Командировочные расходы в 2026-2027 годах: подробное руководство для бухгалтера

В командировку отправляют только тех, кто работает по трудовому договору.

Командировкой не считаются:

• поездки курьеров, водителей и других сотрудников с разъездной работой;

• поездки подрядчиков и исполнителей по договору ГПХ.

Командировку оформляют приказом руководителя: для одного сотрудника — по форме Т-9, для группы — по форме Т-9а. С приказом каждого работника знакомят под подпись.

В приказе указывают срок командировки — время со дня выезда до дня возвращения включительно. Днем выезда считается дата и время отправления транспорта от места работы, а днем приезда — дата его прибытия обратно. Если транспорт отправляется до полуночи, это текущие сутки, если после полуночи — следующие (п. 4 Положения).

За все рабочие дни в командировке и в пути сотруднику платят его средний заработок (п. 7 Положения, ст. 167 ТК). 

Формула расчета среднего заработка (СЗ):

В расчет включите рабочие дни по графику вашей компании, включая время в пути и вынужденные остановки. День выезда в командировку тоже оплачивается полностью, даже если сотрудник в этот день не работал.

Комментарий эксперта. При командировке сотрудника в районы Крайнего Севера районный коэффициент и «северные» надбавки на его средний заработок не начисляются, если их нет в вашей местности. Но если поездка по сути считается работой вахтовым методом, безопаснее их начислить — это снизит риски претензий и штрафов (ст. 302, 423 ТК, Обзор судебной практики, утв. Президиумом ВС 26.02.2014).

Выплачивайте средний заработок в те же сроки, которые установлены для выплаты зарплаты в вашей компании.

Обратите внимание: если сотрудник заболел в командировке, ему оплатят больничный лист, а также продолжат выплачивать суточные.

Выплаты по среднему заработку облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Если работник пробыл в зарубежной командировке больше 183 дней в течение 12 месяцев подряд, он перестает быть налоговым резидентом РФ. Из-за этого НДФЛ с его доходов нужно будет пересчитать по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК).

В налоговом учете начисленный за период командировки средний заработок включайте в расходы на оплату труда. 

Комментарий эксперта. Средний заработок за время командировки в некоторых случаях учитывают по-другому:

1. Если командировка связана с покупкой, созданием амортизируемого имущества — средний заработок и начисленные на него страховые взносы включайте в первоначальную стоимость ОС или НМА (п. 1 ст. 257 НК).

2. Если цель поездки — закупка материалов, на суммы среднего заработка и взносов увеличивается их стоимость, включаемая в материальные расходы (п. 2 ст. 254 НК).

3. Если командировка связана с приобретением товаров, средний заработок и взносы включают (ст. 320 НК):

• в стоимость товаров — если это предусмотрено учетной политикой компании;

• в прямые расходы, распределяемые на остаток нереализованных товаров в текущем месяце — если работник доставлял товары до склада компании.

Работодатель может доплачивать за дни командировки до оклада, если это прописано в трудовом или коллективном договоре. В таком случае эту доплату можно учесть в расходах на оплату труда и уменьшить налоговую базу (ст. 255 НК, письмо Минфина от 28.04.2014 № 03-03-06/1/19699).

Командировочные расходы включают несколько видов выплат (ст. 167, 168 ТК):

• Расходы на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно, в том числе бизнес-классом.

• Расходы по найму жилья, включая уплату туристического налога.

• Суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием в командировке.

• Безотчетные суммы, предусмотренные актами Президента и Правительства.

• Прочие расходы работника в командировке, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Например, почтовые услуги, местная и междугородняя связь.

Если командировка зарубежная, возникают дополнительные расходы (п. 20 Положения):

• плата за оформление выездных документов — загранпаспорта, визы и аналогичных бумаг;

• стоимость обязательного медицинского страхования;

• различного рода сборы — консульские, аэродромные, за въезд автотранспорта на территорию страны или его транзит.

Перед командировкой работник получает аванс на проезд, жилье и суточные. После возвращения из командировки у сотрудника есть 3 рабочих дня, чтобы отчитаться об израсходованных суммах аванса. Для этого он заполняет и передает в бухгалтерию:

• авансовый отчет по форме № АО-1;

• прилагающиеся к авансовому отчету документы, которые подтверждают отраженные в нем расходы. Документы в электронном формате (например, электронные проездные билеты) нужно распечатать и тоже приложить к отчету.

