Коротко о главном:
Опасения бизнеса, связанные с переходом на электронный документооборот, часто беспочвенны. Современные сервисы ЭДО легко внедряются, а электронные документы обладают такой же юридической силой, как и бумажные. При этом полностью отказываться от бумаги не обязательно — ЭДО можно внедрять постепенно, сохраняя привычные процессы там, где это необходимо.
Для начала работы с электронным документооборотом не требуется сложной подготовки или перестройки бизнес-процессов. Достаточно оформить квалифицированные электронные подписи для подписантов, выбрать сервис ЭДО, зафиксировать переход во внутренних документах компании и выпустить машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые будут подписывать документы от имени компании.
Контур.Диадок — сервис ЭДО, входящий в экосистему для бизнеса Контур. Среди возможностей решения — обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами, а также согласование внутри компании, систематизация документов, их поиск и хранение.
Почему не стоит бояться переходить на электронный документооборот
К наиболее распространенным опасениям, которые препятствуют переходу на электронный документооборот (ЭДО), относят следующие:
электронные документы не имеют юридической силы, их все равно придется распечатывать и заверять на бумаге;
обмен по ЭДО небезопасен — документы могут украсть;
работать в ЭДО неудобно, потому что у контрагентов разные операторы;
придется полностью отказаться от бумажных документов и перейти на электронные;
сервис ЭДО технически сложно установить и синхронизировать с 1С.
Эти убеждения ошибочны. Рассмотрим каждый из этих тезисов на примере сервиса Контур.Диадок подробнее.
Причина 1: электронные документы не имеют юридической силы, их все равно придется распечатывать и заверять на бумаге
Согласно ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному, подписанному собственноручно. Таким образом, электронные документы полностью легитимны и могут использоваться во всех официальных процедурах.
Пункты 23, 24 ФСБУ 27/2021 говорят, что документы, созданные в электронном виде и подписанные в сервисе оператора ЭДО квалифицированной электронной подписью, признают оригиналами. Поэтому печатать их не нужно, а хранить необходимо в электронном виде.
Причина 2: обмен по ЭДО небезопасен — документы могут украсть
ФНС предъявляет ко всем аккредитованным операторам ЭДО строгие требования (приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). Подписывают документы в сервисе с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Именно КЭП гарантирует неизменность информации в документе и позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания (ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Если в электронном документе, подписанном КЭП, были внесены изменения — связь между документом и подписью теряется.
Кроме того, бумажные документы легче потерять или подвергнуть риску, отправив их с почтой или курьером. В электронном документообороте потерять документ невозможно.
Причина 3: работать в ЭДО неудобно, потому что у контрагентов разные операторы
В ЭДО можно отправлять документы контрагентам, которые подключены к другим операторам, через роуминг. Например, у Диадока настроено 33 роуминговых связей. Это позволяет передавать документы клиентам других операторов также быстро, как и внутри сервиса.
Причина 4: придется полностью отказаться от бумажных документов и перейти на электронные
Законом не запрещено одновременно использовать электронный и бумажный документооборот. Но следует учитывать, что при обмене документами с одним контрагентом в рамках одной сделки можно пользоваться или бумагой, или электронными документами. Дополнительно для контрагентов можно установить перечень документов: какие будут созданы в электронном виде и переданы через ЭДО, а какие — в бумажном виде.
Причина 5: сервис ЭДО технически сложно установить и синхронизировать с 1С
Самый быстрый и удобный вариант работы с Диадоком — это веб-версия, которая запускается из любого браузера. Для работы в вебе ничего устанавливать не придется. Для начала работы достаточно иметь сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Такой способ подходит для небольших компаний или определенных бизнес-сценариев крупных организаций.
Наиболее востребованное среди бухгалтеров решение — это обмен в ЭДО непосредственно из учетной системы 1С. Для такого обмена существует модуль Диадока для 1С.
Модуль Диадока для 1С позволяет:
подписывать документы в учетной системе;
переносить данные о контрагентах, номенклатуре, суммах из входящего документа в 1С автоматически;
разграничивать доступ к документам сотрудникам с разными ролями в 1С;
отправлять документы на согласование в закрытом едином пакете или в отдельных пакетах через загрузку файлов с диска.
Например, если компания участвует в обороте маркируемых товаров, то модуль Диадока для 1С позволяет просматривать, переносить, хранить и закрывать коды маркировки напрямую в 1С.
Модуль устанавливают на компьютер или сервер. Сама установка не требует изменения конфигурации 1С и занимает не более пяти минут.
Как перейти на электронный документооборот: пошаговый план
Шаг 1 — оформите сертификат электронной подписи. Для работы в Диадоке необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Если вы сдаете отчетность через сервисы электронной отчетности, то КЭП у вас уже есть и можно использовать ее.
Также сертификаты КЭП должны быть у всех сотрудников, которые будут подписывать электронные документы в организации. Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают сертификаты КЭП в удостоверяющем центре ФНС. Сотрудники получают сертификаты КЭП физлиц в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах. Например, в удостоверяющем центре Контура.
Шаг 2 — выберите сервис ЭДО, в котором планируете работать, и отправьте заявку на подключение. Например, в Диадоке можно обмениваться документами через веб-версию, мобильное приложение или с помощью интеграционных решений.
Шаг 3 — составьте локальные нормативные акты, в которых отразите переход на ЭДО. Например, к таким документам относят изменения в учетной политике или должностные инструкции.
Шаг 4 — оформите машиночитаемые доверенности сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы в интересах компании.
Контур.Диадок: возможности сервиса
Вот лишь часть возможностей Диадока, которые могут быть полезны для работы бухгалтерии:
Бесплатное получение документов. Входящие документы в Диадоке бесплатны. Также есть настройка адресной доставки — при поступлении электронные документы автоматически распределяются по сотрудникам компании или подразделениям.
Создание документов в редакторе. В веб-версии Диадока можно создавать документы в редакторе. Например, УПД, счета-фактуры, акты, товарные накладные, счета на оплату и другие документы.
Отправка документов. Электронные документы отправляются мгновенно. При этом сервис проверяет на соответствие форматным требованиям формализованные документы, обязательные к применению, а при наличии ошибок подскажет, как их исправить.
Настройка маршрутов согласования. В Диадоке можно отправить электронные документы на согласование по маршруту. Благодаря маршрутам согласования процесс автоматический: исходящие и входящие документы проходят заранее установленные этапы, а сотрудникам или подразделениям приходят напоминания. Всегда можно отследить, в каком подразделении и у какого сотрудника находится на подписании документ.
Трехсторонняя подпись документов. Возможность позволяет подписать документы тремя участниками сделки — отправителем, промежуточным и конечным получателем.
Кастомная доработка печатных форм. Специалисты сервиса могут доработать печатный вид электронных документов под потребности вашей компании.
Работа с тегами. Для упрощения поиска, сортировки и автоматической обработки документации в Диадоке есть дополнительные метки.
Настройка шаблонов документов. Можно отправить клиенту готовый шаблон без подписи, чтобы урегулировать спорные моменты еще до подписания.
Дополнительные подписи. Доступно подписание электронных документов несколькими сертификатами КЭП в рамках одной компании.
В Контур.Диадоке зарегистрировано свыше 1,5 млн компаний. Здесь можно найти своих контрагентов и пригласить их к обмену электронными документами.
Электронный документооборот с контрагентами
Отправляйте акты, накладные, счета‑фактуры и другие документы без дублирования на бумаге. Получайте документы бесплатно
Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, erid: 2W5zFK7YcRn
Начать дискуссию