Топ-5 мифов об ЭДО

Почему ИП и компании откладывают переход на электронный документооборот (ЭДО)? Причины у всех свои, но чаще всего они упираются в следующие факторы:

1. Консерватизм. Менять устоявшиеся процессы сложно — особенно когда бумажные документы «вроде бы работают». 

2. Страх потерять данные. Мифы о «сливах в третьим лицам» и «взломах» все еще живут в сфере бизнеса. 

3. Привычка экономить. На первый взгляд, ЭДО — это траты на подключение, обучение и другие новые процессы. Особенно в малом бизнесе это воспринимается как ненужная статья расходов. 

4. Чужой опыт. «Знакомый подключал — не понравилось», «читали на форуме — все неудобно». Отказ от ЭДО часто основан не на собственном опыте, а на чужих историях, которые не всегда отражают реальность.

5. Иллюзия ненужности. «Нам ЭДО не нужен, у нас мало документов» или «мы работаем только с физлицами, какое тут ЭДО?» — к сожалению, на практике встречаются и такие мнения. Но даже один договор, оформленный электронно, экономит время и снижает риски ошибок. 

На самом деле электронный документооборот — это не дань моде, а удобный инструмент для бизнеса, особенно если участники команды работают дистанционно.

Развеем основные мифы об ЭДО. Ниже — аргументы, примеры и рекомендации.

Один из самых распространенных мифов — будто ЭДО используют только крупные компании с IT-отделами и многочисленным штатом сотрудников. Они подписывают документы «пачками», потому и не могут обойтись без сервисов. А небольшие ИП и микробизнес могут работать по-старинке — подписывать бумажные документы вручную, обмениваться ими офлайн и хранить папки в физическом архиве.

Реальность: даже если вы подписываете с контрагентами два-три документа в неделю, то можете использовать электронный документооборот. Например, сервис «Подпислон» подходит для взаимодействия с физлицами и самозанятыми. Вы отправляете клиенту документ через сервис, а он подписывает его простой электронной подписью (ПЭП) с компьютера или смартфона. 

Например, контент-агентство заказывает статьи для своего сайта у самозанятых копирайтеров по всей России. Раньше они обменивались сканами документов по электронной почте. Допускали ошибки, приходилось переделывать, уходило очень много времени. После перехода на ЭДО обмен договорами и актами стал занимать до 10 минут.

Консервативные предприниматели до сих пор предпочитают распечатывать документы, подписывать их собственноручно, а сканы отправлять по электронной почте. Оригиналы отправляют курьером — это не исключает риски утери документов и занимает время.

У ручного подписания есть минусы:

• Не исключена подделка документов. Отсканированный документ можно отредактировать в пару кликов — изменить дату, формулировки, цифры. 

• Не всегда это удобно. Документ может быть загружен не в том формате, тяжелым для скачивания — все это мешает работе. А если есть несколько отредактированных версий, то файл трудно найти в email-переписке.

• Файлы могут попасть в папку «Спам». Контрагент не узнает вовремя, что ему пришел документ.

Проблема экономии бюджета особенно остро стоит перед малым бизнесом. Кажется, что для перехода на электронный документооборот нужно потратить немалые деньги на подключение сервиса, обучение сотрудников, обмен формами. Сравним затраты на бумажный документооборот и ЭДО.

 Финансовые и трудозатраты при бумажном документообороте:

• Печать документов — бумага, картриджи, обслуживание принтеров.

• Почтовые и курьерские услуги для отправки договоров, актов и писем.

• Архивное хранение — папки, шкафы, аренда места.

• Время сотрудников на подготовку, оформление, подписание, сканирование и контроль.

• Ошибки и переделки — неверно оформленные документы приходится перепечатывать и пересылать заново.

• Задержки в оплатах из-за долгой доставки или потери документов

• Дополнительные затраты при проверках — поиск документов, восстановление утерянных копий.

• Организация подписания на расстоянии — командировки, доверенности или нотариальные заверения.

Многие опасаются: «Оператор ЭДО — это третья сторона, а значит, данные могут украсть». На самом деле при подключении сервиса вы подписываете соглашение — оно обязывает оператора соблюдать требования по безопасности и конфиденциальности данных (закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). 

• ЭДО — это защищенное цифровое пространство. Сервисы используют безопасные каналы передачи данных и двухфакторную аутентификацию. Доступ к документу есть только у тех, кому он предназначен.

• В ЭДО всегда понятно, кто получит и подпишет документ. А если что-то случится, то всегда можно восстановить цепочку событий.

Хранение документов в компьютере или в стопке бумаг на столе — вот где действительно нет гарантии защиты. А сервисы ЭДО обязаны обеспечивать безопасность и сохранность данных. 

Некоторые ИП и компании отказываются от ЭДО в работе с физлицами и самозанятыми, потому что уверены: «Они не будут куда-то ходить и получать ключ». На самом деле в сделках между организациями и физлицами или самозанятыми обычно используют ПЭП. Чтобы ее получить, не нужно никуда ходить. Обычно сервисы ЭДО сами выпускают такую подпись.

Чтобы пользоваться ПЭП, стороны должны зафиксировать, что документы, подписанные этой ЭП, юридически значимы.

Мы рассмотрели пять мифов об ЭДО, которые мешают бизнесу перевести взаимодействие с клиентами «в цифру». На самом деле страхов и заблуждений гораздо больше. В таблице ниже собрали еще несколько ошибочных мнений об ЭДО:

• Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ с «живой» подписью (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

• Документы, подписанные электронной подписью и переданные с помощью электронных способов связи, являются письменным доказательством в арбитражной и гражданско-правовой практике (ст. 75 АПК, ст. 71 ГПК). 

В сервисе «Подпислон» есть коннекторы для интеграции с популярными системами — Битрикс24, AmoCRM. 

Также вы можете синхронизировать сервис с другими системами по API. Например, этот вариант доступен для интеграции с 1С, Мегаплан, API, Yclients, AlfaCRM, ImpulseCRM. Создавайте интеграции и работайте в своей информационной системе в режиме одного окна.

Если у вас возникнут сложности с интеграцией с системами по API, то наши специалисты поддержки помогут с ее решением.

По закону № 152-ФЗ вы должны получить от клиента согласие на обработку персональных данных. Сервис «Подпислон» уже позаботился о вас — вы можете направить запрос исполнителю через форму в разделе «Клиенты» → «Запросить персданные». Он заполнит данные и они автоматически отобразятся в карточке клиента.

Также вы можете направить запрос клиенту в мессенджере примерно с таким текстом:

«Просим вас предоставить персональные данные для составления договора: ФИО, паспортные данные, скан паспорта, номер телефона, с которого будете подписывать документ. Отправляя персональные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности» (ссылка на вашу политику конфиденциальности).

Подлинность документа можно проверить в сервисе «Подпислон». Система покажет, вносили ли в документ изменения. Проверка целостности документа — это защита от недобросовестных клиентов и юридических рисков в сделках.

Читайте также:

• Как проверить подлинность документа с электронной подписью.

• Как грамотно установить сертификат электронной подписи на ПК.

• Договор ГПХ вместо трудового: когда это оправдано.

Судебная практика по использованию ПЭП с клиентами

Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFJbqS6U