После утверждения авансового отчета руководителем, произведите с работником окончательный расчет:

• если работник потратил больше — доплатите разницу;

• если меньше — он возвращает остаток.

Обратите внимание: если работник не предоставил документы по расходам, или они оформлены с нарушениями, учесть такие командировочные траты в расходах по налогу на прибыль нельзя.

Работнику не нужно подтверждать документами расходование суточных и безотчетных сумм.

Признавайте командировочные расходы в периоде утверждения авансового отчета:

• При кассовом методе — после их фактической оплаты. Если у работника возник перерасход, сумму превышения над выданным авансом включайте в расходы после погашения задолженности перед сотрудником (п. 3 ст. 273 НК).

• При использовании метода начисления — на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Ваша шпаргалка по работе в 1С

Видеотека с пошаговыми инструкциями для бухгалтеров. Найдите решение для своей задачи

Получить демо-доступ

Сотрудник может отправиться в командировку на любом виде транспорта, в том числе на служебном или собственном автомобиле. Проездные билеты может оплатить как работодатель, так и сам сотрудник из подотчетных денег.

В любом случае, учесть проездные траты в расходах при расчете налога на прибыль, можно только подтвердив их документально. Перечень документов зависит от вида транспорта, которым пользовался сотрудник:

Помимо указанных трат в расходы по налогу на прибыль включайте подтвержденные документами:

• оплату провоза багажа (ст. 217, 264, 422 НК);

• сервисные сборы (плата за услуги по оформлению билета, дополнительные услуги в пути), комиссии посредникам, не входящие в тариф на перевозку. При этом входящую в сервисный сбор стоимость питания, выделенную отдельной строкой, включать в расходы нельзя (пп. 3 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976, письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225);

• входящую в стоимость проездных билетов плату за выбор места и другие подобные платежи — если они отдельно выделены в билете и предусмотрены вашим внутренним положением о командировках (письмо Минфина от 13.01.2020 № 03-03-06/1/399);

• стоимость поездки на такси — в размере, установленном внутренним положением о командировках (письмо Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568);

• стоимость приобретенных невозвратных билетов или сумму штрафа за возврат билетов, если поездка в командировку не состоялась (письмо Минфина от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642).

Если у вашей компании есть право на вычет входного НДС:

• налог, выделенный в электронном железнодорожном или авиабилете, можно принять к вычету без счета-фактуры (письма Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225, от 20.01.2022 № 03-03-07/3198);

• если за оформление проездных билетов уплачен сервисный сбор, принимайте к вычету входной НДС по нему только при наличии счета-фактуры (письмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/069225).

Компенсация проездных расходов, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если расходы сотруднику возместили без подтверждающих документов, удержите с суммы возмещения НДФЛ и начислите на нее страховые взносы.

Комментарий эксперта. К билету, оформленному на иностранном языке, обязательно прилагайте перевод, иначе его нельзя принять в качестве подтверждающего документа. Достаточно перевести на русский язык ФИО пассажира, направление, номер рейса, дату вылета и стоимость билета (письмо Минфина от 22.03.2010 № 03-03-05/57).

Ваша шпаргалка по работе в 1С

Видеотека с пошаговыми инструкциями для бухгалтеров. Найдите решение для своей задачи

Получить демо-доступ

Если длительность командировки не превышает одного дня, стоимость проживания работнику возмещайте только при его вынужденной остановке в пути. Например, если из-за погодных условий надолго задержали рейс, и сотруднику пришлось снять номер в гостинице, чтобы переночевать. Для подтверждения ситуации потребуется справка от перевозчика, счет на оплату от гостиницы и чек ККТ.

При более длительных командировках возмещайте сотруднику и учитывайте в расходах затраты на бронирование и наем жилья в командировке, если они подтверждены следующими документами:

Если документы о стоимости проживания в командировке работник не предоставил, в расходы по налогу на прибыль эти траты не включайте. На уплаченную сумму начислите страховые взносы и удержите из дохода работника НДФЛ (ст. 217 НК, письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326).

Не возмещайте и не учитывайте в расходах дополнительные услуги гостиниц:

• обслуживание в ресторанах, барах;

• дополнительное обслуживание в номере;

• пользование тренажерным залом, бассейном.

Без счета-фактуры принять к вычету НДС при проживании в гостинице нельзя (письмо Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555).

Когда возмещаете стоимость питания, выделенную в счете гостиницы или оплаченную отдельным чеком — НДС к вычету не принимайте даже при наличии счета-фактуры. В расходах по налогу на прибыль эту сумму не учитывайте, но удержите с нее НДФЛ и начислите страховые взносы (ст. 264 НК, письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Размер и порядок выплаты суточных определяет работодатель в локальном положении о командировках или в коллективном договоре.

