4 способа легального сотрудничества с внештатным персоналом

Кто такие внештатные специалисты

Внештатный специалист — это исполнитель, который не входит в штат организации. Чаще всего с внештатниками заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ). Исключение — аутстаффинг, для которого используют особый вид договора.

Например, компания может длительное время пользоваться дизайнерскими услугами внештатного исполнителя, но не нанимать его в штат, так как объем задач небольшой и нерегулярный. Иногда дизайнер создает новые креативы для рекламы, а один раз разработал компании креативную концепцию. С ним заключен рамочный ГПД, а отдельные услуги прописаны в заданиях и актах к договору.

В чем удобство сотрудничества с внештатниками:

• Можно быстро привлечь специалистов нужной квалификации. Например, самозанятых или ИП. Сам процесс оформления отношений и их расторжения проще, чем с теми, кто работает по трудовому договору.

• Не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, сдавать отчетность. Исключение — физлица без статуса самозанятого, за которых нужно перечислять НДФЛ и взносы.

• Можно делегировать непрофильные для организации виды деятельности.

• Можно разгрузить отдел кадров и бухгалтерию. Не нужно вести кадровый учет, разрабатывать локально-нормативные акты.

• Не нужно организовывать рабочее место, обеспечивать охрану труда. Исключение — аутстаффинг, в этом случае персонал выполняет работы на территории заказчика.

Заказчик может сотрудничать с внештатниками напрямую или через посредника. Рассмотрим все способы.

Сотрудничество напрямую — с самозанятыми, ИП и физлицами без статуса

Компания может самостоятельно заключать сделки с самозанятыми, ИП и физлицами без статуса. Самозанятые — плательщики налога на профессиональный доход. Они работают сами на себя и получают доход от своей личной трудовой деятельности. Деятельность самозанятых контролирует закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Есть список видов деятельности, которым им заниматься нельзя. 

Самозанятым не нужно платить НДФЛ или налог на прибыль. Налоговая ставка для плательщиков НПД — 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от ИП и юрлиц, налоговый период — месяц. Также с ИП — они тоже платят налоги самостоятельно, но вправе заниматься большим количеством видов деятельности, чем самозанятые. За физлиц без статуса заказчик уплачивает НДФЛ и страховые взносы.

О том, для оказания каких услуг можно привлекать самозанятых, ИП и физлиц без статуса, чем еще отличаются эти виды внештатных специалистов, мы писали в статье.

С самозанятыми, ИП и физлицами заказчик заключает договор ГПХ — оказания услуг, подряда, авторского заказа, хранения, перевозки. В нем нужно предусмотреть важные моменты:

• В договоре не должно быть трудовой терминологии — например, слов «работа», «работник», «зарплата».

• Исполнитель не должен соблюдать ЛНА компании, график работы, правила трудового распорядка.

• Исполнитель вправе привлекать к оказанию услуг третьих лиц. 

• Исполнитель получает вознаграждение, а не зарплату. Нельзя предусматривать премии, материальную ответственность, отпускные и т. д.

• Предмет договора — услуга определенного объема, а не процесс или трудовая функция. Можно заключить рамочный договор, тогда объем и сроки каждой услуги указывают в задании к нему.

Более подробные правила оформления договора — в статье.

Сотрудничество через посредника — аутсорсинг и аутстаффинг

Важный дисклеймер. Если заказчик решает обратиться к частному агентству занятости или аутсорсинговой компании, нужно помнить, что законодательство запрещает использовать заемный труд (закон от 05.05.2014 № 116-ФЗ, ст. 56.1 ТК).

Аутсорсинг

При аутсорсинге заказчик поручает услуги или работы сторонней компании. Как правило, компании отдают на аутсорс непрофильные для себя задачи и функции. Классический пример — бухгалтерское или юридическое сопровождение, услуги клининга, контент-маркетинга.

Стороны заключают между собой договор возмездного оказания услуг или договор подряда. Могут быть иные формы договоров — их тоже регулирует ГК.

Условия, которые должен соблюдать заказчик:

• не контролирует сам процесс выполнения работ или оказания услуг;

• не может выбирать конкретных сотрудников аутсорсера;

• может ставить только те задачи, которые предусмотрены договором.

Условия для исполнителя — аутсорсинговой компании:

• не предоставляет в лизинг свой персонал;

• самостоятельно контролирует работу своих сотрудников;

• платит сотрудникам зарплату, предоставляет соцгарантии, если сотрудники в штате, или выплачивает вознаграждения, если сам сотрудничает с внештатным персоналом.

Риски при аутсорсинге — контролирующие органы могут установить использование заемного труда. За это могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП: должностным лицам и предпринимателям назначат штраф до 5 тыс. руб., юрлицу — до 50 тыс. руб.

Чтобы снизить риски, нужно соблюдать следующие правила — их можно закрепить в договоре:

• Персонал не обязан оказывать услуги на территории заказчика.

• Задачи сотрудникам ставит компания-аутсорсер.

• Заказчик может оценить только итоговый результат, а не устанавливать требования к процессу выполнения задач сотрудниками.

• Заказчик предъявляет требования к качеству услуг непосредственно фирме-исполнителю, а не к отдельным работникам.

Аутстаффинг

Аутстаффинг или лизинг персонала — это аренда специалиста, работающего в компании-подрядчике (аутстаффер), для работы на проекте в компании-заказчика. 

Требования к компаниям, которые предоставляют труд работников, условиям аренды персонала и к оформлению документов устанавливает статья 18.1 закона о занятости и глава 53.1 ТК.

По закону предоставлять труд работников другим компаниям вправе частные агентства занятости (ЧАЗ) и другие организации, но только внутри связанных с ними компаний. Агентства-аутстафферы должны быть зарегистрированы в РФ, пройти аккредитацию и не использовать спецрежимы. Они могут предоставлять персонал в ситуациях:

• когда компании или ИП нужно заменить временно отсутствующего сотрудника или привлечь специалиста на временные работы длительностью не больше 9 месяцев;

• когда физическому лицу нужно привлечь внештатного специалиста для помощи по хозяйству или личного обслуживания.

Аккредитацию может получить агентство при выполнении условий:

• величина уставного капитала — от 1 млн рублей;

• руководитель ЧАЗ имеет высшее образование и стаж работы в области трудоустройства от трех лет;

• у руководителя нет судимостей за совершение преступлений против личности или в сфере экономики;

• у агентства нет задолженностей по налогам.

Договор аутстаффинга могут переквалифицировать в трудовые отношения или заемный труд, который запрещен в России, если:

• Сотрудник не дал согласие о направлении в другую компанию (п. 1, 2 ст. 18.1 закона № 1032-1).

• В договоре не указан начальный и конечный срок оказания услуг.

• Сотрудник в организации, которая является заказчиком, выполняет не те задачи, которые предусмотрены трудовым договором.

• Нет письменного соглашения между ЧАЗ и заказчиком, или его составили с нарушениями.

Агентская схема

При сотрудничестве по агентской схеме компания-агент действует как витрина: здесь продавцы, это и есть внештатники, размещают данные о своих товарах, а другие люди их покупают. За место на витрине и привлечение покупателей продавцы платят компаниям-агентам агентское вознаграждение. Пример такой деятельности — маркетплейс или сервис поиска специалистов, например, врачей, психологов и т. д. 

Обычно продавцы являются самозанятыми. Но ограничений нет и сотрудничать по агентской схеме можно с компаниями, гражданами и самозанятыми — если они оказывают услуги или реализуют собственноручно произведенные товары.

При агентской схеме заключают два договора:

• Агентский договор между компанией-агентом и продавцом-принципалом.

• Договор возмездного оказания услуг или купли-продажи между продавцом и покупателем.

Агентская схема уменьшает вероятность переквалификации отношений, поскольку компания не проводит выплаты продавцу за услуги. Но если агентские отношения существуют лишь на бумаге, а в действительности взаимодействие компании с самозанятыми напоминает трудовые отношения, риск переквалификации сохраняется. 

Подробнее об агентской схеме и оформлении закрывающих документов рассказали в статье.

Риски сотрудничества с внештетным персоналом

Неправильно оформленное сотрудничество с внештатниками грозит компании санкциями со стороны проверяющих органов. 

• Переквалификация отношений в трудовые. Это один из основных рисков сотрудничества. Если налоговая или ГИТ заподозрят, что заказчик фактически маскирует ГПД трудовые отношения, их могут переквалифицировать, доначислить налоги и взносы, а также штрафы и пени.

• Признание заказчика налоговым агентом. Такой риск есть при сотрудничестве с самозанятым. Например, исполнитель утратил статус плательщика НПД, но не сообщил об этом заказчику. Тогда проверяющие могут счесть, что заказчик сотрудничает с физлицом без специального статуса. Заказчику придется доплатить взносы и НДФЛ. 

• Отказ ФНС принять в расходы выплаты самозанятым исполнителям. При сотрудничестве с самозанятыми расходы на их вознаграждения можно учесть в составе затрат по УСН, ЕСХН и ОСНО только при наличии чека. 

• Сложность в прохождении налоговых проверок. Если внештатников много — сотрудничество организовать сложно. Нужно контролировать наличие и корректное оформление большого количества документов — договоров, актов, чеков от самозанятых.

Платформа предлагает готовые образцы безопасных договоров, а также рекомендуемые формулировки для постановки задач, составления актов и оформления чеков самозанятых. 

Консоль.Про проверяет благонадежность исполнителей с использованием данных из различных официальных источников, включая базы ГИБДД, ФССП, ФНС.

Юристы Консоль.Про предоставляют заказчикам услугу «Анализ рисков». Эксперты тщательно изучают все аспекты взаимодействия, после чего клиент получает детальное заключение и при необходимости, план действий по устранению потенциальных рисков переквалификации.

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JxGz9