайте Jump.Finance.

Реклама: ООО «Джаст Лук», ИНН 5406678646, erid: 2W5zFHw9Qmn