Топ-10 вопросов по расчету отпускных в 2026 году с примерами и разъяснениями

Новый порядок расчета среднего заработка утвержден постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540 (далее — положение 540). Практически все нормы старых правил перешли в новое положение. Изменения коснулись только выходных пособий, но не отпускных. Начислять отпускные нужно как и прежде, но нужно учитывать новшества в расчете среднего заработка:

Денежные поощрения теперь точно входят в расчет среднего заработка (пп. «н» п. 2 положения 540), если они предусмотрены системой оплаты труда работодателя и являются поощрением за труд (не относятся к социальным выплатам). В среднем заработке учитывают их в том же порядке, что и премии (п. 15 положения № 540). 

Доплаты и надбавки больше не привязаны к окладам (пп. «к» п. 2 положения 540). Например, это выплаты за совмещение должностей, расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, за выслугу лет, за профмастерство и классность, за работу с гостайной, за руководство бригадой и другие подобные выплаты.

Подробнее о новшествах рассказали в статье «Правила расчета среднего заработка с 1 сентября 2025 года: что учесть бухгалтеру».

Расчетный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем, на который приходится начало отпуска.

Если у сотрудника в расчетном периоде не было заработка или он полностью состоит из исключаемых периодов, за расчетный период нужно принимать более ранние 12 календарных месяцев (п. 6 положения 540).

Но если и в этих месяцах дохода не было, отпускные рассчитывают исходя из заработка и отработанного времени в месяце начала отпуска.

Иногда компания разрешает новому сотруднику взять отпуск сразу после приема на работу, даже если тот еще ничего не заработал и не отработал ни дня. В этом случае отпускные рассчитывают из установленного оклада или тарифной ставки (п. 7, 8 положения № 540).

Пример. Жарков П.П. уходит в отпуск с 22 апреля 2026 года. В общем случае расчетный период для него — с 1 апреля 2025 по 31 марта 2026 года.

Если заработка в этом периоде нет, нужно взять период с 1 апреля 2024 по 31 марта 2025 года.

Если и в предыдущих месяцах не было дохода, нужно взять заработок и отработанное время с 1 по 21 апреля 2026 года.

Если в расчетном периоде были месяцы, которые сотрудник отработал не полностью, нужно сделать специальный расчет:

1. Рассчитайте дни в не полностью отработанных месяцах:

2. Определите среднедневной заработок с учетом дней в не полностью отработанных месяцах:

3. Рассчитайте отпускные в обычном порядке:

Сумма отпускных = СДЗ х Число календарных дней отпуска

Пример. Отпуск сотрудника Макарова В.В. начинается 8 июня 2026 года и продлится 14 календарных дней. Расчетный период — с  1 июня 2025 по 31 мая 2026 года, в котором на июль 2025 года пришлось 12 календарных дней отпуска, а на сентябрь 2025 — 16 календарных отпускных дней. Все остальные месяцы в расчетном периоде Макаров отработал полностью. Выплаты, учитываемые в среднем заработке — 860 000 руб. (без учета отпускных).

Рассчитаем отпускные:

1. В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев. Рассчитываем учитываемые дни в неполных месяцах:

• Дни в июле 2025 года = 29,3 / 31 дн. х (31 – 12) = 17,96 дней.

• Дни в сентябре 2025 года = 29,3 / 30 дн. х (30 – 16) = 13,67 дней.

Всего таких дней в расчетном периоде — 31,63 (17,96 + 13,67).

2. Определяем среднедневной заработок Макарова:

• СДЗ = 860 000 / (29,3 х 10 мес. + 31,639 дн.) = 2 649,17 руб.

3. Считаем итоговую сумму отпускных:

• Сумма отпускных = 2 649,17 х 14 дн. = 37 088,38 руб.

Некоторым сотрудникам отпуск нужно предоставлять не в календарных а в рабочих днях. Например, сезонным работникам или если трудовой договор заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291, 295 ТК).

Средний дневной заработок рассчитывают так (п. 11 положения 540):

Затем рассчитайте отпускные:

Пример. Пыжов П.П. трудится на сезонной работе по срочному трудовому договору с 1 июня 2026 по 30 сентября 2026 года. В августе он взял оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня.

Расчетный период (июнь – июль 2026 года) отработан полностью. Сумма начислений (зарплата) — 82 576 руб.

Как рассчитали отпускные:

1. Определили количество рабочих дней, приходящихся на расчетный период (по календарю шестидневки): в июне — 25, в июле — 27, а всего — 52 дня.

2. Рассчитали средний дневной заработок:

• СДЗ = 82 576 / 52 дн. = 1 588 руб.

3. Сумма отпускных = 1 588 х 2 дн. = 3 176 руб.

В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 руб. Средний месячный заработок работника не должен быть ниже этой суммы при полностью отработанном времени и выполненной норме труда в расчетном периоде (п. 18 положения 540).