Суточные выплачивайте за следующие периоды (п. 8, 9 Положения):

• каждый день нахождения сотрудника в командировке, включая выходные и нерабочие праздники;

• дни нахождения работника в пути, включая время вынужденной остановки;

• время болезни сотрудника в командировке — оплачивается при наличии больничного листа за дни заболевания, пока работник не сможет продолжить выполнение служебного задания или вернуться к месту жительства.

В учете по налогу на прибыль суточные учитывайте в прочих расходах в размере, который установлен вашим локальным актом (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных п. 1 ст. 217 НК:

• в поездках по РФ — 700 руб. в день;

• в зарубежных поездках — 2 500 руб. в день.

Если ваша компания выплачивает суточные в большем размере, удерживайте НДФЛ с суммы превышения.

К безотчетным суммам относится возмещение дополнительных расходов, установленное президентом и правительством за каждый день в командировке на территориях, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении инфраструктуры. Работник не обязан подтверждать их расходование чеками (п. 1 ст. 217 НК).

Конкретный размер выплачиваемых безотчетных сумм устанавливают локальным актом, например, положением о командировках.

От НДФЛ освобождаются безотчетные суммы в пределах 700 руб. за каждый день командировки.

Если сотрудник приезжает в офис, расположенный в местности, отличной от той, где он проживает, это считается командировкой. Ее оформляют по общим правилам, командировочные расходы возмещают в обычном порядке.

В этом случае дата возвращения из командировки не совпадает с указанным в приказе сроком. Возмещая стоимость обратного билета, работодатель оплачивает сотруднику проезд от места проведения отдыха до места постоянной работы, поэтому у него возникает экономическая выгода и доход в натуральной форме. Из выплаты удержите НДФЛ и начислите страховые взносы. В расходы по налогу на прибыль сумму возмещения не включайте (ст. 41, 211, 252, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК).

Аналогично действуйте, если сотрудник решил выехать раньше срока, чтобы провести дни отпуска перед командировкой в месте ее проведения (письмо Минфина от 14.02.2022 № 03-04-06/9883).

Если сотрудник предварительно получил разрешение работодателя на проведение своих выходных в месте командировки до ее начала или после завершения, не облагайте стоимость билета НДФЛ, но начислите страховые взносы. Всю сумму включайте в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина от 03.08.2023 № 03-03-06/2/72716).

Составлять путевой лист задним числом нельзя. Время нахождения в пути можно подтвердить чеками АЗС, приложенными к служебной записке, в которой описан маршрут и время нахождения в каждой точке. Если чеков нет, можно приложить выписку банка, в которой отражены платежи картой за покупку топлива.

Если сотрудник командирован в ДНР, ЛНР, Херсонскую или Запорожскую области для обеспечения жизнедеятельности населения или восстановления инфраструктуры (п. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915):

• среднедневной заработок выплачивают в удвоенном размере;

• норма суточных увеличена до 8 480 руб. в сутки;

• расходы на проживание возмещают по норме 7 210 руб. в сутки (если не предоставляется бесплатное жилье);

• действует упрощенный порядок для подтверждения расходов на проживание;

• можно выплачивать безотчетные суммы для возмещения дополнительных расходов.

В остальных случаях командировочные расходы в новые регионы возмещайте в обычном порядке.

Ваша шпаргалка по работе в 1С

Видеотека с пошаговыми инструкциями для бухгалтеров. Найдите решение для своей задачи

Получить демо-доступ

Подтвердить затраты на проезд можно с помощью дубликата билета или посадочного талона, также у транспортной компании можно запросить копию билета или справку, в которой будут указаны данные пассажира, маршрут следования, дата поездки и стоимость билета (письмо Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73284).

Правильно оформить документы и точно рассчитать суммы командировочных поможет программа 1С: Зарплата и управление персоналом от Scloud. А чтобы работать удаленно, подключите версию 1С:ЗУП в облаке от Scloud.

Читайте также:

• Страховые взносы и НДФЛ за иностранных сотрудников в 2026 году.

• Расчетный листок по заработной плате в 2026-2027 годах: форма, когда и как выдавать.

• Налоги и страховые взносы по договору ГПХ в 2026 году: размер, кто платит, отчетность.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН 7104516184, erid: 2W5zFH7XwwY