Локальные нормативные акты: что это такое и какие бывают
Итак, локальные нормативные акты — это внутренние документы, которые разрабатываются работодателем в рамках его компетенции для регулирования трудовых отношений с работниками. Такие акты принимаются с целью детальной регламентации трудовой деятельности: в них прописывается порядок работы (в организации в целом и конкретных работников в частности), закрепляются обязанности и дополнительные гарантии, фиксируется система оплаты труда и корпоративные стандарты, а также ряд других аспектов.
И хотя исчерпывающего перечня ЛНА не существует, наличие некоторых из них является обязательным для большинства работодателей (исключение — микропредприятия, НКО и физлица без статуса ИП).
Также существуют необязательные ЛНА — те, которые разрабатываются по желанию работодателя. Как правило, такие акты направлены на обеспечение эффективной работы, предотвращение конфликтов с сотрудниками и защиту конфиденциальной информации.
Еще одна категория локальных нормативных актов — условно обязательные. К ним относят те ЛНА, которые должны быть разработаны работодателем при внедрении какого-либо процесса. Также условно обязательными считаются акты, разработка которых рекомендована, но не строго обязательна.
Обязательные ЛНА | Условно обязательные ЛНА | Необязательные ЛНА |
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Положение об электронном кадровом документообороте | Положение о структурных подразделениях |
Регламент обработки персональных данных | Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя | Положение о наставничестве |
Приказ об утверждении штатного расписания | Порядок применения вахтового метода | Положение о служебных командировках |
Табель учета рабочего времени | Порядок учета микротравм | Должностные инструкции (но их нужно разрабатывать, если трудовые функции не закреплены в трудовом договоре) |
Правила и инструкции по охране труда | Положение об аттестации | Положение об испытательном сроке |
График отпусков | Положение о коммерческой тайне | Положение о порядке ведения личных дел сотрудников |
Положение об оплате труда и премировании | График сменности | Положение о повышении квалификации |
Регламент проверки контрагента | ||
Положение о добровольном медицинском страховании | ||
Положение о материальном стимулировании |
За отсутствие обязательных ЛНА предусмотрена ответственность. Например, если при проверке трудовая инспекция обнаружит, что у работодателя нет ПВТР, это влечет предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц.
Централизованное хранение и контроль актуальности ЛНА: почему это важно
Одной из ключевых задач при работе с локальными нормативными актами является организация их централизованного хранения. Вне зависимости от сферы и масштабов компании, такой подход обеспечивает быстрый доступ к документации и способствует снижению затрат на администрирование. Также централизованное хранение позволяет:
Снизить риск кражи и потери документации.
Упростить поиск необходимых документов и данных.
Разграничить уровни доступа к ЛНА.
Обеспечить защиту конфиденциальной информации.
Упростить процедуру прохождения проверок.
Улучшить координацию работы подразделений.
Централизованное хранение защищает ЛНА от случайного удаления или искажения содержания и упрощает контроль актуальности документов: в условиях постоянных изменений в законодательстве работодатель должен быть уверен в их соответствии всем требованиям. Контроль актуальности ЛНА выступает в качестве основного элемента управления рисками и предотвращает применение санкций в результате нарушений.
И еще один важный момент: централизованное хранение обеспечивает единую точку доступа к локальным нормативным актам. Благодаря этому вся информация сосредоточена в одном месте, что позволяет моментально проверить состояние и версию документа. А поскольку все изменения вносятся в единую базу, предыдущие версии остаются доступными для сравнения.
Этапы работы с локальными нормативными актами
Создание. Порядок разработки ЛНА утверждается приказом руководителя, а сама процедура чаще всего фиксируется в инструкции по делопроизводству. Непосредственно разработкой локального нормативного акта может заниматься компетентный специалист или рабочая группа.
Как правило, ЛНА вне зависимости от своей разновидности должен содержать реквизиты работодателя, название документа, регистрационный номер, дату и место оформления, вводимые актом нормы, дату вступления в силу, подпись и печать руководителя, подписи представителя сотрудников и профсоюза (при наличии).
Согласование. После подготовки ЛНА необходимо согласовать с другими подразделениями — юридическим отделом, главным бухгалтером и т.д. Также в соответствии со ст. 372 ТК локальные акты согласовываются с профсоюзной организацией или с представительным органом работников, но только если в компании есть эти формирования.
Утверждение. После согласования руководитель утверждает ЛНА и издает соответствующий приказ. Далее документ регистрируется и ему присваивается уникальный номер.
Ознакомление. Ст. 22 ТК обязывает ознакомить сотрудников с утвержденным ЛНА (в системе ЭДО или под подпись, если в компании бумажный документооборот). При приеме на работу новых сотрудников они также должны ознакомиться с актами, которые имеют отношение к их трудовой деятельности. Если сотрудник не ознакомлен с ЛНА, наказывать его за нарушение правил, содержащихся в документе, запрещено.
Автоматизация работы с ЛНА: снижаем юридические риски и упрощаем согласование
Разработка, согласование, утверждение и последующее ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами — процесс сложный и трудоемкий. Оптимизировать работу с ЛНА помогает автоматизация: она уменьшает вероятность ошибок, позволяет минимизировать негативные правовые последствия (в том числе из-за упрощения контроля за актуальностью документов) и обеспечивает эффективное управление изменениями.
С наибольшими сложностями компаниям приходится сталкиваться в процессе согласования ЛНА. При ручном согласовании эта процедура практически всегда занимает много времени, а в локальных нормативных актах может появиться некорректная информация. Нередко возникает конфликт версий, поскольку участники согласования одновременно работают над внесением изменений.
Сервис «Листоход» позволяет автоматизировать согласование документации при помощи маршрутизации. От пользователя требуется задать последовательность этапов, после чего отправка файлов будет происходить в установленном порядке автоматически. Система интегрируется с кадровыми и юридическими процессами компании и дает возможность согласовывать различные категории документов, включая локальные нормативные акты.
Возможности сервиса «Листоход»
Два основных маршрута движения документов — параллельный и последовательный. Первый позволяет одновременно направлять ЛНА на согласование всем участникам, а второй предусматривает отправку документа следующему участнику только после согласования локального акта предыдущим.
Формирование итогового листа согласования. Лист содержит детальную информацию обо всех этапах, которые ЛНА прошел в процессе согласования.
Сохранение документов в архив. Все локальные нормативные акты, которые были загружены в систему, сохраняются в архив, что гарантирует их сохранность и доступность для дальнейшего использования.
Удобная система поиска. Сервис «Листоход» обеспечивает быстрый поиск нужных ЛНА по различным критериям — название, тип, дата загрузки и другие.
Создание типовых маршрутов. Маршруты, которые создаются в системе, могут быть использованы многократно: это упрощает работу сотрудников и экономит время.
Также в сервисе «Листоход» реализована возможность ознакомления с документами. Как мы уже говорили, в соответствии с ТК работодатель обязан ознакомить сотрудников с теми локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с их трудовой деятельностью.
Сервис «Листоход» предлагает два варианта использования системы — в облаке или на вашем сервере. Ограничения на количество пользователей отсутствуют, поэтому вы можете добавить в «Листоход» всех сотрудников компании.
Читайте также:
Как бухгалтеру организовать безопасное хранение и быстрый поиск документов: гайд по цифровым архивам.
Неделя без бумаг: челлендж для компаний с пошаговым планом внедрения сервиса «Листоход».
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGnBSpQ
Начать дискуссию