Пошаговое руководство, как автоматизировать бухгалтерский учет 

Бухгалтерский учет «на бумаге» — это затратный по финансам и времени процесс. Особенно нагрузка на специалистов возрастает в отчетный период. Поэтому большинство компаний выбирает автоматизацию бухгалтерии — когда часть обязанностей специалиста переходит в специальные программы.

При ведении бухгалтерского учета организации руководствуются требованиями и правилами, установленными на законодательном уровне. Вот лишь часть из них:

• Закон от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».

• Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности».

• Приказ Минфина от 04.10.2023 № 157н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 4/2023».

В зависимости от специфики деятельности, активов, обязательств и масштабов компании могут меняться состав форм отчетности и пояснения. В результате отчетность по итогам периода из нескольких страниц трансформируется в целый том — с детальной информацией об организации. И даже бухгалтерский учет в таблицах Excel не спасает от рутины, траты времени и ошибок. 

Какие процессы ускоряет автоматизация бухгалтерского учета:

• формирование первичных документов;

• регистрация хозяйственных операций;

• расчет налогов и страховых взносов;

• формирование отчетности;

• контроль задолженности и взаиморасчетов;

• анализ финансовых показателей;

• обмен информацией с контролирующими органами.

Важное примечание: автоматизировать можно только хорошо отлаженные процессы учета. Попытка внедрить автоматизацию в ненастроенные процессы может привести к отрицательным результатам — ошибкам в данных, увеличению нагрузки на специалистов, дополнительным затратам на исправление ситуации. В идеале — доверить внедрение программ для автоматизации бухгалтерии квалифицированным специалистам, например, компании RG-Soft.

Автоматизация бухгалтерского учета — это внедрение в бизнес-процессы специальных программ, которые часть рутинных операций выполняют без вмешательства человека. Разберем основные шаги такого внедрения. 

Выбор программы для бухгалтерии зависит в том числе от размеров компании. Одни программы учета оснащены минимальным набором инструментов для небольшого бизнеса, другие подходят крупным организациям и холдингам. 

1. ИП и малый бизнес. Предприниматели с небольшим ассортиментом товара могут вести бухгалтерский учет в Excel-таблицах. Но по мере роста бизнеса таблицы становятся неэффективным инструментом. Это сигнал, что пора внедрять программу для автоматизации учета. Например, малому бизнесу подходит «1С:Бухгалтерия».

2. Средний бизнес. Компаниям, не входящим в холдинги, подойдет «1С:Бухгалтерия» (с базовыми или доработанными конфигурациями). Но так как бизнес-процессов у них много, обычно они используют и другие решения 1С, например 1С:ERP, «1С:Управление холдингом». Комплексные программы автоматизируют сбор данных о денежных потоках, остатках на складах, закупках, подготовку аналитических отчетов. 

3. Крупный бизнес. Как правило, крупные компании имеют филиалы или дочерние образования. Учет «на бумаге» и в таблицах здесь практически невозможен. Автоматизация бухгалтерского учета в крупных компаниях строится с помощью программ 1С:ERP, «1С:УХ». 

На первом шаге оцените потребности бизнеса, в том числе размер компании и потенциал к масштабированию, чтобы выбрать программу точечно по запросу. 

Автоматизация бухгалтерского учета требует постоянного контроля и координации. Чтобы процесс прошел без срывов и ошибок, важно назначить внутри компании ответственного сотрудника. Он станет связующим звеном между бизнесом и компанией-интегратором, которая реализует проект по внедрению.

Основные обязанности ответственного:

• Формулировать задачи и ожидания бизнеса.

• Собирать и передавать интегратору документы для настройки системы.

• Контролировать сроки и этапы внедрения.

• Наладить коммуникацию между интегратором, руководством и бухгалтерией.

• Фиксировать проблемы и вносить предложения для оперативного решения.

Программа для автоматизации учета — это не единственное, что нужно для внедрения полноценной системы. Оцените, какие именно инструменты нужны вашему бизнесу:

1. Бухгалтерские информационные системы. Это та программа 1С, которая будет закрывать повседневные задачи бухгалтерии.

2. Специализированные сервисы. Это дополнительные инструменты для сбора данных и подготовки отчетности. Например, сервисы ЭДО, управление остатками на складе и т. д. Различные конфигурации 1С оснащены встроенными модулями для сбора данных, в других случаях потребуется интеграция.

3. CRM-системы. Если бизнес использует программу 1С, то необходимость в отдельной CRM отпадает. 

На этом шаге определитесь с программой, которую будете использовать. Она должна иметь релевантные инструменты для решения задач бухгалтерского учета. Программа фиксирует каждую операцию (приход товара, оплату счета, начисление зарплаты), формирует проводки и обновляет соответствующие регистры учета. 

Компании-интеграторы — это официальные партнеры продуктов 1С. Они помогают бизнесу определиться с лучшим решением и корректно внедрить программу в бизнес-процессы.

Интеграторы могут полностью автоматизировать ваш бухгалтерский учет проект под ключ. А именно:

1. Проведут интервью с собственником, руководителями, бухгалтерами и оценят потребности бизнеса.

2. Проведут аудит текущих процессов компании, чтобы выбрать программу 1С с подходящей конфигурацией.

3. Составят план действий по внедрению программы для автоматизации бухгалтерского учета.

4. Выполнят все действия в соответствии с техническим заданием. Отметим, что ТЗ составляет заказчик в связке со своими специалистами и сотрудниками интегратора.

5. Обучат сотрудников работе в системе: предоставят инструкции, видеоуроки. 

Некоторые интеграторы по запросу заказчика могут выехать на место ведения бизнеса, чтобы оценить текущие процессы, провести презентацию программы или обучить сотрудников офлайн.

Внедрение системы автоматизации — это не заключительный шаг, а начало нового периода для компании. На этом этапе важно не терять связь с компанией-интегратором, чтобы своевременно решать технические нюансы и иметь возможность задавать вопросы.

На этом этапе важно:

• Регулярно анализировать эффективность работы системы — удобство формирования отчетов, скорость получения данных, уровень прозрачности учета.

• Использовать новые возможности для оптимизации бизнес-процессов.

• Поддерживать контакт с интегратором, чтобы обсуждать перспективы масштабирования и дальнейшие улучшения.

По мере развития бизнеса вы сможете вместе с интегратором расширить функционал: доработать конфигурацию 1С под новые задачи или перейти на более продвинутые решения. Это позволяет не просто автоматизировать текущие процессы, но и закладывать основу для долгосрочного роста.

В таблице — основные моменты по автоматизации бухгалтерского учета:

Ошибки в процессе автоматизации могут стать причиной убытков и простоев в работе. 

Какие ошибки чаще всего встречаются на старте:

1. Завышенные требования. Не переводите «в цифру» сразу все процессы — это может внести путаницу. Автоматизируйте учет постепенно, начните с первичных документов, а потом переходите к более сложным задачам.

2. Неправильный перенос данных в новую программу. Ошибки на этом этапе могут привести к хаосу в системе или потере сведений. Доверьте миграцию данных интегратору или следуйте инструкции разработчика.

3. Формальное внедрение программы 1С. Система введена в эксплуатацию, но сотрудники продолжают вести учет на бумаге. Сразу пресекайте такой подход и помогите сотрудникам освоить новый формат работы.

4. Отсутствует обслуживание программы. Перед внедрением системы автоматизации уточните у интегратора возможность регулярной поддержки.

5. Сотрудники не подготовлены. Недостаточная квалификация сотрудников может привести к саботажу. Не игнорируйте обучение, донесите до персонала важность переноса данных в цифровое пространство.

Учет в Excel — это работа с данными вручную, при таком подходе не исключены ошибки из-за большого объема информации. Автоматизация бухгалтерии предполагает использование программ, например, 1С. Программы автоматически формируют проводки и отчеты, фиксируют финансовые потоки, обеспечивают взаимодействие с контролирующими органами.

Переходить на автоматизации бухгалтерии стоит, когда ручные методы или Excel перестают обеспечивать оперативность и точность работы. Обращайте внимание на сигналы: растет объем операций, часто возникают ошибки в данных, уходит много времени на подготовку отчетности, данные дублируются и теряются между подразделениями. Если хотя бы один из этих «маячков» сработал — вашему бизнесу пора автоматизировать учет. 

Сроки зависят от масштаба бизнеса, сложности процессов и выбранного решения. Например, внедрение базовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» занимает 1–2 недели, внедрение системы автоматизации в среднем бизнесе — до двух месяцев. На внедрение ERP или «1С:Управление холдингом» в крупном бизнесе и группе компаний может уйти от 3 до 6 месяцев. Ключевую роль играет компания-интегратор: грамотные специалисты могут ускорить процесс за счет точного анализа потребностей и четкого плана внедрения.

Автоматизация учета становится проще, если доверить процесс профессионалам. Компания RG-Soft более 20 лет помогает бизнесу любого масштаба внедрять решения 1С. Специалисты проведут аудит текущих процессов, подберут оптимальную конфигурацию 1С, настроят систему и обучат сотрудников работать в ней. Вы получите готовое решение «под ключ», которое работает с первого дня. 

Читайте также:

• Как управлять производством в малом бизнесе с помощью 1С:УНФ.

• «1С:Бухгалтерия» и «1С:Упрощенка»: что выбрать бизнесу на УСН.

• Как вести товарный учет в рознице, чтобы не замораживать деньги на складе: порядок и способы.

Получите дорожную карту по внедрению 1С разработанную для вашей компании бесплатно!

Экспресс-обследование компании с дальнейшей разработкой пошагового внедрения системы 1С

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «Интеллект Альянс», ИНН 7736639977, erid: 2W5zFHxj57N