Как принять к вычету НДС по авансовым отчетам в 2025 / 2026 году: шпаргалка для бухгалтера

Право на вычет по НДС имеют ИП и компании на ОСНО, УСН, ЕСХН, которые платят НДС по стандартным ставкам 20% (22% с 1 января 2026 года), 10%, 0%.

Если налогоплательщик использует освобождение от НДС или пониженные ставки для упрощенцев 5% и 7%, применять вычеты нельзя.

Чтобы принять к вычету НДС по приобретенным подотчетником товарам, нужно соблюдать условия (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК):

• Работник правильно оформил и предоставил авансовый отчет, приложил документы, подтверждающие расходы.

• Продавец сам является плательщиком НДС, в том числе по пониженным ставкам 5% или 7%.

• От продавца получен корректно оформленный счет-фактура с выделенной суммой налога.

• На основании первичных документов поставщика купленные товары приняты к учету.

• Товары будут использовать в операциях, облагаемых НДС.

Обратите внимание: если деятельность, в которой будет использоваться приобретенный товар, не облагается НДС, нужно надо включить в стоимость товара. Если же изначально товар предназначался для облагаемой НДС деятельности, но потом его назначение изменилось, налог придется восстановить (п. 2, 3 ст. 170 НК).

Подотчетник приобретает товары как физлицо, поэтому продавец при наличном расчете может вполне законно не выдать ему счет-фактуру. Такое право есть у ИП и компаний, которые ведут деятельность в сфере розничной торговли, оказания услуг населению и общепита — вместо счетов-фактур они вправе выдавать физлицам кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО) (п. 7 ст. 168 НК).

Избежать такой ситуации можно, если выдать подотчетному сотруднику доверенность о представлении интересов компании. Доверенность подтверждает, что физлицо совершает покупку для нужд бизнеса, значит — ему необходимо выдать счет-фактуру и отгрузочные документы, оформленные на организацию, которую он представляет. 

При этом в строке 5 «К платежно-расчетному документу №__от__» должны быть указаны реквизиты кассового чека (письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2, пп. «з» п. 1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Сотрудник, направленный в командировку, может сам приобрести железнодорожные или авиабилеты до места командирования и обратно, оплатить стоимость проживания в гостинице или другого жилого помещения. Произведенные траты он включает в авансовый отчет по командировке.

НДС, выделенный отдельной строкой в билетах и выданных гостиницами бланках строгой отчетности, можно принять к вычету без счета-фактуры (п. 7 ст. 171 НК). Достаточно авансового отчета сотрудника и приложенных к нему билетов, чеков, БСО, которые затем следует отразить в книге покупок.

Если билеты электронные, нужно их распечатать и приложить к отчету.

НДС, входящий в стоимость пользования постельными принадлежностями в поездах, тоже принимается к вычету.

Вычеты по командировочным расходам заявляйте в том налоговом периоде, в котором сотрудник предоставил авансовый отчет — срок в три года в этом случае не действует (письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2).

Независимо от наличия счета-фактуры, после получения от подотчетного сотрудника авансового отчета с подтверждающими документами сделайте в учете проводки:

Больше, чем КЭДО

Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании

Оставить заявку

1. В налоговом учете:

Сумму НДС, выделенную в кассовом чеке или БСО, которую не стали принимать к вычету без счета-фактуры, в налогооблагаемые расходы по налогу на прибыль включать нельзя (письмо Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).

2. В бухучете сумму НДС можно отнести:

1. По товарам, материалам и т. п. — на себестоимость приобретенных запасов (пп. «а» п. 11, пп. «а» п. 12 ФСБУ 5/2019).

2. По приобретенным работам, услугам:

• в расходы по обычным видам деятельности — если эти работы или услуги связаны с такой деятельностью компании (п. 5, 6 ПБУ 10/99);

• в прочие расходы (счет 91.2) — если работы и услуги не связаны с обычной деятельностью компании (п. 11,14.1 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские проводки могут быть такими:

Или такими:

Чек ККТ должен соответствовать требованиям законодательства, в том числе содержать:

• наименование и ИНН продавца;

• дату и номер чека;

• выделенную отдельной строкой сумму НДС («НДС — 500 руб.») или ставку налога («НДС — 20%»), чтобы можно было определить размер НДС к вычету;

• QR-код.

В п. 7 ст. 171 НК указанные расходы не упоминаются. Принять их к вычету можно, только если есть счет-фактура. Например, когда компания сама оплачивает расходы на проезд сотрудника в командировку и обратно.

Больше, чем КЭДО

Единая модульная платформа с набором готовых сервисов для повышения эффективности работы и развития сотрудников компании

Оставить заявку

С VK HR Tek можно упростить работу с документами по расходам, благодаря автоматизации авансовых отчетов. Чек-лист процесса выглядит так:

• Создание заявки. Сотрудник создает авансовый отчет и заполняет его, прилагает подтверждающие расходы документы.

• Проверка чеков. Чеки, приложенные к отчету, автоматически распознаются сервисом и отправляются в ИФНС на проверку.

• Возврат данных от ФНС. Содержание чека, проверенного налоговой, автоматически передается в форму, исключая ошибки.

• Корректировка данных. Лишние позиции из чека можно удалить, если это необходимо.

• Передача в 1С. Авансовый отчет автоматически поступает в 1С, где его проверяет бухгалтер.

• Подписание отчета. Сотрудник и бухгалтер подписывают авансовый отчет электронными подписями.

Благодаря простому и удобному документообороту снижается нагрузка на бухгалтерию, а все вопросы можно решить в одной системе.

Читайте также: 

• Как составить график отпусков на 2026 год: 10 главных правил.

• Как правильно оформить сотрудника на удаленку: подробное руководство для работодателя.

• Как оплачивать работу в командировке в 2025/2026 году.

Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7714415613, erid: 2W5zFHdEVSY