Среднедневной заработок от МРОТ — 924,68 руб. (27 093 / 29,3) — это минимальные отпускные за каждый день отпуска, если норма рабочего времени в расчетном периоде отработана полностью.

Если фактический среднедневной заработок отпускника оказался ниже суммы, рассчитанной из минималки, нужно делать расчет из МРОТ, то есть брать 924,68 руб. за день.

Если сотрудник трудится на условиях неполного рабочего времени (0,5 ставки, 0,25 ставки и т. п.), МРОТ нужно применять в пропорции ко времени, которое сотрудник фактически отработал.

Пример 1. Веселова М.М. идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период отработан полностью. Ее среднедневной заработок — 897 руб. Это меньше, чем от МРОТ, поэтому расчет нужно делать из «минималки» — 924,68 руб. в день.

Сумма отпускных равна:

• 924,68 х 28 дн. = 25 891,04 руб.

Пример 2. Якунин М.М. трудится в компании на 0,5 ставки, он отработал полностью весь расчетный период. Якунин идет в отпуск на 14 календарных дней. Его фактический средний дневной заработок — 449,60 руб.

Сотрудник трудится на условиях неполного рабочего дня, поэтому его среднедневной заработок для расчета отпускных из МРОТ должен составлять не менее 462,34 руб. (924,68 х 0,5). У Якунина он меньше, значит, для расчета берем показатель от МРОТ.

Общая сумма отпускных:

• 462,34 х 14 дн. = 6 472,76 руб.

Если у сотрудника со средним заработком ниже «минималки» отпуск совпал с повышением МРОТ, нужно пересчитать отпускные и доплатить разницу за эти дни.

Пример. Краснову В.В. предоставили очередной оплачиваемый отпуск с 29 декабря 2025 года на 14 календарных дней, из которых 3 дня приходится на декабрь 2025 года, а остальные 11 дней — на январь 2026 года. Средний заработок Краснова за месяц меньше МРОТ, расчетный период он отработал полностью.

Отпускные за все дни отдыха начислили из размера федерального МРОТ, который в 2025 году составлял 22 400 руб.:

• 22 440 / 29,3 х 14 дн. = 10 722,18 руб.

С 1 января 2026 года МРОТ вырос до 27 093 руб. Поэтому отпускные Краснову пересчитали:

• (22 440 / 29,3 х 3 дн.) + (27 093 / 29,3 х 11 дн.) = 2 297,61 + 10 171,43 = 12 469,04 руб.

Отпускные доначислены в сумме 1 746,86 руб. (12 469,04 – 10 722,18).

При расчете фактического среднего заработка для отпускных, северные надбавки и коэффициенты учитываются, так как являются частью заработной платы работника (ст. 129 ТК, пп. «л» п. 2 положения 540). Но если отпускные начисляются из МРОТ, действуют особые правила.

Северный коэффициент и надбавки за работу в особом климате Крайнего Севера начисляются после определения размера заработной платы. Следовательно, в МРОТ эти доплаты не входят (постановление КС от 07.12.2017 № 38-П).

При расчете отпускных из МРОТ работникам на Крайнем Севере, сначала определите сумму отпускных из «минималки», а затем рассчитайте и прибавьте к ней северный коэффициент и надбавку.

Пример. Скворцова Е.М. трудится в районе Крайнего Севера, где действует северный коэффициент 1,7 и надбавка 80%. С 6 апреля она идет в очередной отпуск на 10 календарных дней. Фактический среднедневной заработок составляет 921,60 руб.

Средний заработок сотрудницы ниже уровня МРОТ, поэтому отпускные рассчитываем из минималки — 924,68 руб. за каждый день отпуска:

• 924,68 х 10 дн. = 9 246,80 руб. — отпускные из МРОТ.

• 9 246,80 х 1,7 = 15 719,56 руб. — сумма отпускных с районным коэффициентом.

• 9 246,80 х 80% = 7 397,44 — сумма северной надбавки.

Итоговая сумма отпускных = 15 719,56 + 7 397,44 = 23 117 руб.

Если отпускные уже выплачены, а отпуск перенесли, удерживать их из зарплаты нельзя — закон этого не позволяет.

Что можно сделать:

• Предложите сотруднику вернуть отпускные добровольно, но он вправе отказаться.

• Можно зачесть выданные отпускные в счет будущих отпускных.

Если отпуск сотрудника перенесли из-за болезни, зачитывать отпускные в счет больничного пособия, которое выплачивает работодатель за первые три дня болезни, нельзя. Больничное пособие выплачивают в полной сумме без уменьшения на отпускные (ст. 124, 137 ТК, письмо Минтруда от 20.09.2016 № 14-2/В-899).

В таком же порядке действуйте, если выплатили увольняющемуся сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, а он после этого отозвал свое заявление и продолжил работать. В этом случае (письмо Роструда от 01.11.2023 № ПГ/23258-6-1):

• сотрудник может добровольно вернуть полученную выплату;

• сумму компенсации можно зачесть в счет отпускных, когда сотрудник пойдет в очередной отпуск.

Если сотрудник вышел на работу раньше, не использовав весь отпуск, рассчитайте, сколько денег он должен вернуть компании. Это часть отпускных, которая пришлась на неиспользованные дни отпуска. Для этого:

1. Пересчитайте ранее начисленные отпускные:

2. Вычислите сумму задолженности:

Сотрудник может добровольно погасить долг, вернув остаток отпускных работодателю. Перед использованием оставшихся дней отпуска нужно будет заново рассчитать и выплатить за них отпускные.

Если сотрудник отказался возвращать задолженность, при расчете отпускных за оставшиеся дни отпуска исходите из ситуации:

• Если оставшиеся дни отпуска сотрудник использует в том же месяце, что и планировалось, расчетный период и сумма отпускных не меняются, доплата не нужна. 

• Если оставшиеся дни отпуска используются в другом месяце, расчетный период меняется. Сумма отпускных может стать больше или меньше — тогда нужно или доплатить, или будет задолженность за сотрудником. 

Пример. Симаков Д.Д. ушел в отпуск со 2 февраля 2026 года на 14 календарных дней. За 3 дня до отпуска он получил отпускные в сумме 30 450 руб.

1. Отпускные рассчитали из среднедневного заработка — 2 500 руб.:

• Сумма отпускных = 2 500 х 14 дн. = 35 000 руб.

За вычетом НДФЛ 13% выплатили 30 450 руб.

2. На работу Симаков вышел на 4 дня раньше, отгуляв 10 дней. Cумма отпускных за использованные дни:

• 2 500 х 10 дн. = 25 000 руб., за вычетом НДФЛ 13% — 21 750 руб.

Долг Симакова перед компанией по отпускным — 8 700 руб. (30 450 – 21 750).

3. Задолженность Симаков не вернул, а оставшиеся 4 дня отпуска использовал в апреле 2026 года. При этом изменился расчетный период и отпускные рассчитывались уже из среднедневного заработка 2 550 руб.:

• Сумма отпускных = 2 550 х 4 дн. = 10 200 руб.

• Сумма к выплате = 10 200 – 13% = 8 874 руб.

Долг сотрудника зачли в счет новых отпускных, а разницу в 174 руб. (8 874 – 8700) выплатили ему за 3 дня перед началом отпуска.

Если оклад повысили индивидуально конкретному сотруднику — это не влияет на расчет отпускных.

Если оклады повысили в целом в компании или ее структурном подразделении, отпускные нужно начислять с учетом повышения (п. 16 положения 540):

• Если оклад повышен в середине расчетного периода, проиндексируйте выплаты в расчетном периоде, начисленные сотруднику до повышения оклада.

• Если оклад повысили в месяце отпуска, но до его начала, индексируйте средний заработок, по которому начисляете отпускные.

• Если оклад повысили во время отпуска работника, средний заработок индексируется с даты повышения, то есть отпускные, приходящиеся на дни с этой даты и до конца отпуска рассчитывают из нового среднего заработка.

Коэффициент индексации рассчитывают по формуле:

Оклад после повышения / Оклад до повышения

Например, ежемесячный оклад работника до повышения — 50 000 руб., после повышения — 65 000 руб.

Коэффициент индексации = 65 000 / 50 000 = 1,3

• Определите расчетный период — в общем случае 12 месяцев перед месяцем начала отпуска.

• Исключите из расчетного периода дни и суммы начислений за них, когда сотрудник болел, находился в отпуске, был освобожден от работы и в других случаях, перечисленных в п. 5 положения 540.

• Определите выплаты в расчетном периоде, которые нужно включить в расчет среднего заработка — зарплата, премии, другие доплаты и выплаты за труд, указанные в п. 2 положения 540.

• Рассчитайте средний дневной заработок (СДЗ). В общем случае для этого нужно разделить сумму выплат в расчетном периоде на 12 и на 29,3. Если не все месяцы в расчетном периоде отработаны полностью, расчет усложнится (см. Вопрос 3).

• Полученный СДЗ сравните с рассчитанным из федерального МРОТ. Если фактический СДЗ меньше, отпускные рассчитывайте из МРОТ (см. Вопрос 5).

• Рассчитайте отпускные, умножив СДЗ на дни отпуска.

• Из суммы отпускных перед выплатой удержите НДФЛ, начислите на них страховые взносы.

Читайте также:

• Вопросы и ответы о взносах за директора с МРОТ.

• Как работодателю предоставлять стандартные вычеты в 2026 году.

• Работа в выходные и сверхурочно: оплата, оформление, нюансы.

Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFJVRDAh