Как заключается трудовой договор: условия и порядок оформления

Расскажем, как правильно выбрать тип трудового договора и составить его без ошибок.
6,6 тыс. 764
Как заключается трудовой договор: условия и порядок оформления
Иллюстрация: freepik/freepik

Прием на работу сотрудника сопровождается заключением трудового договора в письменном виде — этого требует закон. В документ включают несколько обязательных пунктов, которые зависят от конкретной ситуации и типа документа — срочный или бессрочный.

В статье вы узнаете, что нужно учесть в 2023 году, и сможете скачать образцы трудовых договоров.

Для чего заключают трудовой договор

Трудовой договор (ТД) —это документ, который фиксирует «сделку» между работником и работодателем (ст. 56 ТК).

Работодатель дает сотруднику работу и рабочее место, платит деньги за выполнение задач. Работник собственноручно выполняет задачи и соблюдает внутренние правила компании.

Детали такого соглашения есть в статьях ТК, а другие важные положения — об условиях труда, решении трудовых споров, ответственности за неверное составление документа — прописаны в КоАП, ГПК, постановлениях Правительства, законах и письмах Минтруда.

ТД помогает закрепить гарантии для работодателя и работника.

Работодатель знает, что на время действия договора сотрудник будет выполнять свои обязанности. А работник уверен, что для него подготовлено рабочее место, он будет регулярно получать зарплату и пособия, перед отпуском компания выплатит отпускные, а благодаря страховым взносам в будущем ему положена пенсия. 

Трудовой договор заключается не только для того, чтобы избежать штрафов при проверках трудовой инспекции. Еще он помогает решать спорные ситуации, связанные с размером и сроками зарплаты, отпуском, больничным или нарушениями трудового распорядка.

Стороны договора: кто такие работодатель и работник

ТД всегда заключается между двумя сторонами: это работник и работодатель. Работник — это физическое лицо, обычный гражданин РФ или иностранец с правом на работу в России. А работодатель — это физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо (компания).

  • Работодатель-физлицо — обычный гражданин, который не регистрировался как ИП или учредитель организации и не ведет бизнес. Ему может понадобиться помощь по хозяйству, помощь с детьми или домашними питомцами или другие регулярные услуги. Тогда физлицо-работодатель может заключить ТД с физлицом-работником.

  • Работодатель-ИП — это зарегистрированный предприниматель, который подписывает ТД с сотрудником.

  • Работодатель-юрлицо — это компания, которая ищет сотрудника в штат. В этом случае договор подписывает директор или другой сотрудник компании, которого на это уполномочил директор своим приказом, доверенностью или распоряжением (и тогда реквизиты такого документа лучше указать в договоре).

Какие бывают виды трудовых договоров

Трудовой договор бывает бессрочным, тогда он заключается на неопределенный срок, и срочным, тогда он заключается на период не более 5 лет.

Бессрочный трудовой договор выгоднее для работников: он лучше защищает их права, так как не позволяет просто уволить работника по истечении определенного срока. Поэтому закон требует заключать именно такие ТД в большинстве случаев.

Срочный трудовой договор подписывают только в некоторых случаях (ст. 59 ТК):

  • для выполнения сезонных работ или конкретных работ;

  • для работы вместо сотрудника, который отсутствует временно;

  • при прохождении призывником альтернативной гражданской службы;

  • при найме студентов и пенсионеров;

  • для малых предприятий (не более 35 сотрудников в сфере торговли, не более 20 в сфере бытовых услуг).

Часто работодатели выбирают срочный договор, чтобы иметь возможность уволить расслабившегося сотрудника без дополнительных компенсаций и особых оснований.

Максимальный срок такого договора5 лет, а минимальный законом не установлен и зависит от целей договора.

Например, если студент Василий нанимается для вспашки огорода соседу, то договор будет действовать до завершения процесса. Или инженер-программист Иван ушел на многомесячный больничный, и компания наняла на его места нового программиста Андрея по срочному договору: значит работать Андрей будет до возвращения Ивана.

Больше информации о срочном ТД вы можете найти в нашей статье «В каких случаях заключается срочный трудовой договор».

Срочный договор можно продлить и даже превратить в бессрочный. Продлевают договор по соглашению сторон, если это необходимо. А бессрочным договор становится, если после окончания срока работник по-прежнему выполняет работу и работодатель это поддерживает.

Также переквалифицировать тип договора может суд: например, если установит, что у работодателя не было оснований для заключения срочного договора, или если срочный договор несколько раз продлевали.

Как оформляют трудовой договор

Порядок заключения трудового договора одинаков для всех: его составляют в письменном виде в 2 экземплярах — по одному для каждой стороны (ст. 67 ТК). На всех экземплярах стороны ставят подписи, а работник дополнительно пишет на листах работодателя, что он забрал свой экземпляр договора.

Пока договор не заключен в письменном виде, он считается неоформленным, даже если есть устная договоренность и работодатель допустил сотрудника к работе. И если работник приступил к обязанностям до подписания бумаг, нужно составить ТД письменно не позднее 3 рабочих дней с момента начала работы, иначе работодателя ждет штраф.

Трудовой договор — это страховка не только для сотрудника, но и для работодателя

Хотите защитить свой бизнес от претензий сотрудников и штрафов трудинспекции?

Оставьте контакты, мы проверив ваш кадровый учет и приведем документы в порядок

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Из каких частей состоит трудовой договор

Документ состоит из 3 частей: преамбулы, основной и заключения. 

В преамбуле указывают ФИО работника, дату и место составления, ФИО работодателя или название компании. Если работодатель — предприниматель, он указывает свой ИНН. При необходимости указывают доверенность или распоряжение, на основании которого договор подписал представитель компании (не директор).

В основной части приводят все значимые условия, которые должен содержать даже самый простой трудовой договор: 

  • Тип ТД — бессрочный или срочный. При срочном договоре указывают срок, причину и обосновывают, почему соглашение заключается на конкретный период.

  • Вступление в силу — с этой даты работник должен приступить к обязанностям. Если этого пункта нет, договор начинает действовать в день подписания.

  • Место работы — где именно будет трудиться работник.

  • Трудовая функция — название должности по квалификационному справочнику. Это важно, так как для некоторых должностей предусмотрены льготы и доплаты за вредность. Если название должности не будет совпадать с тем, что приведено в справочнике, работник не получит свои льготы. Например, если вместо должности «медицинский технолог», которая есть в справочнике, написать «технолог медкабинета», у сотрудника будут сложности с Пенсионным фондом (постановление Правительства от 18.07.2002 № 537, постановление Правительства от 24.04.1992 № 273).

  • Обязанности сторон (ст. 21-22 ТК).

  • Оплата труда — оклад или тариф для расчета зарплаты, стимулирующие премии, компенсирующие надбавки и доплаты за работу в условиях, которые не относятся к нормальным. В договоре перечисляют все эти виды выплат и сроки их выдачи: например, формулу для расчета годовой премии, срок ее расчета и выплаты. Можно не вносить эти детали в договор, а сделать отсылку к локальному акту, в котором прописан порядок всех выплат.

Если работодатель — микропредприятие (до 15 работников), он может не издавать такие локальные акты, но тогда должен включать в трудовые договоры все условия в подробностях, а сами договоры составлять на основе типовой формы (постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).

  • Режим работы и отдыха — продолжительность рабочей недели или сменный график, распределение рабочих дней: например, работник может трудиться не с понедельника по пятницу, а со среды по воскресенье. Прописывают время, когда работник приступает к работе и ее заканчивает, при необходимости фиксируют ненормированные рабочие дни — например, для специалистов техподдержки или водителей.

Также указывают время отдыха: ежегодный отпуск не менее 28 календарных дней, выходные дни, межсменный отдых, нерабочие и праздничные дни, перерывы в течение рабочего дня.

Чтобы не прописывать эти детали в договоре, можно также сделать ссылку на локальные акты и правила внутреннего трудового распорядка, но обязательно ознакомить с ними сотрудника под роспись до заключения договора.

  • Гарантии при вредных и опасных условиях труда — прописывают все компенсации, которые предусмотрены в компании при тяжелых и вредных условиях (ст. 117 ТК).

  • Характер работы — указывают при необходимости. Например, разъездной характер работы для курьера или выездного продавца.

  • Условия на рабочем месте — оптимальные, допустимые, опасные или вредные. Закон требует, чтобы работодатель заказал спецоценку условий труда и обозначил это в ТД. Условия труда влияют на компенсации и льготы (ст. 14 № 426-ФЗ).

  • Обязательное социальное страхование — работник имеет по закону право на обязательное социальное страхование, чтобы при болезни или рождении ребенка получать пособия.

  • Ответственность сторон — стороны отвечают за неисполнение обязанностей, которые устанавливает договор, локальные акты компании и законы. За дисциплинарные проступки применяют замечание, выговор или увольнение. За материальный ущерб по вине одной из сторон ответственность может быть материальной по нормам российского законодательства (ст. 232 ТК).

  • Основания для прекращения трудового договора (ст. 77 ТК).

  • Дополнительные условия — в документ можно включить любые особые условия, которые не противоречат закону и не ухудшают положение работника. Если в договор включить условия, которые ухудшают его положение, они не будут иметь силы.

  • Испытательный срок — если не указать его в договоре, то работник считается принятым без испытательного срока. Его продолжительность для рядовых сотрудников не может быть больше трех месяцев, а для руководителей и главбухов — шести месяцев. Не устанавливают испытательный срок для лиц, избранных по конкурсу, беременных женщин и матерей с детьми до полутора лет, для несовершеннолетних и молодых специалистов, которые впервые устраиваются на работу в течение года после завершения образования (ст. 70 ТК).

  • В заключительной части приводятся реквизиты сторон, здесь же ставятся подписи и печати.

Если со временем условия ТД меняются, работодатель и сотрудник должны заключить допсоглашение об этом в качестве приложения к договору. Его подписывают со дня изменения условий или раньше.

Какие документы нужны для заключения договора

Для оформления договора от будущего сотрудника нужны:

  • паспорт;

  • трудовая книжка, если она бумажная (выписку из электронной трудовой работодатель получит через сайт ПФР). Если сотрудник трудоустраивается впервые, то электронную трудовую ему заводит работодатель;

  • СНИЛС;

  • для военнообязанных и подлежащих призыву — документы воинского учета;

  • диплом;

  • для некоторых должностей (учитель, воспитатель) — справка об отсутствии судимости;

  • для работы в районах Крайнего Севера потребуется еще медицинское заключение о годности работника по здоровью.

Требовать другие документы работодатель не может. Но, например, для удобства оформления налоговых вычетов на детей работник может принести их свидетельства о рождении. 

Какие штрафы грозят за ошибки в трудовом договоре

За работу с сотрудником без оформления ТД или ошибки в договоре с работодателя могут взыскать штраф до 50–100 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП и ст. 57 ТК). Вот частые причины санкций:

  • неоформление ТД или оформление с опозданием;

  • условия труда по результатам спецоценки хуже, чем прописанные в ТД;

  • не прописано условие социального страхования для сотрудников;

  • не прописано место работы;

  • нет пункта о районных коэффициентах или надбавках, когда они положены, или коэффициенты учтены с ошибкой — например, включены в оклад;

  • условия или режим труда изменились, а допсоглашение к договору не заключено;

  • на экземплярах ТД нет всех нужных подписей.

Образец трудового договора 2023 года с работником.

Бланк трудового договора.

Сколько хранить трудовые договоры

Пока сотрудник трудится в штате, ТД хранится в компании, а после увольнения сдается в архив. Если бумагу сдали в архив до 2003 года, его нужно хранить 75 лет. Если отправили в архив позже — хранят 50 лет. Срок хранения отсчитывается с года, который последовал за годом передачи документа на хранение.

Как решать споры по трудовому договору

Если между сторонами возник спор по рабочим вопросам и они не могут договориться сами, вопрос решает комиссия по трудовым спорам, трудовая инспекция или суд (ст. 382 ТК).

Комиссия по трудовым спорам собирается внутри компании: в нее входят представители каждой стороны в равном количестве. Но не все компании готовы собирать такие комиссии, поэтому часто работники сразу обращаются с жалобой в трудовую инспекцию или суд по месту нахождения ответчика.

Как расторгнуть трудовой договор

Срочный договор расторгается при завершении срока действия. Правда если работник продолжит работать, а работодатель не возразит, договор может превратиться в бессрочный.

Бессрочный договор расторгается в следующих ситуациях (ст. 71-75, 78, 80-81, 83-84 ТК):

  • по собственному желанию работника через заявление;

  • по соглашению сторон — если удалось договориться об этом;

  • при переводе на другое место — например, в другой филиал или местность у того же работодателя, где заключается новый ТД;

  • при смене условий труда, если новые условия не подходят работнику;

  • при смене места работы, если компания переезжает в другую местность, а работник не может последовать за работодателем;

  • по инициативе работодателя, если работник не прошел испытательный срок или допустил дисциплинарный проступок;

  • при проблемах со здоровьем (или законом) у сотрудника;

  • при обнаружении неисправимых ошибок в договоре — если договор проще переписать, чем исправить, он прекращает действие и заключается новый.

Итак, трудовой договор обязательно заключают в письменном виде, в двух экземплярах, каждый с подписью обеих сторон.

В нем указывают все существенные условия: прописывают прямо в договоре или делают отсылки к локальным нормативным актам компании. Один экземпляр остается у сотрудника, другой — у работодателя, с пометкой сотрудника о выдаче ему его экземпляра. Если условия ТД со временем меняются, стороны заключают допсоглашения.

Кадровая служба в помощь вашему бухгалтеру от 490 р/мес за каждого сотрудника

Кадровый учет, подготовка документов, расчет зарплаты, отчетность

Реклама: ООО «Центр Бухгалтерских Решений», ИНН 5902063551, erid: LjN8K1SHu

Начать дискуссию

Банки

Банк впервые по биометрии открыл счет юрлицу

Предприниматель за один день зарегистрировал ООО и открыл расчетный счет в банке ПСБ. Все услуги можно получить онлайн, но нужен подтвержденный профиль в Единой биометрической системе.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

ФСБ приступила к проверке деятельности банка QIWI

Силовики проверят, не выводила ли группа QIWI за границу денежные средства, которые были получены преступным путем.

Бесплатно с Обзоры для бухгалтера

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года

Подготовили для вас обзор разъяснений февраля по налоговой теме. Все кратко, четко, по делу.

Самые важные для бухгалтера письма Минфина и ФНС в феврале 2024 года
Лучшие спикеры, новый каждый день

Четвертого марта не забудьте сдать уведомление по ЕНП: что еще важно учесть бухгалтеру. Дайджест разборов

В 2024 году уведомления по ЕНП на НДФЛ надо сдавать два раза в месяц. Ближайший срок сдачи – 4 марта (так как 3 марта – выходной). Если в компании не было выплат физлицам за этот период, то сдавать нулевое уведомление не надо.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Логистические термины, которые нужно знать всем продавцам

Если вы продаете на Ozon по схеме realFBS или заказываете товары из-за границы, то наверняка общаетесь с сотрудниками логистических компаний. Иногда, кажется, что у них какой-то свой язык — фулфилмент, кросс-докинг, сборные и генеральные грузы… Столько странных терминов... В этой статье собрали самые часто употребляемые слова и рассказываем, что они значат.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

У Wildberries появилась экспресс-доставка цветов

Жители крупных городов смогут заказывать букеты в мобильном приложении и на сайте маркетплейса Wildberries.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Премии

Премия к 8 марта: как оформить, можно ли принять в расходы

ТК дает право работодателям поощрять работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности, в том числе выплачивать премии и дарить подарки (ст. 191 ТК). Выплата премии к 8 марта работникам бухгалтерии, где, в основном работают женщины, допустимый способ отблагодарить за качественный и добросовестный труд.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Банки

Центробанк сделает универсальный платежный QR-код

Пилотный проект с единым QR-колом для бесконтактной оплаты платежей запустят уже в 2024 году.

80

⚡️Итоги дня: Microsoft представила ИИ для финансистов, смартфоны превратились в «кирпич», маркировка добралась до пчел

Подготовили дайджест главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в мире, в одной подборке.

161

На кого именно распространят амнистию по «дробленке»

Для получения амнистии бизнесу нужно самостоятельно сдаться налоговикам и заявить о готовности работать в рамках закона. Предприниматели опасаются, что такие действия все равно приведут к штрафам и доначислениям.

Депутаты предложили уточнить налогообложение онлайн-продаж россиянам товаров из ЕАЭС. Рассмотрим законопроект

В Госдуму внесли законопроект № 564179-8 О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации. Он опубликован в электронной базе данных парламента.

Пришла весна: бухгалтерам хотят вручать Оскар, очередное уведомление по НДФЛ, пятничные игры для ума. 🌷«Ночной бухгалтер» №1634

Первый день весны...еще и пятница. Вот это чудесное совпадение. Немного поговорим о работе и потом расслабимся, ведь сегодня день кошек и еще можно немного поиграть. Главное не забыть вовремя сдать уведомление по НДФЛ.

Иллюстрация : Вера Ревина / Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков

Итак, в продолжении темы про отзыв лицензии у QIWI банка, мы хотим вам рассказать про альтернативы этому платёжному механизму. Эта статья будет интересна тем, кто работает с маркетплейсами, имеет активный товарооборот с Китаем.

Как совершать платежи в Китай в 2024 году. Обзор банков

Выплаты старшим по дому облагают взносами. За счет жильцов

Если собственники квартир скидываются, чтобы оплатить труд активиста, который радеет за их дом, то из этих денег должно идти не только само вознаграждение, с которого еще удерживают НДФЛ, но и страховые взносы.

123

Социальный фонд досрочно выплатит детские пособия

Родители получат выплаты на детей за февраль уже 1 марта. Обычно средства перечисляют каждое третье число.

С 1 марта отчётность в ЦБ по валюте обязаны сдавать «дочки» резидентов

Теперь отчитываться перед Центробанком о сделках с иностранными контрагентами должны не только резиденты РФ, которые включены в список Банка России, но и их российские и иностранные дочерние компании.

Бесплатно с Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

Вы наверное уже слышали, что за прошлый год ФНС исключила из ЕГРЮЛ 170 тысяч фирм. Чтобы не попасть в их число, внимательно слушаем эту инструкцию.

Как убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ. Мини-курс

📄📄 Бухгалтеры обсуждают двухстраничную ТОРГ-12

Когда в накладной 1-2 наименования товара, весь документ прекрасно вмещается на одну бумажную страницу формата А4. А если наименований не очень много, но и не очень мало, то одной страницы уже маловато – часть текста уходит на второй лист.

111

С 1 марта нельзя продавать ювелирку без двухмерного штрихкода

На ювелирные изделия теперь обязательно наносят двухмерные штриховые коды.

Интересные материалы

Анализ финансовой отчетности предприятия

Для успешного ведения бизнеса компания должна быть в курсе своего финансового состояния. Для этого необходим финансовый анализ (ФА). Он позволяет определить эффективность деятельности и понять, что предпринять для улучшения текущей ситуации. В статье мы расскажем о порядке применения ФА. Также пройдемся по каждому методу его проведения.

Иллюстрация: pressahotkey/freepik