Командировки удаленных сотрудников: правила и оформление служебных поездок в офис работодателя

Это отправная точка. По ст. 312.1 ТК дистанционный сотрудник трудится вне стационарного рабочего места работодателя. Значит, место работы определяется именно договором — не пропиской и не фактическим местом, где сотрудник сидит с ноутбуком.

Здесь важна точная формулировка. Варианты бывают разные:

• конкретный город: «г. Казань»;

• конкретный адрес: «ул. Ленина, д. 5, г. Казань»;

• размытая формулировка: «по месту нахождения работника» или просто «дистанционно».

От этого зависит все остальное. Прежде чем делать выводы — откройте договор и читайте точную формулировку.

Частая ошибка: в договоре написано просто «дистанционно» без указания города. Такая формулировка создает правовую неопределенность: непонятно, что считать местом работы, а значит, и правомерность командировочных расходов становится спорной. Налоговая вправе отказать в признании расходов, если место работы не определено конкретно.

Сравниваем, куда едет сотрудник, с тем, что написано в договоре — не с городом фактического проживания.

Пример: в договоре указана Казань, сотрудник едет в московский офис — это командировка. Если в договоре Москва и офис в Москве — командировки нет, даже если сотрудник фактически живет в другом городе.

• Совпадает — командировки нет, специального оформления не требуется.

• Не совпадает — оформляем командировку по правилам постановления Правительства № 501 от 16.04.2025.

Удаленный сотрудник в командировке — не особый случай. С точки зрения закона это обычная служебная поездка за пределы места работы по договору. Пакет документов стандартный: распоряжение руководителя (приказ), деньги на расходы до выезда (аванс) и отчет после возвращения.

Некоторых сотрудников нельзя отправить в командировку без письменного согласия — это правило не зависит от того, дистанционный сотрудник или офисный. По ст. 259 ТК РФ к таким категориям относятся:

• женщины с детьми до трех лет — при условии отсутствия медицинских противопоказаний;

• сотрудники с детьми с инвалидностью;

• сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи по медицинскому заключению;

• матери и отцы, воспитывающие детей до 14 лет без супруга, а также опекуны детей того же возраста;

• родители ребенка до 14 лет, если второй родитель мобилизован, служит в Росгвардии по мобилизации, заключил военный контракт в период мобилизации или военного положения, либо заключил контракт добровольного содействия ВС или Росгвардии;

• многодетные родители — трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет.

Отдельно: беременных женщин в командировку направлять запрещено — это не вопрос согласия, это прямой запрет.

Работодатель обязан письменно сообщить о праве отказаться  и только после этого ждать решения. Отправить без согласия и без уведомления — значит нарушить трудовое законодательство. Штраф для организации по ст. 5.27 КоАП — от 30 000 до 50 000 рублей.

Приказ — обязательное основание для командировки. Используют стандартную форму Т-9 или собственный бланк компании. Сотрудника знакомят с приказом под подпись. Документ хранится пять лет.

Железнодорожные билеты для командировок

Покупайте ж/д билеты для юридических лиц всего за 2 минуты и оплачивайте по безналичному расчету в Smartway

Попробовать

Суточные и средства на командировочные расходы работодатель обязан выдать до начала поездки — это требование ст.168 ТК и постановления № 501. Выдача денег после возвращения — нарушение трудового законодательства. Работодатель вправе оплатить билеты и проживание напрямую или выдать аванс сотруднику — оба варианта допустимы. Выбранный порядок фиксируют в положении о командировках.

Однодневная командировка — особый случай. По п. 9 постановления № 501 суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются. Решение о том, считать ли поездку однодневной, принимает руководитель — с учетом расстояния, условий транспортного сообщения и характера задания. Если удаленный сотрудник едет из другого города и ежедневное возвращение нецелесообразно, командировку оформляют как многодневную — и суточные выплачиваются в обычном порядке. Компенсацию питания и других расходов при однодневной поездке можно предусмотреть в положении о командировках — без этого документа выплаты станут спорными для налоговой.

На подачу авансового отчета у сотрудника есть три рабочих дня с момента возвращения. К отчету прикладывают подтверждение проезда — билеты или электронные маршрутные квитанции с посадочными талонами, документы по проживанию — чек отеля или договор аренды, а также чеки за такси и городской транспорт.

Важно: весь документооборот, включая сам авансовый отчет, можно вести в электронном виде — если это предусмотрено трудовым договором или локальными актами компании. Для удаленных сотрудников это особенно удобно.

По ст. 168 ТК работодатель возмещает проезд, проживание, суточные и иные согласованные расходы. Для дистанционных сотрудников исключений нет — правила те же, что и для офисных. Работодатели иногда думают, что раз сотрудник «и так не в офисе», то командировочные расходы можно не возмещать. Это ошибка.

Суточные и налоги. Суточные в пределах лимита налогами не облагаются. Лимит — 700 рублей за каждый день внутри страны, 2 500 рублей за каждый день за рубежом. Все что выше — уже доход сотрудника, с которого удерживают НДФЛ и начисляют взносы.

Налоговые риски при неправильном оформлении. Если командировка удаленного сотрудника оформлена без четкого места работы в договоре или без обязательных документов — налоговая вправе отказать в признании расходов. В этом случае компания теряет право учесть затраты при расчете налога на прибыль, а выплаты сотруднику могут быть признаны доходом с начислением НДФЛ и взносов.

Если дистанционных сотрудников несколько и командировки случаются регулярно, имеет смысл закрепить порядок в отдельном документе. Это снимает вопросы при проверках и убирает разногласия с сотрудниками.

Что стоит включить:

• критерий признания поездки командировкой: пункт назначения не совпадает с местом работы по договору;

• требование к формулировке места работы в договоре — конкретный населенный пункт, а не «дистанционно»;

• порядок уведомления и получения согласия для льготных категорий;

• правила компенсации проезда, в том числе при использовании личного автомобиля;

• размер суточных и порядок их выплаты;

• сроки подачи авансового отчета и формат передачи документов — бумажный или электронный.

Сотрудников знакомят с положением под подпись — желательно при подписании трудового договора.

Железнодорожные билеты для командировок

Покупайте ж/д билеты для юридических лиц всего за 2 минуты и оплачивайте по безналичному расчету в Smartway

Попробовать

Командировка удаленного сотрудника в офис работодателя — стандартная служебная поездка. Единственное, что отличает ее от командировки штатного офисного сотрудника: нужно убедиться, что место работы в договоре прописано конкретно. Проверьте договоры прямо сейчас — если там написано «дистанционно» без города, заключите дополнительное соглашение, пока это не стало проблемой при проверке.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJ2kS1P