Командировка: права работника до выезда
Служебную поездку оформляют письменным решением работодателя. В документе указывают срок и описывают суть поручения вне постоянного места работы. До отъезда сотруднику выдают аванс на суточные и компенсацию расходов на проезд и проживание, если он оплачивал их сам.
Трудовой кодекс предусматривает случаи, когда сотрудник вправе отказаться от командировки. Беременных женщин отправлять в командировки запрещено. Ограничение действует и для несовершеннолетних, кроме предусмотренных законом случаев. Сотрудника с ученическим договором можно направить в поездку только по заданию, связанному с обучением.
Кого нельзя направить без согласия
Письменное согласие запрашивают у сотрудника с инвалидностью, если поездка не противопоказана ему по состоянию здоровья. Такой же порядок действует для женщины с ребенком до трех лет, сотрудника, у которого есть ребенок с инвалидностью, и сотрудника, ухаживающего за больным членом семьи по медицинскому заключению.
От поездки также вправе одинокие родители, воспитывающие ребенка до 14 лет без супруга, опекун или родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом, мобилизован или проходит предусмотренную законом военную службу. Такое же право есть у сотрудников с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет.
Работодатель должен письменно ознакомить этих сотрудников с правом на отказ.
Что обязана оплатить компания
На время поездки должность сохраняется за командированным. За рабочие дни по графику сотруднику начисляют средний заработок. Это относится и к рабочим дням в дороге, включая вынужденную задержку.
Компания оплачивает или возмещает:
билеты до места выполнения служебного поручения и обратно;
проезд до станции, вокзала или аэропорта и обратно, если они находятся за чертой населенного пункта;
проживание;
суточные;
другие затраты, произведенные с разрешения или ведома руководителя.
Компания может купить жд билеты на юр лицо и использовать корпоративное бронирование авиабилетов. Тогда проезд оплачивают по безналичному расчету, а закрывающие документы формируются в сервисе.
Сумму суточных коммерческая организация определяет в коллективном договоре или локальном акте. 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для зарубежных командировок — это не обязательный размер выплаты, а пределы, в которых суточные не облагаются НДФЛ. С превышения этих сумм удерживают налог.
Суточные рассчитывают по календарной продолжительности поездки. В расчет входят выходные, время в дороге и вынужденные остановки. За поездку по России с возвращением в тот же день суточные не выплачивают. Их также не начисляют, если сотрудник может ежедневно приезжать домой и компания признала это целесообразным.
Железнодорожные билеты для командировок
Покупайте ж/д билеты для юридических лиц всего за 2 минуты и оплачивайте по безналичному расчету в Smartway
Такси, личный автомобиль и оплата своей картой
Такси, каршеринг, платный багаж, выбор места и оплату связи возмещают, если расходы разрешены внутренними правилами или согласованы с руководителем.
Например, такси для бизнеса можно оплачивать с корпоративного счета Smartway. Компания задает правила поездок, а расходы отражаются в системе.
Если сотрудник едет на собственной машине, этот способ проезда указывают в письменном решении работодателя. После поездки маршрут, сроки, траты на бензин подтверждают служебной запиской, путевым или маршрутным листом, чеками, квитанциями и другими документами.
Если разрешенные расходы оплачены личной картой, компания компенсирует их по подтверждающим документам. Если за сотрудника заплатил другой человек, нужно подтвердить, что в итоге расходы понес сам командированный. Например, приложить расписку владельца карты о возврате ему денег.
Как оплачивают выходные
Порядок оплаты зависит от того, отдыхал сотрудник или выполнял служебное поручение. За выходной без работы выплачивают только суточные.
Если на выходной пришлись работа, выезд, возвращение или дорога по распоряжению работодателя, компенсируют фактически отработанные часы. По статье 153 ТК положена оплата не менее чем в двойном размере либо одинарная оплата и предоставление дня отдыха. Сам день отдыха отдельно не оплачивают.
Корпоративное такси для бизнеса
Корпоративное такси для юридических лиц. Помогаем компаниям заказывать такси для сотрудников в 2 клика с оплатой со счета Smartway и полной отчетностью. Удобный контроль за расходами на корпоративные поездки для бизнеса и организаций.
Что делать при болезни
Сотруднику нужно сообщить о болезни и оформить больничный. За дни нетрудоспособности выплачивают пособие, средний заработок не начисляют.
Пока сотрудник по состоянию здоровья не может продолжить работу или вернуться домой, ему выплачивают суточные. Расходы на жилье тоже возмещают, кроме периода стационарного лечения.
Дополнительные гарантии за границей
Для зарубежной поездки возмещают расходы на оформление загранпаспорта и визы, медицинскую страховку, консульские, аэродромные и другие обязательные сборы. Если зарубежная командировка заняла один день и сотрудник вернулся в Россию в день выезда, ему выплачивают 50% нормы суточных, которую компания установила для командировок за границу. Это предусмотрено п. 17 Положения о командировках №501.
Что сдать после возвращения
Отчитаться по авансу нужно не позднее третьего рабочего дня после возвращения. Сотрудник передает подтверждающие документы и возвращает неизрасходованный остаток. Если согласованные расходы превысили аванс, компания компенсирует разницу.
Досрочное возвращение и продление командировки согласуют с работодателем и оформляют письменно. Если сотрудник хочет задержаться на выходные или присоединить к командировке отпуск, оплату обратного билета лучше отдельно согласовать до изменения дат.
Права командированного персонала и порядок компенсаций стоит закрепить во внутреннем положении компании.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJGMYky
