Особенности сотрудничества с иностранными внештатными специалистами

Иностранцы могут выполнять работы и оказывать услуги по договорам ГПХ независимо от категории пребывания. Главное — подтвердить законность нахождения в России и право на работу.

Иностранцев разделяют на несколько категорий в зависимости от их статуса:

Временно пребывающие иностранцы. Такие исполнители находятся в России по визе или без нее. Безвизовый режим действует для граждан ряда стран, например Азербайджана, Монголии, Сербии, а также стран ЕАЭС.

Документы, которые предъявляют временно пребывающие иностранцы при заключении ГПД:

• паспорт;

• миграционная карта (кроме граждан Беларуси);

• СНИЛС;

• патент — для безвизовых граждан (оформляет сам исполнитель, кроме граждан ЕАЭС);

• разрешение на работу — для визовых иностранцев (оформляет заказчик);

• документ об образовании — при необходимости.

Если компания привлекает иностранца без действующего патента или разрешения, предусмотрены штрафы:

• для юридических лиц — от 250 000 до 800 000 рублей;

• для должностных лиц — от 25 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 18.15 КоАП).

Временно проживающие. Исполнители с разрешением на временное проживание (РВП) могут заключать договоры без патента и без разрешений. Необходимые документы для них:

• паспорт с отметкой о РВП;

• СНИЛС;

• документ об образовании — при необходимости. 

Разрешение на временное проживание выдают на три года, если иное не установлено законом.

Постоянно проживающие. Граждане с видом на жительство имеют право работать в России без ограничений. При заключении договора они предъявляют:

• паспорт;

• ВНЖ;

• СНИЛС;

• документ об образовании — при необходимости.

Граждане ЕАЭС. Исполнители из Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана работают без патента и разрешения на работу. Им достаточно предоставить паспорт и СНИЛС.

После заключения договора с иностранным исполнителем компания обязана уведомить государственные органы. Это требование распространяется и на трудовые, и на гражданско-правовые договоры.

О факте заключения или прекращения договора с иностранцем нужно сообщить в территориальный орган МВД в течение трех рабочих дней. Обязанность устанавливает п. 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ и приказ МВД от 30.07.2020 № 536.

С 1 сентября 2025 года применяется новая форма уведомления и обновленный порядок подачи (приказ МВД от 06.08.2025 № 552). Изменения внесены в связи со вступлением в силу закона от 23.05.2025 № 121-ФЗ, который позволяет иностранцам работать по одному патенту сразу в двух соседних регионах:

• Москва и Московская область;

• Санкт-Петербург и Ленинградская область.

Теперь работодатели и заказчики могут привлекать иностранных специалистов на территории двух субъектов РФ, но при этом должны соблюдать новые правила уведомления МВД.

Что изменилось в форме уведомления:

• В пункт 3.4 уведомления, где указаны адрес места работы, добавлены дополнительные строки. В них нужно прописать все адреса, по которым иностранец будет работать по патенту, если деятельность ведется в двух регионах.

• В форме появилась ссылка на новую статью 13.3-1 закона № 115-ФЗ, устанавливающую особенности работы иностранцев в отдельных субъектах.

• Уведомление по-прежнему содержит дату заключения договора, отдельного поля для даты начала работы во втором регионе не предусмотрено.

Если иностранный специалист работает на основании патента в двух регионах, заказчик должен уведомить МВД каждого региона. Если уведомление уже направлено в одном регионе, во второй орган МВД его нужно подать в течение трех рабочих дней с момента начала работы на новой территории.

Уведомление МВД можно подать:

• лично в отделение;

• заказным письмом с описью вложения;

• через портал Госуслуг (в электронном виде, требуется подписать уведомление сертификатом УКЭП).

При бумажной подаче листы уведомления нужно прошить, пронумеровать и заверить подписью руководителя.

За несвоевременное или нарушение порядка уведомления МВД о заключении договора ГПХ с иностранным внештатным специалистом предусмотрены штрафы (ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП):

• для граждан — от 2 000 до 7 000 рублей;

• для должностных лиц — от 35 000 до 70 000 рублей;

• для компаний — от 400 000 до 800 000 рублей (для компаний из Москвы и Санкт-Петербурга — до 1 000 000 рублей) или административное приостановление деятельности до 90 суток.

После заключения договора компания подает в Социальный фонд России отчет ЕФС-1. Срок — не позднее следующего рабочего дня.

Отчет содержит сведения о застрахованном лице и основании для начисления страховых взносов.

Если заказчик предоставляет иностранному исполнителю жилье, он становится принимающей стороной и обязан поставить специалиста на учет по месту пребывания. Срок подачи заявления — семь рабочих дней с момента заселения.

При выплатах иностранцам важно определить, в каком статусе находится исполнитель — налоговый резидент или нерезидент. От этого зависит ставка НДФЛ и порядок уплаты взносов.

Налоговым резидентом считается человек, который находится в России не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд (п. 2 ст. 207 НК).

Если иностранец находится в России меньше этого срока — он нерезидент.

Статус определяют на дату выплаты дохода. При необходимости его можно пересчитать, если исполнитель пробыл в стране дольше 183 дней.

• Резиденты платят НДФЛ по прогрессивной шкале: от 13% до 22% в зависимости от суммы дохода.

• Нерезиденты перечисляют НДФЛ по ставке 30%. Для отдельных категорий действуют исключения. Например, вознаграждение высококвалифицированных специалистов облагается по ставке 13–22% независимо от срока пребывания.

Если иностранец выполняет работу за пределами России, его доход не признается российским источником (п. 1 ст. 208 НК). В этом случае НДФЛ в России не удерживают.

С выплат по договорам ГПХ страховые взносы начисляют в обычном порядке — как за российских исполнителей. Заказчик платит взносы по единому тарифу 30%, если не применяет пониженные ставки.

Если у исполнителя счет за рубежом, перевод считается валютной операцией. Чтобы банк пропустил платеж, в назначении нужно указать код валютной операции (КВО):

• {VO21100} — аванс за услуги;

• {VO21200} — оплата оказанных услуг;

• {VO20500} — выплата через агента;

• {VO13020} — оплата за товар.

Банк вправе запросить копию договора, особенно если сумма контракта превышает 1 000 000 рублей (или эквивалент в валюте). Если документы не совпадают с назначением платежа, перевод могут заблокировать.

При выплатах на российский счет в рублях КВО не указывают.

Чтобы избежать вопросов со стороны банка и налоговой, в назначении платежа пропишите:

• номер и дату договора;

• фамилию исполнителя;

• вид и период оказания услуг.

WinWork упрощает работу с иностранными внештатными исполнителями

Записаться на консультацию:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Количество самозанятых*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Даже если договор составлен правильно, риски могут появиться из-за формальных неточностей — пропущенных уведомлений, неверных реквизитов или несогласованных формулировок. Ниже — основные ошибки, которые встречаются при работе с иностранными специалистами, и способы их избежать.

А еще важно помнить, что все особенности гражданско-правовых отношений, установленные для российских исполнителей, применяются и при работе с иностранцами.

Отношения не должны напоминать трудовые. Контролирующие органы могут переквалифицировать ГПХ в трудовой договор, если есть признаки трудовых отношений, например:

• подчиненность исполнителя внутренним правилам компании;

• выполнение обязанностей по должности, а не конкретного результата;

• наличие фиксированного графика и постоянного места работы;

• использование рабочего времени, инструментов и ресурсов заказчика;

• подчинение распоряжениям руководителя и участие во внутренних совещаниях;

• включение исполнителя в штатное расписание или корпоративные регламенты;

• предоставление отпуска, больничных и других социальных гарантий;

• выдача пропусков, корпоративной почты, техники и формы;

• оформление пропусков или табелей учета рабочего времени;

• регулярная выплата вознаграждения в фиксированные даты, как зарплаты.

Избегайте подобных ситуаций: в качестве предмета договора указывайте конкретный результат, не включайте исполнителей во внутренние регламенты, не устанавливайте график работы и т. д. Упрощайте сотрудничество с помощью автоматизации. Например, процесс обмена документа и выплат удобно автоматизировать с помощью WinWork — платформы для безопасного взаимодействия с внештатными исполнителями. 

Читайте также:

• Самозанятые и сезонная работа в 2025 году: как легально оформлять краткосрочные заказы.

• Как действует межведомственная комиссия по нелегальной занятости и какими могут быть санкции за неявку.

• 10 сфер бизнеса, где не обойтись без привлечения самозанятых.

Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFK36zba