Этот кейс — про масштабную трансформацию HR-процессов в российском ритейле и советы, как внедрить КЭДО с нуля.
18 000 сотрудников по всей стране, доставка документов и другие причины перехода на КЭДО
В «Детском мире» 18 000+ человек — в рознице, офисе и удаленке. Учитывая, что у группы компаний 1200 магазинов и 6 распределительных центров, бумажная волокита стала серьезной преградой: документы долго ходили, оформлялись вручную, терялись и тормозили процессы.
HR-направление работало в режиме постоянной многозадачности:
В рознице ежедневно оформляли до 100 приемов и увольнений.
В летний период нагрузка удваивалась из-за сезонных работников.
Курьеры ежедневно перевозили килограммы документов между городами.
Принтеры работали на износ, а бюджеты на исходные материалы росли в геометрической прогрессии.
Руководство приняло решение: полный переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) в Saby Staff. Но как внедрить систему в организации с такой географией и штатом?
Для этого выбрали поэтапную стратегию перехода на ИТ-технологию. И к первым опытам приступили в «ДМ Тех».
С чего начать? Там, где без цифры никак
«ДМ Тех» — это внутреннее IT-подразделение в группе компаний. Тут трудятся разработчики, тестировщики, дизайнеры и другие специалисты. На старте команды было около 200 человек, сейчас — уже 800+.
Почему начали именно с них? Все просто: 70% сотрудников работали удаленно, а бумажный документооборот с ними был настоящим испытанием. Вот и решили: начнем с тех, кому цифра нужнее всего.
Первый этап: настроили КЭДО по мечте HR-службы
Специалисты Saby не просто адаптировали КЭДО в Saby Staff и передали инструкции. Вместе с ИТ и HR-службами «Детского мира» создан целый успешный проект:
1. Помогли разработать внутренние регламенты по КЭДО, чтобы все было по закону и правилам компании.
2. Провели интеграцию с 1С — через специальный модуль, который связал две системы: кадровики больше не бегают между программами.
Подписал документ в Saby — он тут же отразился в 1С. И наоборот: можно сформировать документ в 1С и отправить его в Saby на подпись.
3. Создали маршруты, чтобы сотрудники получали только нужные им бумаги. Умная маршрутизация подбирает документы по должности и месту работы.
Например:
Ознакомление с внутренними правилами — обязательно для всех.
А вот документы по технике безопасности увидит тот, кто работает на складе.
Второй этап: обучили сотрудников без скучных инструкций
После технических настроек в Saby Staff пришло время подключать первых пользователей: загрузили данные сотрудников в систему и запустили рассылку приглашений на регистрацию.
Чтобы никто не потерялся и быстро разобрался, как устроен КЭДО, команда Saby провела серию вебинаров — не скучных лекций, а интерактивных роликов, где показали, как пользоваться системой, специально подстроенной под процессы «Детского мира».
Но это еще не все — для тех, кто работает в магазинах, сделали простые и понятные гайды. Расписали, как оформить заявление на отпуск, получить справку и другие полезные штуки.
HR-специалистам оставалось только включить обучающее видео, налить себе кофе — и наблюдать, как сотрудники осваивают КЭДО быстрее, чем прогружается кассовая смена в пятничный вечер.
Третий этап: вышли в тираж — запустили КЭДО по всей стране
После пилота и обучения команда «Детского мира» перешла к масштабированию. Перевод на КЭДО пошел полным ходом — начали подключать сотрудников региональных офисов, распределительных центров и магазинов по всей стране.
И вот что получилось: 📈 за 4 месяца в системе зарегистрировано >14 000 сотрудников, а через пару месяцев число перевалило за 18 000.
Что изменилось: цифры, факты, ощущения
С момента внедрения КЭДО в «Детском мире» прошло почти 2 года — и система точно вошла в рабочую привычку. Все кадровые процессы в ритейле теперь проходят в Saby Staff — без лишней беготни, с цифровой подписью и автоматической маршрутизацией.
💬 Больше 250 000 кадровых документов уже подписано через Saby Staff.
❌ До: как было
Директорам магазинов приходилось брать на себя кадровую рутину — собирать заявления, нести их в отдел кадров, ждать подписи, передавать обратно. Это отвлекало от главного — управления командой и общения с клиентами.
Документы передавались на бумаге, терялись, задерживались, накапливались в папках.
✅ После: как стало
Все процессы ушли в онлайн. Сотрудник может оформить отпуск или справку прямо с телефона — 83% делают это именно с мобильной версии.
А еще Saby Staff помог «Детскому миру» сэкономить:
🧾 2 млн листов бумаги.
💰 8 млн рублей на печать, картриджи, доставку и хранение.
Оксана Леонтьева, руководитель направления по автоматизации кадровых бизнес-процессов «Детского мира»: «По мере того, как прибавлялись пользователи в наш личный кабинет, увеличивался и электронный документооборот. Коллеги из Тензора самостоятельно переносили наш аккаунт на более мощные серверы для поддержания бесперебойной работы в нашей системе. На сегодня мы перевели в Saby абсолютно все кадровые документы, которые разрешены на законодательном уровне».
Уроки для других ритейлеров
История «Детского мира» доказала: даже в традиционно «бумажных» отраслях возможна полная цифровая трансформация. Главные уроки:
Начинайте с пилота — тестируйте систему на одном из подразделений.
Обучайте просто — видео и гайды лучше, чем 100-страничные инструкции.
Все возможно, даже если у вас 1200 магазинов. Главное — начать.
Смотрите подробный видеоотзыв👇
От бумажной бюрократии к цифровой скорости
Переведите HR-процессы в онлайн, забудьте про подписи на бумаге и ускорьте документооборот с сотрудниками уже сегодня
Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: 2W5zFGNMvbA
Начать дискуссию