Документы в ЭДО отклонены: разбираемся в причинах и исправляем ошибки в 1С

Для того чтобы электронные документы (ЭД) имели юридическую силу наравне с бумажными, их использование регулируют федеральные законы и нормативные акты. Они — основа ЭДО, которую, как и в любом деле, знать необходимо. Основные документы, регулирующие ЭДО в России, следующие.

• Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Статья 2 закона определяет само понятие ЭД.

• Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он определяет виды электронных подписей (ЭП), их правовой статус, требования к их созданию и использованию. Именно он закрепляет равенство между документом, подписанным квалифицированной ЭП, и документом на бумаге, подписанным собственноручно.

• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Разрешает составлять первичные учетные документы в электронном формате. Он является основой для применения ЭДО в бухгалтерской практике.

• НК. В частности, ст. 169 НК разрешает оформлять Сф в электронном виде. Также НК содержит положения, на основании которых документы в ИФНС можно представить в электронном формате.

• Приказы ФНС. ФНС разрабатывает и утверждает форматы ЭД (например, для УПД, счет–фактур, актов сверки). Эти приказы обязательны к исполнению при обмене документами с налоговыми органами и между контрагентами.

• Иные нормативные акты. Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н, приказ ФСБ № 795, постановление Правительства № 1137.

ЭДО — это прекрасный инструмент для обмена огромным количеством документов, но его применение имеет свои границы, которые регулируются законодательством. Важно знать, какие документы можно перевести в «цифру», а какие требуют традиционного бумажного носителя.

1. Разрешено передавать по ЭДО. Большинство документов, которые используются в повседневной деятельности компаний, можно и нужно передавать через ЭДО. Это значительно ускоряет процессы и снижает затраты. К таким документам относятся:

• первичка: УПД, акты выполненных работ/оказанных услуг, товарные накладные, Сф, акты сверки или выполненных работ, счета на оплату, техзадания, спецификации;

• договоры и доп. соглашения: договоры по купле–продаже товаров либо оборудования и техники, на оказание услуг или выполнение работ, по аренде и т. д., а также любые изменения к ним;

• кадровая документация (с ограничениями): приказы, заявления на отпуск, командировочные удостоверения при условии, что у сотрудников есть электронные подписи и компания перешла на кадровый ЭДО;

• внутренние документы: служебные записки, распоряжения, акты, отчеты, протоколы совещаний — если они не требуют обязательного бумажного оформления по закону.

2. Не разрешено передавать по ЭДО. Несмотря на широкие возможности ЭДО, некоторые документы все еще требуют «бумажного» подхода в связи с требованиями законодательства:

• документы, касающиеся кадрового состава: приказ на увольнение сотрудника, журнал проведения инструктажей по охране труда на предприятии, акты о произошедших несчастных случаях на производстве;

• трудовые книжки: у многих они ведутся в электронном виде, но их бумажные аналоги, выданные до перехода на электронный формат, остаются действительными;

• документы, требующие «живой» подписи и печати по закону: нотариальные доверенности, векселя;

• документы с грифом секретности: гостайна и другие особо важные документы, требующие специальных условий защиты информации.

Однако, если компания полностью перешла на ЭДО, бумажный архив, который был до перехода, все же должен быть сохранен. Обязанность организации — хранить документацию, имеющую отношение к бухучету, в течение 5 лет, а относящуюся к кадрам (приказ о трудоустройстве, увольнении или переводе, личная карточка работника и трудовой договор с ним) — в течение 75 лет, если операции по ним закончились до 01.01.2003, и 50 лет, если закончились после 01.01.2003.

ЭДО сильно упрощает жизнь не только бухгалтеру компании, но и всем сотрудникам, если введен внутренний ЭДО. Однако в работе такого полезного инструмента случаются сбои, чаще при внешнем ЭДО. Главное при этом — не впадайте в панику, она — плохой советчик. Что же может произойти? Ситуации возникают разные.

Представьте ситуацию: вы отправили УПД, а контрагент его отклонил, звонит и говорит: «Мы этот документ не можем принять, у нас другие данные». Что это может значить?

1. Несовпадение ИНН/КПП. Это одна из самых распространенных причин. Ошибка может быть всего в одной цифре — при оформлении карточки контрагента случайно поставили соседнюю цифру вместо нужной, но это уже ошибка. Вполне объяснимо, что ваш партнер отклонит такой документ. 

Как исправить:

• зайдите в карточку контрагента в 1С (вкладка «Справочники» — «Контрагенты»). Проверьте поля ИНН и КПП. Сверьте их с учредительными документами контрагента или данными из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Исправьте ошибку, заново сформируйте и повторно отправьте УПД.

2. Неправильные наименования или адреса. Иногда проблема может быть в неточности наименования организации или ее юридического адреса. Даже такую мелочь, как двойные кавычки в наименование контрагента, некоторые системы ЭДО или внутренние регламенты контрагента могут не пропустить в документе.

Как исправить:

• проверьте полное и сокращенное наименование, а также юридический адрес в карточке контрагента в 1С. Убедитесь, что они полностью соответствуют данным контрагента, а лучше — выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, которую можно бесплатно заказать на сайте ФНС.

 И тут исключить подобные ошибки поможет сервис 1С:Контрагент.

3. Некорректные данные по товарам/услугам. Партнер может отклонить УПД из-за несоответствия данных по количеству, цене, номенклатуре.

