Как составить график отпусков на 2026 год: порядок и сроки

График отпусков — обязательный внутренний акт, наличия которого требует закон (ст. 123 ТК).

С помощью графика работодатель рационально распределяет время отпусков и нагрузку между сотрудниками, чтобы не произошла остановка рабочих процессов.

Соблюдать утвержденный отпускной график обязаны работодатель и сотрудники. Это позволяет предупредить злоупотребления со стороны работодателя и гарантировать работникам соблюдение их права на ежегодный отдых, а также предотвратить накопление неиспользованных отпусков.

Обойтись без графика могут лишь НКО и микропредприятия, заключающие с персоналом типовые трудовые договоры (ст. 309.2 ТК). Вместо графика они подписывают соответствующее соглашение с работниками.

Крайний срок утверждения графика — минимум за две недели до конца текущего года (ст. 123 ТК).

На 2026 год отпускной график утвердите не позже 17 декабря 2025 года.

Чтобы учесть все нюансы, рекомендуем начать составление графика заранее, не оставляя на последний момент.

Включайте в отпускной график всех работающих по трудовым договорам, числящихся на дату утверждения графика, не забывая в том числе:

• внешних совместителей;

• работающих по срочному договору (кроме тех, чей договор завершается в 2025 году);

• принятых в 2025 году;

• увольняющихся в 2026 году, в т. ч. в январе (например, при сокращении);

• находящихся в неоплачиваемом отпуске;

• находящихся на больничном;

• отгулявших дни своего отпуска авансом (в примечании укажите, сколько отпускных дней использовано).

Декретниц, а также мобилизованных сотрудников, добровольцев и контрактников тоже лучше включать в график — без указания даты начала отдыха. Если их выход на работу состоится в 2026 году, будет достаточно добавить в график согласованную дату начала отпуска.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Выбирайте сами, на каком бланке составлять график. Это может быть:

• Унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

• График, составленный автоматически в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.

• Бланк, разработанный собственными силами (за основу можно взять форму № Т-7 и добавить нужные графы).

Что должно быть в графике:

Порядок внесения сотрудников в график — по алфавиту или в разбивке по блокам структурных подразделений (отделов).

Помимо основных сотрудников, не забудьте о сезонных работниках, удаленщиках и совместителях (внутренних и внешних).

Учтите дни из прошлых отпусков, которые не были использованы, и дни за рабочий год, которые сотрудник отгуляет в 2026 году.

Рабочий год — это полные 12 месяцев, отсчитанные с даты приема на работу. За каждый такой год предоставьте минимум 28 календарных дней отдыха. 

Дополнительные отпуска тоже учтите, если они полагаются.

Учитывайте в графике пожелания сотрудников из льготных категорий (они имеют право отдыхать в удобное им время), например:

• сотрудниц, решивших присоединить отпуск к декрету (ст. 260 ТК);

• несовершеннолетних (ст. 267 ТК);

• работников, ранее отозванных из отпуска (ст. 125 ТК);

• многодетных родителей с тремя и более несовершеннолетними детьми, из которых младшему нет 14 лет (ст. 262.2 ТК);

• сотрудников, чьи супруги находятся в отпуске по БиР (ст. 123 ТК);

• вернувшихся на работу после окончания военной службы мобилизованных, контрактников и добровольцев (ст. 351.7 ТК).

Пожелания не «льготных» сотрудников можете учитывать на свое усмотрение — такой обязанности у работодателя нет.

По отпускам, разделенным на части, указывайте дату начала и планируемую длительность каждой части (одна из них должна быть минимум 14 дней, а остальные дни можно разделить по соглашению с работником).

Если часть отпуска уже использована авансом, укажите неиспользованные дни, а число использованных дней внесите в примечание.

Отпуска распределяйте так, чтобы это не тормозило рабочий процесс. Следите, чтобы дни отпусков не пересекались у сотрудников, выполняющих схожие функции в одном подразделении — тогда на период отдыха одного работника его можно будет заменить другим сотрудником.

При наличии профсоюза игнорировать его мнение нельзя, согласование с ним обязательно. Направить ответ руководителю он должен в течение 5 рабочих дней.

Если дополнительно издаете приказ об утверждении графика, укажите в нем сроки, в которые с графиком надо ознакомить работников.

Можно предусмотреть графу для подписей прямо в графике отпусков или подготовить прилагаемый к нему лист ознакомления.

В дальнейшем вы должны письменно предупреждать каждого работника о предстоящем по графику отпуске минимум за две недели.

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Если работник из льготной категории, отказать ему в переносе вы не вправе. В остальных случаях перенос оформляется на усмотрение работодателя.

Как оформить перенос отпуска:

1. От работника получите письменное заявление с просьбой перенести отпуск, указав:

• когда начинается отпуск по графику;

• сколько дней он хочет перенести и на какой период;

• причину переноса (при необходимости приложить подтверждающие документы).

2. Оформите приказ о переносе.

3. Измененные даты внесите в график (в графы о переносе). 

Если договоренность по новым датам не достигнута, остаются в силе прежние даты отдыха.

Если новый работник из льготной категории, предоставьте ему отпуск вне графика в удобное ему время согласно заявлению.

Обычным новым сотрудникам:

• предоставьте отпуск по заявлению, согласовав предварительно его даты;

• либо составьте и утвердите еще один график как дополнение к ранее утвержденному, включив в него новых работников.

За нарушение срока утверждения или отсутствие графика (п. 1 ст. 5.27 КоАП):

• должностные лица и ИП получат предупреждение или заплатят штраф 1 000–5 000 руб.;

• компанию оштрафуют на 30 000–50 000 руб. 

При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП):

• дисквалификация на 1–3 года или штраф 10 000–20 000 руб. грозят должностным лицам;

• штраф 10 000 — 20 000 руб. ожидает ИП;

• штраф 50 000 — 70 000 руб. назначат компании.

Опускные графики работодатель должен хранить 3 года (п. 453 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Оформить документы на отпуск и правильно начислить отпускные поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом от Scloud. Облачная версия программы позволяет работать удаленно — нужен только доступ к интернету. При оформлении аренды вам доступны 3 профессиональные консультации по 1С в месяц бесплатно. Эксперты помогут с учетом, отчетностью и настройкой программы. 

Читайте также:

• Учет основных средств на УСН: проводки и примеры.

• Топ-6 ошибок при расчете авансов по УСН и как их избежать.

• Как оплачивается больничный лист в 2025 году: для сотрудников по трудовому договору и по ГПХ.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJDiiVW