Самое главное:
Не отзывать сотрудника из отпуска в командировку без его согласия — за исключением чрезвычайных случаев.
Получить и оформить письменное согласие на отзыв из отпуска.
Оформить командировку в стандартном порядке.
Пересчитать отпускные и урегулировать переплату при необходимости.
Оплатить проезд из места отпуска к месту командировки и обратно.
Основное правило: на время командировки отпуск прерывается
Командировка во время отпуска — это один из случаев, когда отпуск должен быть прерван. Сотрудник не может находиться одновременно в двух статусах: «в отпуске» и «в командировке».
Вызвать сотрудника из отпуска без его согласия работодатель не имеет права. Исключение — чрезвычайные ситуации, например угроза аварии или катастрофы. Если сотрудник отказывается прерывать отпуск, принудить его нельзя. Любые санкции за отказ будут незаконными.
При этом Трудовой кодекс запрещает отзыв из отпуска беременных, несовершеннолетних и работающих в опасных условиях (ч. 3 ст. 125 ТК).
Как оформить отзыв сотрудника из отпуска для командировки
Если вызываете сотрудника из отпуска для направления в командировку, нужно правильно оформить все документы. Это поможет избежать споров с работником, а также претензий со стороны трудовой инспекции.
После уведомления сотрудника о необходимости прервать отпуск и поехать в командировку работодатель должен получить его письменное согласие. Устной договоренности недостаточно.
Отзыв из отпуска можно оформить приказом работодателя, в котором сотрудник письменно подтверждает свое согласие. Или сотрудник может написать отдельное согласие на прерывание отпуска в ответ на уведомление от работодателя.
В приказе об отзыве из отпуска указываются:
причина отзыва;
дата, с которой сотрудник выходит из отпуска и приступает к работе;
количество неиспользованных дней отпуска;
способ предоставления неиспользованной части отпуска в дальнейшем.
После оформления отзыва из отпуска приказ о направлении в командировку оформляется стандартно — с указанием дат, цели и места командировки.
В случае прерывания отпуска обязательно нужно внести изменения в график отпусков. Неиспользованные дни отпуска не «сгорают» и должны быть предоставлены в другое время по согласованию сторон — в текущем или следующем рабочем году.
Когда документы оформлены, важно оперативно организовать деловую поездку. С сервисом Smartway это займет всего 2 минуты, потому что оформление билетов и отелей, согласование и оплата находятся в одном окне. Бухгалтерия может не беспокоиться об ошибках в документах. У сервиса бесшовная интеграция с продуктами «1С»: данные по поездкам синхронизируются без ручного переноса. Закрывающие и другие документы формируются автоматически.
Как пересчитать отпускные
При направлении сотрудника в командировку из отпуска нужно сделать перерасчет отпускных. Когда отпуск прерывается досрочно, оплата за дни неиспользованного отпуска становится излишне выплаченной суммой.
«Лишние» отпускные можно зачесть в счет будущих выплат или сотрудник может вернуть их на счет или в кассу работодателя.
Так как это не счетная ошибка, работодатель не имеет права удержать эти деньги из следующих выплат без согласия сотрудника (ст. 137 ТК). По соглашению с работником такие суммы можно зачесть в счет выплаты зарплаты или командировочных.
Нужно оформить письменное заявление примерно следующего содержания:
«Я, [ФИО], согласен на удержание из моей заработной платы (командировочных) суммы в размере N рублей, как суммы излишне выплаченных отпускных за неиспользованные ___ календарных дней отпуска в связи с отзывом из него приказом от [дата] № [номер].».
Если сотрудник откажется от зачета или возврата лишней суммы отпускных, работодателю придется делать это через суд. В этом случае особенно важно иметь правильно оформленные документы по отзыву из отпуска и направлению в командировку.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Как оплатить проезд из отпуска в командировку
При направлении сотрудника в командировку из отпуска возникает вопрос, как оплатить проезд к месту командировки, если отпуск он проводит «не дома».
Логика закона такова: работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением трудового задания — командировки, а не личные траты сотрудника. При этом определение границы между личными и служебными расходами зависит от ситуации.
Работодатель обязан оплатить проезд к месту командировки и обратно к месту работы (ст. 168 ТК). Сложности возникают, когда работник после командировки планирует продолжить отпуск и вернуться к месту отдыха.
Например, сотрудник работает в Сургуте, на время отпуска уехал в Санкт-Петербург, и направляется в командировку в Казань. Компания оплачивает ему проезд из Санкт-Петербурга в Казань к месту командировки, а также из Казани обратно в Сургут, к месту работы. Чтобы избежать вопроса обоснованности оплаты проезда из места отпуска, рекомендуем в приказе на командировку четко прописать маршрут проезда:
«Направить в командировку из [Место нахождения сотрудника на момент вызова] в [Место командировки] с последующим возвращением к месту постоянной работы [Город/офис]».
Если же работник после командировки хочет продолжить отдых и вернуться в Санкт-Петербург, обосновать оплату проезда из Казани в Санкт-Петербург будет сложнее. Работодатель может оплатить работнику проезд к месту продолжения отпуска, но принять в состав налоговых расходов не сможет, так как эти расходы не связаны с выполнением трудовых обязанностей. Это компенсация личных расходов работника. Более того, с данной суммы нужно будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, так как оплата проезда к месту отпуска не указана в перечне доходов, освобождаемых от НДФЛ или страховых взносов.
Такие моменты рекомендуем обсудить с сотрудником при согласовании отзыва из отпуска.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Командировка во время отпуска: памятка для работодателя и сотрудника
Для работодателя:
Согласуйте с сотрудником отзыв из отпуска.
Оформите два приказа — отзыв из отпуска и командировку.
Оплатите командировку по правилам (средний заработок + возмещение расходов).
Обеспечьте предоставление работнику оставшихся дней отпуска.
Для сотрудника:
Ваше согласие на досрочный выход из отпуска обязательно.
Вы вправе получить средний заработок за все дни командировки, суточные и компенсацию расходов.
За вами сохраняется право использовать неотгулянные дни отпуска позже.
Правильное оформление командировки — это не только соблюдение закона, но и защита от споров, претензий трудовой инспекции и судебных разбирательств. Для этого подключите Smartway. Не нужно переключаться между вкладками — бронируйте услуги для поездок, согласовывайте их и получайте документы в одном окне. Никаких ошибок из-за ручного ввода данных: заполните информацию о сотрудниках один раз, и система сохранит ее. Сервис удобно оплачивать: 0 скрытых сборов, безналичный расчет для всех услуг и возможность работать по предоплате и постоплате.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFHq8dJ1
Начать дискуссию