Как исправить:

• проверьте все показатели табличной части документа УПД в 1С, сверьте их с данными в договоре или заказе. Сделайте корректировку документа и повторно отправьте.

Электронная подпись (ЭП) — это ваша цифровая «печать». Если она не проходит проверку, документ считается недействительным. Почему это происходит?

1. Истек срок действия сертификата ЭП. Срок действия сертификата ограниченный, чаще всего это 1 год. По его истечении подпись становится недействительной, и система ЭДО просто откажет в подписи.

Как исправить:

• в 1С:Бухгалтерия есть механизм проверки срока действия сертификатов ЭП. Примерно за месяц до окончания срока действия в программе начнут периодически появляться сообщения о необходимости продлить сертификат. Не игнорируйте их;

• если пропустили уведомление, посмотреть срок действия можно двумя способами. Первый: вкладка «Администрирование» — Обмен электронными документами. Перейдите по интерактивной ссылке «Настройки электронной подписи и шифрования». Откроются настройки, и в табличной части будет список сертификатов. Там же можно сформировать три вида отчета.

Второй способ: вкладка «Отчеты» — 1С–Отчетность — Регламентированные отчеты. Далее перейдите на вкладку «Настройки» — Настройка обмена с контролирующими органами. Сверху будет указан срок действия сертификата, а в списке «Гос. органы» будет отмечено, с какими структурами подключен обмен;

• после проверки оформите новый сертификат. Сделайте это в аккредитованном удостоверяющем центре в течение месяца до окончания действия старого.

2. Сертификат ЭП отозван. Он может быть отозван владельцем. Если владелец этого не делал, значит это инициатива удостоверяющего центра (УЦ). Причины для этого разные: какие-то нарушения (подделаны данные или ключ скомпрометирован), изменения в законодательстве, УЦ прекращает свою деятельность.

Как исправить:

• полную информацию о причине отзыва даст только УЦ, где получали ЭП. После объяснений причин выход один — получить новый сертификат.

Проблемы могут быть не только в момент получения ЭД противоположной стороной. Все может произойти еще на стадии формирования ЭД. Но это даже и не проблема, а так — казус, который вполне может оказаться опечаткой. Это довольно легко исправить именно на стадии формирования ЭД.

1. Ошибка в данных документа. Вы сформировали ЭД, где в шапке указан Документ учета, например «Реализация». При просмотре обнаружили, что цена товара указана не верно.

Как исправить:

• номер и дата документа «Реализация» указывается как интерактивная ссылка. «Провалитесь» по этой ссылке в сам документ, исправьте цену и сохраните его по кнопке «Записать». После этого появится предупреждение о закрытии ранее созданного ЭД в принудительном порядке. Нужно по ссылке «Создайте» сформировать новый ЭД, с правильной ценой, предыдущий же стал неактуальным и в учете не принимается.

2. Неправильно сформированная печатная форма. Хотя ЭДО работает с электронными документами, многие системы позволяют просматривать печатную форму. Если она выглядит некорректно, это также может стать причиной отказа. Вы отправили УПД, а контрагент, просматривая печатную форму, обнаружил, что она «съехала», отсутствуют какие-то поля или обрезана часть информации, и не принял документ.

Как исправить:

• перед отправкой документа просмотрите его печатную форму в 1С (кнопка в документе «Печать» — Универсальный передаточный документ). Убедитесь, что все данные отображаются без обрезаний. Если есть проблемы, проверьте настройки печати, обновления 1С или обратитесь за консультацией к специалистам Scloud.

3. Запрет от контрагента на прием документов по ЭДО. В этом случае может быть два запрета: общий и частичный. Общий — значит, в настройках ЭДО со своей стороны партнер полностью запретил принимать ЭД, потому что перешел исключительно на бумажный документооборот. При частичном какие-то документы могут быть приняты, а, например, Сф должны быть исключительно на бумаге.

Как исправить:

• в обоих случаях стоит связаться с контрагентом и уточнить, какие документы, в каком виде и каким способом нужно передавать ему в дальнейшем.

4. Ошибка при формировании XML-файла. ЭД передаются в основном в формате XML, который разработан ФНС. Если в этом файле есть ошибки, система ЭДО контрагента может его не принять. Часто встречаются такие, скорее, недочеты, чем ошибки, как не указан номер и дата договора, единицы измерения и адреса вбиты вручную. Обычно 1С формирует XML-файлы корректно, но могут возникнуть и более серьезные проблемы: в процессе выгрузки УПД из 1С произошел сбой, и в XML-файл попали неверные символы или нарушилась структура.

Как исправить:

• недочеты просто исправить — укажите реквизиты договора, а единицы измерения и все параметры адресов заполните по классификаторам;

• при более серьезных ошибках в первую очередь убедитесь, что ваша 1С обновлена до последней версии. Если все обновлено, обратитесь сначала к специалистам по работе в 1С компании Scloud. Они постараются вам помочь. Если же проблема сохраняется, обратитесь в техническую поддержку вашего оператора ЭДО.

Отклонение документов в ЭДО — это неприятная, но решаемая проблема. Главное — не паниковать и системно подойти к поиску причины. В большинстве случаев проблема кроется в неточности данных или некорректной работе с электронной подписью. Помните, что своевременная проверка информации и внимание к деталям — залог успешного и бесперебойного ЭДО. А специалисты компании Scloud помогут вам разобраться, где в 1С расположены настройки для электронного документооборота, что нужно настроить и как, каков процесс ЭДО со стороны 1С.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFFumYN4