Самое главное:
Проверять статус самозанятого важно перед каждой выплатой.
Главный документ для подтверждения расходов — чек из приложения «Мой налог».
В назначении платежа указывают договор, дату и конкретную услугу.
Платить на карту третьего лица в прямых расчетах можно только по поручению самозанятого. Такое поручение лучше оформить письменно.
При работе через платформу деньги перечисляют самому самозанятому — на карту или счет, оформленные на него.
Почему выплаты самозанятым могут стать риском для бизнеса
Сотрудничество с самозанятыми кажется простым. Исполнитель выполняет задачу, заказчик оплачивает ее, и самозанятый сам платит налог. Но просто перевести деньги недостаточно. Нужно убедиться, что исполнитель действительно применяет НПД, чек сформирован правильно, а платеж не выглядит как зарплата штатному сотруднику.
Исполнитель потерял статус НПД
Самозанятый может потерять право применять НПД. Например, если его доход с начала года превысил лимит 2,4 млн рублей или человек начал заниматься деятельностью, которая не подходит для этого режима (ст. 4 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Если на момент оплаты исполнитель уже не был самозанятым, компания платит не плательщику НПД, а обычному физическому лицу. В этом случае заказчик должен удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и отразить выплату в отчетности.
Поэтому статус исполнителя обязательно проверять не один раз при подписании договора, а перед каждой выплатой. Самозанятый мог быть на НПД в начале сотрудничества, но утратить статус к моменту расчета.
Самозанятый не выдал чек
Чек из приложения «Мой налог» — главный документ, который подтверждает выплату самозанятому. Без него заказчик не сможет учесть расходы при расчете налога по УСН или налога на прибыль.
Договор, акт и платежное поручение тоже важны, но они не заменяют чек. Они подтверждают договоренности, выполнение работы и факт перевода денег. А чек показывает, что доход получил именно плательщик НПД и что сведения о расчете переданы в налоговую.
По закону самозанятый должен сформировать чек и передать его заказчику в такие сроки:
При оплате наличными или электронными средствами платежа — в момент расчета.
При других безналичных расчетах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты.
Платеж похож на зарплату
Еще один риск — формулировки в платежных документах. В назначении платежа нельзя писать «зарплата», «премия», «аванс», «оплата смены» или другие слова, которые относятся к трудовым отношениям.
Само по себе одно неудачное слово не делает самозанятого сотрудником. Но риск переквалификации растет, если есть и другие признаки трудовых отношений. Например, исполнитель работает по графику, получает фиксированную сумму два раза в месяц, подчиняется руководителю и выполняет постоянную функцию, а не отдельные задания.
Отличия трудового договора от ГПД с внештатным сотрудником
Забирайте бесплатный гайд от компании WinWork
Заполните форму, вышлем памятку вам на e-mail:
Какими способами можно платить самозанятым в 2026 году
Заказчик может рассчитаться с самозанятым разными способами: наличными, безналичным переводом или через платформу для работы с внештатными исполнителями.
Наличными
Наличный расчет подходит для разовых услуг, которые исполнитель оказывает на месте. Например, мастер приехал в офис, починил оборудование, получил выплату из кассы и сразу сформировал чек в приложении «Мой налог».
Для сотрудничества с большим количеством самозанятых или если бизнес часто привлекает внештатников, наличные неудобны. Бухгалтерии приходится оформлять кассовые документы и контролировать, чтобы исполнители сразу выдавали чеки.
Безналичным переводом на счет исполнителя
Безналичный перевод — более универсальный способ. Компания или ИП перечисляет деньги на банковский счет самозанятого по реквизитам. К ним относятся ФИО исполнителя, номер счета, БИК, наименование банка и корреспондентский счет.
Перед оплатой лучше запросить у исполнителя счет с реквизитами. Самозанятый может сформировать его в приложении «Мой налог», подготовить в программе или по шаблону из интернета. Для заказчика счет удобен, потому что основание платежа и реквизиты видны сразу.
Через платформу
Если компания работает с одним-двумя самозанятыми, выплаты можно контролировать вручную. Но когда исполнителей много, ручной контроль занимает много времени. Приходится проверять статусы самозанятых, напоминать о чеках, контролировать поступление актов.
Упростить процесс помогают специальные платформы для работы с самозанятыми, например WinWork. Сервис помогает автоматизировать операции, которые при ручной работе приходится выполнять бухгалтерии и менеджерам:
Проверка на 9 риск-факторов ФНС. Сервис в автоматическом режиме проверяет статус плательщика НПД перед каждой выплатой. Бухгалтеру не нужно запрашивать справки или отдельно проверять статус на сайте ФНС. Кроме того, система контролирует в режиме онлайн основные риск-факторы переквалификации отношений в трудовые и подскажет заказчику, если сотрудничество с конкретным исполнителем становится высокорисковым.
Оформление документов онлайн. Договоры и акты по конкретному виду деятельности на платформе оформляют в электронном виде и подписываются ПЭП. Так заказчик и исполнитель получают подтверждения по каждой выплате.
Хранение документов. Договоры, задания, акты, чеки и история расчетов хранятся в личном кабинете. Если банк или налоговая запросят документы, бухгалтеру не придется искать их в переписках или в бумажном архиве.
Массовые выплаты за задания. Компании, которая работает с десятками или сотнями исполнителей, не нужно проводить каждый платеж вручную. Достаточно принять выполненные задания, проверить данные исполнителей и подтвердить выплату.
Получение чеков. Как официальный партнер ФНС России, платформа формирует и хранит чеки от исполнителя, поэтому не потребуется напоминать о документах и контролировать, кто прислал их, а кто забыл.
Можно ли платить самозанятому на карту третьего лица
В обычных расчетах самозанятый может поручить заказчику перечислить выплату не на свой счет, а на счет третьего лица. Например, на карту родственника. Основание — ч. 1 ст. 7 закона № 422-ФЗ. Закон устанавливает, что датой получения дохода признается в том числе дата поступления денег по поручению самозанятого на счета третьих лиц.
При этом для заказчика это менее безопасный вариант, чем перевод самому исполнителю. В документах появляется расхождение. Договор заключен с одним человеком, чек формирует он же, а деньги получает другой. Если у банка или налоговой возникнут вопросы, компании придется объяснять, почему платеж связан с этим договором и почему обязательство перед самозанятым считается исполненным.
Чтобы снизить риски, поручение самозанятого нужно оформить письменно. Например, указать реквизиты третьего лица в договоре или дополнительном соглашении. В документе лучше прямо написать, что исполнитель просит перечислять вознаграждение по договору на эти реквизиты. При этом самозанятый все равно должен сформировать чек в «Мой налог» и передать его заказчику.
Выплаты через платформы
При работе через цифровые платформы требования строже. Сервисы, которые проводят выплаты самозанятым, должны учитывать требования Протокола информационного обмена ПП НПД. В п. 17 раздела III протокола указано, что партнеры при выплатах и фискализации доходов НП НПД обязаны идентифицировать получателя денег. То есть нужно подтвердить соответствие данных получателя данным самозанятого, который дал партнеру право на фискализацию дохода.
Кроме того, с 1 октября 2026 года начинают действовать правила закона от 31.07.2025 № 289-ФЗ о платформенной экономике. По ст. 15 этого закона работа исполнителя через платформу должна быть связана с конкретным заказом. При этом специалист выполняет работу лично, без привлечения третьих лиц, а вознаграждение начисляется по каждому заказу отдельно. Поэтому при работе через платформу деньги перечисляются на счет самого исполнителя.
Для заказчика это удобно. Вознаграждение получает именно тот самозанятый, который принял и выполнил задание, а информация в договоре и платежах не расходится между собой.
Что проверить перед выплатой самозанятому
Перед каждой выплатой заказчику нужно убедиться, что деньги уходят действующему самозанятому, реквизиты указаны корректно, а назначение платежа не похоже на зарплату. Для быстрой проверки можно использовать чек-лист.
Что проверить | Как сделать безопасно | Что будет, если ошибиться |
Статус самозанятого | Проверить статус исполнителя перед выплатой через сервис ФНС или запросив у исполнителя справку из приложения «Мой налог». Если заказчик сотрудничает с самозанятым через платформу, она, как правило, проверяет статус самостоятельно. | Если заплатить человеку без статуса плательщика НПД, выплата считается доходом обычного физлица. Тогда заказчику нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и сдать отчетность по внештатнику. |
Реквизиты | Лучше платить на счет или карту самого исполнителя. Если самозанятый просит перечислить деньги третьему лицу, поручение нужно оформить письменно. При работе через платформу обычно деньги перечисляют самому самозанятому — на карту или счет, оформленные на него. | Если договор и чек оформлены на одного человека, а деньги ушли другому, будет сложнее подтвердить связь платежа с услугой и доказать, что обязательство перед исполнителем исполнено. |
Назначение платежа | Указать номер и дату договора, счета или акта, услугу. В назначении платежа нужно конкретно прописать основание, например: «Оплата по договору № 15 от 10.06.2026 за услуги по сборке заказов». Такой текст показывает, что компания платит за результат по договору ГПХ, а не выплачивает зарплату работнику. | Формулировки «зарплата», «аванс», «премия», «оплата смены» могут создать впечатление, что компания скрывает трудовые отношения. |
Платформа WinWork помогает организовать сотрудничество с внештатными исполнителями. Сервис проверяет статус плательщика НПД перед выплатой, позволяет оформлять документы онлайн, проводить выплаты и хранить договоры, акты, чеки и историю расчетов в электронном архиве.
Заказчику не нужно вручную проверять каждого исполнителя на сайте ФНС, собирать документы из переписок и напоминать о чеках. WinWork снижает риск ошибок и помогает бухгалтерии быстрее и проще проводить выплаты.
Частые вопросы
Зачем проверять статус самозанятого перед каждой выплатой?
Самозанятый мог применять НПД при подписании договора, но потерять статус позже, например, из-за превышения лимита дохода. Если компания заплатит человеку без статуса самозанятого, выплату признают доходом обычного физлица. А значит, нужно будет заплатить с нее НДФЛ и страховые взносы.
Что делать, если самозанятый потерял статус после оплаты?
Если на дату выплаты исполнитель применял НПД и выдал чек, по этой оплате заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы. Но если выяснится, что на момент оплаты статуса плательщика НПД уже не было, то заказчик становится налоговым агентом. Нужно будет удержать НДФЛ, начислить страховые взносы на выплату и отразить информацию по внештатнику в отчетности.
Может ли самозанятый выставить счет на оплату юрлицу?
Да, может. Исполнитель может сформировать счет в приложении «Мой налог» или подготовить самостоятельно. Для заказчика это удобно, так как в счете указаны сумма, реквизиты и основание для оплаты. При этом счет не заменяет чек от самозанятого.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Попросите исполнителя сформировать и отправить чек. Если документа нет, не получится учесть выплату в расходах. Если самозанятый отказывается выдать чек, зафиксируйте переписку и обратитесь в ФНС. К обращению нужно приложить договор, акт и платежные документы.
Если чек был, но позже самозанятый его аннулировал и не вернул деньги, ситуация другая. По письму ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@ само аннулирование чека не мешает учесть расходы, если у заказчика сохранился первоначальный чек.
Что писать в назначении платежа самозанятому?
В назначении платежа нужно указать основание и конкретную услугу. Например: «Оплата по договору № 15 от 10.06.2026 за услуги по комплектованию заказов».
Не стоит писать «зарплата», «аванс», «премия» или «оплата смены». Такие формулировки относятся к трудовым отношениям.
Как получить и проверить чек от самозанятого?
Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передает его заказчику, например, PDF-файлом, ссылкой или изображением с QR-кодом. После получения чек лучше сразу проверить по QR-коду или ссылке. Документ должен открываться на сайте ФНС. Если чек не открывается, содержит ошибки или аннулирован, его нельзя считать надежным подтверждением расходов.
При работе через платформу, например WinWork, контролировать чеки проще. Платформа формирует их автоматически после выплаты. Бухгалтерии не нужно отдельно напоминать самозанятым о чеках или вручную проверять документы.
Читайте также:
Самозанятый не выходит на связь и не прислал чек: инструкция для ИП и крупного бизнеса.
Трудовые проверки в 2026 году: главный риск — работа с самозанятыми.
Реклама: АО «Корса», ИНН 7017477919, erid: 2W5zFHZyKfX
Начать дискуссию