Инструкция по организации кадрового делопроизводства
Шаг 1. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство
Отвечать за кадровое делопроизводство может (на выбор работодателя):
отдел кадров (кадровая служба)
или
единственный сотрудник — специалист по КДП, бухгалтер либо руководитель.
Обязанности ответственного сотрудника пропишите в трудовом договоре или должностной инструкции. Издайте приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Такой приказ может попросить трудовая инспекция при проверке.
Если ИП сам ведет КДП, нужен приказ о возложении на себя ответственности, ведь трудовой договор предприниматель сам с собой не заключает, и должностная инструкция на ИП также отсутствует.
Шаг 2. Регламентировать кадровое делопроизводство
Определитесь с составом и содержанием документов кадрового делопроизводства.
Обязательные ЛНА (локальные нормативные акты) | Основание — норма ТК |
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | |
Штатное расписание | |
Положение об обработке и защите персональных данных работников | |
Табель учета рабочего времени | |
График отпусков | |
Положение об оплате труда и премировании (может быть частью правил трудового распорядка) | |
Расчетный листок | |
Документы по охране труда |
В перечень обязательных документов организации войдут также документы, регулирующие вопросы воинского учета. Подробно о том, как организовать и вести воинский учет в компании, рассказали здесь.
Обязательные регистрационные книги учета и журналы для кадрового делопроизводства | Основание |
Книга (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | |
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | |
Журнал регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров | |
Журнал регистрации медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены), послесменных, послерейсовых медицинских осмотров |
Организации (ИП) — микропредприятия и некоммерческие организации (НКО) вправе не разрабатывать правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и премировании при условии, что они используют типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК). Типовая форма утверждена постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858.
Важно разработать проекты трудовых договоров. Трудовой договор — основной документ, который подтверждает трудовые отношения. Что должно быть указано в договоре с работником, прописано в ст. 57 ТК.
Сразу выберите форму документооборота между работодателем и работником: электронно или в бумажном виде. Какие документы даже при электронном документообороте должны оформляться на бумаге, рассказали ниже в разделе про преимущества КЭДО.
Далее определите перечень и содержание возможных приказов, которые будете оформлять по кадрам. В частности, приказы составляют на такие кадровые события: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку.
Все свои наработки по КДП, с учетом специфики предприятия, целесообразно оформить в единый локальный акт — Инструкцию по кадровому делопроизводству. Можно присвоить документу другое подходящее название. Например: Положение о кадровом делопроизводстве или Правила ведения кадрового делопроизводства. Такой документ поможет передать дела новому сотруднику, ответственному за данный участок, или адаптировать к работе помощника.
Шаг 3. Назначить ответственных за конкретные кадровые документы
Закон обязывает работодателя назначить ответственного за ведение и учет трудовых книжек приказом руководителя (п. 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Это может быть тот же сотрудник, который отвечает за кадровое делопроизводство в целом, или другой работник. В обязанности ответственного за трудовые книжки входит правильное оформление записей, регистрация книжек в специальном журнале, их хранение.
Определите сотрудников, которые будут оформлять другие кадровые документы.
Шаг 4. Создать условия для хранения документов
Организации (ИП) обязаны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленного срока хранения (ч. 1 ст. 17 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Сроки установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Для компаний с большими бумажными архивами необходимы отдельные помещения. Для небольших фирм достаточно закрытых шкафов в сухих и пожарозащищенных помещениях с вентиляцией.
Все документы ежегодно формируют в папки с указанием их наименования, сроков хранения. Рекомендуется хранить документы с разными сроками отдельно друг от друга. Так, например, приказы о приеме на работу (срок хранения 50 лет) размещают отдельно от приказов о предоставлении ежегодных отпусков (срок хранения 5 лет).
Особое внимание уделяют бумажным трудовым книжкам, так как они относятся к бланкам строгой отчетности (п. 41 и 42 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Лучше их хранить в сейфе или закрытом шкафу.
Также работодатель обязан применять меры по защите персональных данных, исключив неправомерный доступ к такой информации, ее уничтожение, распространение (ч. 1 ст. 19 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
О требованиях и сроках хранения электронных документов подробно рассказали в другой статье.
КЭДО в организации: преимущества
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, согласование, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК).
КЭДО можно ввести для всех документов кадрового учета, кроме следующих исключений (ч. 3 ст. 22.1 ТК):
бумажные трудовые книжки;
сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, по форме ЕФС-1;
акты о несчастных случаях на производстве;
приказы об увольнении;
инструкции по охране труда.
Что дает КЭДО
Кадровый документооборот совершается мгновенно. Документ создается, отправляется на согласование, его подписывает работодатель и отдает на ознакомление сотрудникам. Сотрудники подписывают документ электронной подписью, и заверенный документ возвращается обратно тому, кто его создал. Прием на работу сотрудников на удаленке, в филиалах происходит быстро и удобно.
При переходе на КЭДО решается проблема громоздких бумажных архивов: все документы хранятся в облачном хранилище, с настроенным доступом. Электронные документы не теряются, их нельзя порвать или испортить. История работы с документами сохраняется в программе: видно, кто вносил изменения или загружал новые редакции. С КЭДО вы экономите на бумаге, оргтехнике, доставке документов курьерами.
Если работодателя проверяет трудовая инспекция, сформировать пакет запрашиваемой информации легче, чем делать бумажные и электронные копии оригиналов.
Поможем перевести вашу компанию на кадровый ЭДО
Предоставим шаблоны документов для перевода на КЭДО. Поможем с интеграцией и настройкой системы. Обучим вас и ваших работников
Как перейти на КЭДО
Выберите поставщика программного продукта для ведения КЭДО.
Утвердите порядок ведения кадрового ЭДО локальным актом компании.
Уведомите о переходе на КЭДО всех сотрудников и получите от них согласие или отказ.
Выдайте работникам электронные подписи.
Подробнее о том, как перевести документы в цифру, рассказали в статье.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Базовый штраф за нарушение норм трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):
для организаций — 30 000–50 000 ₽;
для ИП — 1 000–5 000 ₽.
За неоформление или ненадлежащее оформление трудового договора штрафы выше (ч. 4 ст. 5.27 КоАП):
для организаций — 50 000–100 000 ₽;
для ИП — 5 000–10 000 ₽.
За отсутствие документов по охране труда штрафы могут доходить до 130 000 ₽ — для организаций, до 25 000 ₽ — для ИП (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).
Кадровый электронный документооборот от Saby (СБИС)
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и ГПХ
Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: LjN8KMuUp
Начать дискуссию