5 ошибок автоматизации документооборота: как их избежать и перевести бизнес-процессы в цифру

Автоматизация документооборота начинается с выбора платформы. И часто именно на старте компании совершают ключевую ошибку — выбирают решение, ориентируясь на стоимость и рекомендации, а не на реальные потребности бизнеса. Итог в большинстве случаев один: автоматизация документооборота не только не способна решить поставленные задачи, но и приводит к неэффективному использованию ресурсов и разочарованию собственников бизнеса и сотрудников.

Как избежать? Первое, с чего должна начинаться автоматизация — это определение потребностей бизнеса. Четко сформулируйте цели и задачи автоматизации, проведите аудит и проанализируйте процессы обработки документации. 

Какие типы документов чаще всего используются? Какие процессы являются наиболее трудоемкими? Нужна ли поддержка электронного подписания? Какой вид электронной подписи (ЭП) должен применяться в системе? Ответы на эти вопросы помогут сформировать четкое представление о функционале платформы, которая нужна вашему бизнесу

Достаточно часто автоматизация документооборота проводится комплексно, и это приводит к кардинальным изменениям в работе компании. Как правило, одновременная автоматизация воспринимается как возможность достичь максимального эффекта от цифровизации — ускорение процессов подготовки, согласования и подписания документов, полный отказ от бумаги, повышение лояльности клиентов и производительности сотрудников. 

Но на практике одновременная автоматизация всех процессов способна привести к хаосу. Из-за слишком большого объема изменений возникают всевозможные сбои, а персонал оказывается не готов к такому уровню нагрузки.

Как избежать? Оптимальный вариант — постепенная автоматизация документооборота. На старте рекомендуется выбрать один тип документов или один процесс и перевести его в цифру. Лучше, если это будет наиболее трудоемкое направление работы. Такой подход позволяет провести автоматизацию максимально качественно, при необходимости внести корректировки в стратегию и подготовить сотрудников к дальнейшим изменениям. 

С сервисом ОкиДоки вы сможете автоматизировать один из самых трудоемких процессов — подписание договоров и других документов с клиентами. В отличие от стандартной процедуры (с распечаткой на бумаге, личными встречами или отправкой документов с курьером), которая нередко занимает до нескольких дней, удаленное подписание позволяет сделать все буквально за несколько минут:

1. Берете готовый шаблон или загружаете свой.

2. Указываете данные конкретной сделки.

3. Отправляете сгенерированную сервисом ссылку на договор клиенту.

4. Получаете уведомление, что договор подписан.

Автоматизация документооборота — не та задача, с которой сотрудники могут разобраться «в процессе». Часто руководители внедряют систему, рассчитывая, что персонал на практике получит необходимые навыки. В результате новое решение не упрощает, а, напротив, усложняет работу и приводит к недовольству сотрудников. 

Как избежать? Перед внедрением автоматизации рекомендуется подробно рассказать сотрудникам о ее преимущества. Это позволит преодолеть сопротивление персонала, которое нередко сопровождает любые изменения. И, конечно, обязательным этапом является полноценное обучение.  

Подготовьте обучающие материалы (или запросите их у оператора), расскажите о самой системе и проведите тренинги: так сотрудникам будет проще освоить новые технологии. Причем организовывать обучение имеет смысл даже если вы выбрали систему с удобным и понятным интерфейсом. Подготовка персонала к работе с новым решением поможет провести автоматизацию без ущерба для рабочего процесса и с минимумом сложностей. 

Документооборот редко существует изолированно от других бизнес-процессов. Как правило, документы создаются, согласовываются и хранятся в тесной взаимосвязи с другими системами, поэтому отсутствие или некорректная интеграция с ними является серьезной ошибкой. Обычно это приводит к нарушению целостности бизнес-процессов и увеличению количества рутинных операций.

Как избежать? Выбирать решения, которые интегрируются с популярными CRM-системами. Возможность интеграции позволяет использовать преимущества автоматизации по максимуму, снизить нагрузку на сотрудников и ускорить выполнение задач.

Цифровой договор представляет собой разновидность письменной формы этого документа в соответствии с п. 2 ст. 434 ГК. Для его подписания может использоваться простая электронная подпись, которая является аналогом подписи собственноручной.

Но, как и к бумажным документам, к цифровым договорам также предъявляются определенные требования. Чтобы бизнес не оказался в ситуации, когда подписанный электронный договор не имеет юридической силы, необходимо соблюдать определенные правила.

Как избежать? Если мы говорим о подписании договоров с клиентами при помощи ПЭП, обязательным условием является заключение Соглашения об использовании электронной подписи. Также непременным условием выступает наличие ПЭП в самом договоре. Соблюдение этих условий обеспечивает равнозначность цифрового договора бумажному по своей юридической силе.

При подписании документов с сервисом ОкиДоки Соглашение об использовании электронной подписи уже включено в текст договора вместе с самой ПЭП. Это гарантирует соблюдение требований законодательства и, соответственно, защиту сторон сделки в случае возникновения спорных ситуаций. Помимо договоров, которые можно настроить под любые нужды бизнеса, с сервисом ОкиДоки удобно подписывать другие документы с клиентами, включая акты выполненных работ, сметы, заявления и расписки. 

Подписание цифровых документов без бумаги и ЭЦП

Удобное удаленное подписание договоров для вашего бизнеса

Попробовать

Читайте также:

• Как ускорить подписание договоров с физическими лицами в два раза

• Исполнитель на удаленке: как подписать с ним документы

• Пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Реклама: ООО «ОкиДоки», ИНН 6330100935, erid: 2W5zFJ1t77v