Обязательный переход на ЭПД участников перевозок в 2026 году

Работа с электронными перевозочными документами станет обязательной для бизнеса в сфере перевозок, независимо от вида транспорта — автомобильного, водного, железнодорожного или авиационного. Дата нововведения — 01.09.2026. Основание — закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Оформлять электронно придется, в том числе, такие перевозочные документы:

• транспортные накладные;

• железнодорожные накладные;

• грузовые накладные при авиаперевозках;

• заявки (заказы) на перевозку;

• экспедиторские документы и т. д.

Каждый ЭПД включает несколько файлов обмена. Электронный формат, в котором передаются перевозочные документы, утверждает ФНС.

Электронные документы направляются для обработки и хранения в единую базу данных — ГИС ЭПД.

Ситуации, для которых сохранится возможность оформления бумажных перевозочных документов, должен определить Минтранс.

С сентября прошлого года ЭПД (товарно-транспортные накладные) применяются при перевозках алкогольной продукции. Переходный период, в котором еще можно применять бумажные документы, действует до 1 марта 2027 года.

С начала осени 2026 года ЭПД станут обязательны при любых грузоперевозках для всех участников перевозочного процесса — грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, экспедиторов.

Чтобы все участники процесса могли полноценно работать с электронными перевозочными документами, им нужно заключить договор с одним из операторов ИС ЭПД из реестра Минтранса.

1. Участник перевозки создает ЭПД, подписывает его своей КЭП (квалифицированной электронной подписью) и отправляет через оператора ИС ЭПД.

2. Оператор получает от участника перевозки файл обмена, проверяет его формат, корректность КЭП, формирует QR-код со сведениями о документе, затем передает файл другому участнику через его оператора, а также направляет его в ГИС ЭПД.

3. Документ вносят в информационную систему ЭПД, после чего он становится доступен всем участникам процесса транспортировки. Данные напрямую из ГИС ЭПД могут получать госорганы: Налоговая служба, МВД, Минцифры и т. д.

К примеру, с транспортной накладной участники грузоперевозки будут работать так.

Грузоотправитель:

• формирует электронную транспортную накладную — указывает данные о грузе, о грузополучателе, перевозчике, водителе;

• ответственный за отгрузку сотрудник подписывает накладную своей КЭП и отправляет ее через оператора ИС ЭПД перевозчику.

Перевозчик / водитель:

• принимает груз для перевозки и подтверждает это своей электронной подписью;

• подтверждает своей подписью передачу груза грузополучателю.

Грузополучатель:

• когда груз доставлен и выгружен, подтверждает своей КЭП его приемку;

• при необходимости вносит свои замечания.

На каждом этапе данные ЭПД регистрируются оператором в системе ГИС ЭПД.

Для перехода на электронные документы участникам процесса перевозки необходимо:

1. Выбрать из реестра Минтранса аккредитованного оператора ИС ЭПД и заключить договор с ним.

2. Получить электронные подписи для руководителя и всех сотрудников, которые будут подписывать ЭПД. Водителям и кладовщикам достаточно простой электронной подписи, остальным нужна квалифицированная ЭП.

3. При необходимости оформить на сотрудников машиночитаемые доверенности (МЧД).

4. Установить необходимое программное обеспечение или специальный сервис, чтобы работать с ЭПД, и предоставить доступ сотрудникам. Водителям потребуются смартфоны или планшеты с выходом в интернет. По запросу сотрудника ГАИ водитель может показать QR-код на экране мобильного устройства.

5. Провести обучение персонала. Уметь формировать и подписывать ЭПД должны все сотрудники, которые имеют отношение к перевозкам: водители, экспедиторы, диспетчеры, бухгалтеры и т. д.

6. Протестировать систему — сначала на единичных перевозках, и только после налаживания процесса переходите на ЭПД полностью.

7. Сообщить о переходе на ЭПД своим контрагентам и согласовать с ними порядок обмена электронными документами. Если нужно — внести необходимые изменения в договоры.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Электронный документооборот при грузоперевозках — это неизбежная процедура для бизнеса, которая поначалу может показаться сложной и непривычной. Но внедрение новых технологий открывает перед компаниями ряд преимуществ:

• Снижение расходов — документы не надо распечатывать, на них не тратится бумага, сокращаются траты на обслуживание принтеров, для передачи документа контрагенту не нужно отправлять курьера или идти в почтовое отделение.

• Отсутствие разночтений — один и тот же ЭПД доступен сразу всем участникам перевозки, любые изменения в документе моментально доводятся до каждого из них.

• Ускорение процесса взаиморасчетов — сторонам не нужно передавать друг другу бумажные оригиналы перевозочных документов, поэтому скорость оплаты существенно увеличивается.

• Надежное хранение — ЭПД невозможно потерять или утратить, потому что они хранятся в системе ГИС ЭПД, а также у оператора ИС ЭПД.

• Меньше запросов от контролирующих органов — контрольно-надзорные органы имеют доступ к ГИС ЭПД и могут получать информацию об интересующих документах напрямую из системы.

Чтобы внедрение электронных перевозочных документов прошло без стресса и штрафов, воспользуйтесь инструментом 1С-ЭПД от Scloud уже сейчас. В одном приложении можно отправлять, получать, подписывать и корректировать документы онлайн. Сервис позволяет значительно ускорить логистические процессы, сократить затраты и снизить риски ошибок для всех участников поставок. 

Читайте также:

• Учет основных средств на УСН: проводки и примеры.

• Как составить график отпусков на 2026 год: порядок и сроки.

• Расчет налога на прибыль в 2025 году: полезная памятка для бухгалтера.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJ7SVPo